Организационно – распорядительные документы, их составление и оформление.

Организационно распорядительные документы, их составление и оформление.Содержание Введение 2 Организационно-распорядительная документация 3 Основные документы управления ОРД и их составление. 3 Оформление документов и требования к ним 9 Приложение. 15 Литература25 Введение. Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации.

Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных видов документов. Они подразделяются по 4 содержанию информации отражают основные функции управления 4 происхождению служебные и личные 4 месту составления внешние и внутренние 4 способу изготовления рукописные, машинописные и типографские 4 форме изложения информации типовые, созданные для всех или для отдельных учреждений, индивидуальные 4 количеству вопросов простые один вопрос сложные несколько вопросов Процесс управления включает следующие документируемые операции сбор и обработку документной информации подготовку решения принятие и документирование решения доведение решений до исполнителей исполнение решения контроль исполнения сбор информации об исполнении передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям хранение и поиск информации.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов ОРД, создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

Организационно-распорядительная документация

Группа справочно-информационных документов включает письма, телеграммы... Это характеристики, справки, личные карточки, заявления. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации... К организационным относятся уставы, положения, инструкции, правила, шт... Другие формы управленческой деятельности отражаются в других документа...

Основные документы управления ОРД и их составление

Текст приказа состоит из двух частей констатирующая и распорядительная. Исполнителя пишут в дательном падеже фамилию, должность, наименование ... Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. Если имеются тексты докладов и выступлений, они не записываются в прот... Акт составляет комиссия, которая постоянно действует или назначена по ...

выводы, заключения, предложения. В конце текста может быть указано количество экземпляров и место их нахождения.

Акт подписывается председателем и членами комиссии. Для рядов актов необходимо заверение печатью, после чего они обретают юридическую силу. Приложение 5 ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Документ, адресованный руководителю организации, содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса, с выводами и предложениями составителя. Если докладная записка содержит сведения внутреннего характера, то она подписывается составителем. Внешние докладные записки подписываются руководителем организации. Докладная записка содержит заголовок к тексту, который раскрывает его содержание.

В первой части излагаются факты или события, послужившие поводом написания. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо принять в связи с изложенными фактами. Приложение 6 КОНКТРАКТ Контракт договор документ, фиксирующий соглашение двух сторон об установлении каких либо отношений и регулирующий эти отношения. Контракт заключается между отдельными гражданами и организациями.

Контракт, заключаемый, организациями называется коммерческим. Существует несколько видов контрактов о поставке продукции, о займе, о покупке или продаже и так далее. В контракте определяются права и обязанности сторон, а также характер сделки. Контракты хранятся три года после истечения срока договора, контракты с иностранными партнерами не менее 10 лет. Контракты имеют следующие реквизиты название и заголовок документа дата, место составления, номер документа наименование сторон предмет контракта условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации а также условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчета порядок сдачи-приема выполненных работ ответственности сторон, в том числе за невыполнение принятых обязательств гарантии и страхование порядок разрешения спора юридические и почтовые адреса сторон, банковские реквизиты, номеров телефонов, факсов подписи должностных лиц с указанием должностей, расшифровки подписей дата подписания документа печати сторон, заключающих контракт.

СПРАВКА Документ содержит описание или подтверждение, той или иной информации служебного характера.

Справка составляется по запросу или указанию вышестоящего органа управления или должностного лица. Если в справку включены несколько вопросов, то текст разделяют на несколько разделов, число которых определяется числом вопросов. Содержит следующие реквизиты адрес организации место составления, название документа, дата, номер документа, текст, подпись вышестоящих органов, печать.

Приложение 7 ДОВЕРЕННОСТЬ Документ, дающий право совершение каких либо действий от лица доверителя. Доверенности хранятся три года. Доверенность бывает двух видов официальная и личная. Официальная доверенность выдается организацией второму лицу, для получения чего-либо у третьего лица. Документ выдается в единственном экземпляре и под расписку. Содержит следующие реквизиты название документа наименование организации и полный юридический адрес дата выдачи документа и срок действия номер должность и инициалы лица, которому выдается доверенность наименование документа, удостоверяющего личность этого лица наименование организации, в которой должны быть совершены те или иные действия образцы подписей получателя доверенности подписи вышестоящих должностных лиц печать организации.

Личная доверенность, выдается лицом доверителя, она связана с трудовыми отношениями, например получение пенсий, стипендий, вкладов в банки.

Содержит следующие реквизиты название документа текст доверенности подпись расшифровка подписи доверителя подпись должностного лица, заверившего доверенность печать организации, в которой работает заверитель дата удостоверения подпись печать. Приложение 8 ПОЛОЖЕНИЯ Положения определяют порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения или его структурного подразделения. Например Положение об учебно-методическом объединении по проблемам дошкольного воспитания Положение о проведении зимней олимпиады среди учащихся старших классов Положение об условиях учащихся находящихся на длительном стационарном лечении. УСТАВ В уставе определяются структура, функции и права организации.

