Научные основы фондирования документов

Содержание Введение 1 Разновидности архивных фондов 2 Предварительные этапы работы по фондированию 3 Определение границ архивного фонда 4 Определение фондовой принадлежности документов 18 Заключение 21 Список использованной литературы и источников 22 Введение Законодательство предусматривает действие типовых правил для всех архивов страны. Знание общих закономерностей хранения и систематизации документального материала полезно для секретарей, предполагающих работать в архивах.

В каждом архиве проводится классификация документов по архивным фондам фондирование. Фонд - весь комплекс документов, образующихся в деятельности учреждения организации, предприятия, воинской части, корабля или отдельного лица семьи, рода ГОСТ Р 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с- 8. Фондообразователь - юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд Там же, с - 9. Фондирование складывается из следующих видов работ 1 определение границ архивного фонда, в том числе определение юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда 2 определение фондовой принадлежности документов.

Архивные документы