Например устав школы-гимназии, утвержденный Советом гимназии, определяет, что общеобразовательное учебное заведение ориентирует на подготовку учащихся к профессиональной интеллектуальной деятельности, а также структуру школы-гимназии, организацию ее деятельности, управление школой-гимназией, порядок приема и отчисления учащихся, кадровое и финансовое обеспечение, утверждает стипендии для наиболее отличившихся учащихся, организацию развивающего учебно-воспитательного процесса, а также переводные и вступительные экзамены.

ИНСТРУКЦИЯ Устанавливает правила, которые регулируют специальные стороны деятельности предприятий, учреждений, должностных лиц и отдельных граждан. Например Инструкции по ведению делопроизводства в организациях, Инструкция о порядке пользования печатью с изображением государственного герба, должностные инструкции и так далее.

Инструкции бывают типовые и индивидуальные. Текст инструкции делится на разделы и пункты. ПРАВИЛА Документы, в которых изложены основные требования, предъявляемые к сотрудникам предприятия. Правила издаются по различным вопросам и утверждаются руководителями предприятий. Например Правила составления, адресования и оформления телеграмм на предприятиях. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Принимается высшими или другими центральными органами коллегиального управления с целью разрешения очень важных задач, стоящих перед организациями.

Постановления могут содержать приложения - схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы. Постановления должны иметь следующие реквизиты Государственный герб российской Федерации, наименования вышестоящего органа и органа, издающего постановления, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление.

Юридическими основаниями для издания постановлений служат законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы. РЕШЕНИЕ правовой акт, принимаемый коллегиальными органами и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или более неоднородными органами действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений.

Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, за тем РЕШИЛА, РЕШИЛИ, например Коллегия РЕШИЛА или Совет директоров РЕШИЛ ПИСЬМА. ФАКСЫ В управленческой деятельности учреждений значительное место занимает составление писем. Письмо это общее название различных по содержанию документов, которые пересылаются по почте. По содержанию и назначению письма могут быть инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-извещения, письма-запросы, письма-приглашения, письма-ответа.

Письма инструкционные исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления. В них содержится рекомендации, указания, разъяснения например, это отчетности, налоговые документы, экологические экспертизы и так далее. В гарантийных письмах указываются сроки поставки, гарантии оплаты, качества продукции и так далее. Информационные письма, содержат напоминания, сообщения, просьбы, предложения. Рекламные письма содержат информацию о рекламе, цены предлагаемых услуг и товаров.

Коммерческие письма составляются при заключении контрактов. Это - обращение покупателей к продавцам, что бы они предоставили подробную информацию о товарах и услугах, а также, ответы продавцу, рекламацию. Рекламационные письма письма претензионные- содержат требования возмещение убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения контракта и подтверждающие аргументы. Письма-запросы, представляют собой письмо, на которое предприятие просит дать ответ, или соответствующую информацию. предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму контрагента дать ответ на письмо.

В письмах-факсах не указывается название документа. Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны быть представлены объективно. Стороны излагаемого вопроса должны освещаться достаточно полно, кратко и ясно. Приложение 9 ТЕЛЕФОНОГРАММА Это документы, различные по содержанию, передаются особым способом, по телефону и записываются получателем.

В телефонограмме должно быть не более 50-ти слов. Используются специальные бланки для передачи телефонограмм. Составляется телефонограмма руководителем или по его поручению. Документ содержит следующие реквизиты наименование фирмы название документа дата и время передачи адресат текст подпись указание должностей и Ф.И.О. лиц, принявших и передавших информацию номера телефонов фирм, передавших и получивших информацию.

Приложение 10 ТЕЛЕГРАММЫ Это документы, различные по содержанию, передаются особым способом, по телеграфу. Оформляются по правилам установленными органами связи. Текст должен быть кратким, не допускаются повторения. Знаки препинания пишутся сокращенно например точка-тчк, союзы и предлоги опускаются. Перенос слов и исправления не допускаются. Телеграммы делятся на правительственные, срочные, обычные. Адрес, текст подпись печатаются с новой строчки. Цифровые данные пишутся словами.

Оформление документов Существуют следующие требования к оформлению организационно-распорядительных документов ОРД. Унифицированных формы документов применяют бумагу форматов А3 297 х 420мм, А4 210 х 297мм, А5 148 х 210мм, А6 150 х 148мм. Организационно-распорядительные документы оформляются на бумаге форматом А4, А5. Бланки Служебные документы составляются на бланках. Бланком называется лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию. Требования к бланкам Применяются два вида бланка документов, это формат А4 210x297 мм и А5 148x210 мм. Бланки изготавливаются на белой или светлой бумаге.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков угловой и продольный. по верхнему полю. Бланки с угловым расположением реквизитов лучше, так как экономно используется свободная площадь документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Для письма используется отдельный бланк. Общий бланки содержат следующие реквизиты и их последовательность герб или эмблемы располагаются над названием организации.

Сведения об организации, а также место составления, дата и номер документа располагают одним из двух способов центрированным начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов, либо флаговым каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов. Общий бланк организации в зависимости от учредительных документов включает в себя герб или эмблемы, наименование организации, дату и место составления или издания документа.

Бланк письма включает в себя герб или эмблемы, код организации, ОГРН юридического лица, код формы документа, наименование организации. Если документы изготавливаются на двух и более страницах, вторую и следующие пронумеровывают. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа. Регистрация и контроль за исполнением документов Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как фиксирование факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них. Видно из определения, что регистрация, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения.

Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и так далее. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует секретарь.

В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится по группам в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки. Формы регистрации могут быть трех видов журнальная, картонная и автоматизированная электронная на ПЭВМ. Контроль исполнения порученного задания является одной из функций управления.

В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель учреждения или отдела или специально уполномоченные лица. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль за сроками исполнения ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления.

Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения несколько месяцев, полгода, год. В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

Состав реквизитов документов При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты 1 - Государственный герб Российской Федерации 2 - герб субъекта Российской Федерации 3 - эмблема организации или товарный знак знак обслуживания 4 - код организации 5 - основной государственный регистрационный номер ОГРН юридического лица 6 - идентификационный номер налогоплательщикакод причины постановки на учет ИННКПП 7 - код формы документа 8 - наименование организации 9 - справочные данные об организации 10 - наименование вида документа 11 - дата документа 12 - регистрационный номер документа 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа 14 - место составления или издания документа 15 - адресат 16 - гриф утверждения документа 17 -резолюция 18 - заголовок к тексту 19 - отметка о контроле 20 - текст документа 21 - отметка о наличии приложения 22 - подпись 23 - гриф согласования документа 24 - визы согласования документа 25 - оттиск печати 26 - отметка о заверении копии 27 - отметка об исполнителе 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело 29 - отметка о поступлении документа в организацию 30 - идентификатор электронной копии документа.

Требования к оформлению реквизитов документов - Государственный герб Российской Федерации размещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом О Государственном гербе Российской Федерации Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021 герб субъекта Российской Федерации размещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. -эмблема организации или товарный знак знак обслуживания помещается на бланках организаций в соответствии с уставом положением об организации код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций ОКПО Основной государственный регистрационный номер ОГРН юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами Идентификационный номер налогоплательщикакод причины постановки на учет ИННКПП проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами код формы документа проставляются по Общероссийскому классификатору управленческой документации ОКУД Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации при ее наличии.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации русским государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации.

Сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации данные об организации почтовый адрес номер телефона и другие сведения по усмотрению организации номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты - наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом положением об организации и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД класс 020 датой документа, это дата его подписания или утверждения, для протокола дата заседания принятия решения, для акта - дата события регистрационный номер документа, это его порядкового номера, который дополняется по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте ссылка на регистрационный номер и дату документа, это регистрационный номер и дата документа, на который должен быть дан ответ место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно- территориального деления адресата - организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ Гриф утверждения документа должен стоять в правом верхнем углу документа резолюция, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату заголовок к тексту, включает в себя краткое содержание документа отметка о контроле за исполнением документа обозначают буквой К, словом или штампом Контроль текст документа составляются на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется так Приложение на 3 л. в 2 экз подпись включает в себя наименование должности лица, личная подпись расшифровка подписи инициалы, фамилия гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ включая наименование организации, личная подпись, ее расшифровка и дата согласования согласование документа оформляется визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания печать заверяет подпись должностного лица на документах, удостоверяет права лиц, фиксирует факты, связанные с финансовыми средствами и другое.

Все документы заверяются печатью организации При заверении соответствия копии документа, подлиннику ниже реквизита Подпись проставляют надпись Верно должность лица, заверившего копию личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения отметка об исполнителе содержит информацию о исполнителе документа. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу отметка об исполнении документа и направлении его в дело содержит в себя такие данные, как дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении слова В дело номер дела, в котором будет храниться документ отметка о поступлении документа в организацию включает в себя очередной порядковый номер и дату поступления документа идентификатором электронной копии документа служит отметка колонтитул, которая проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.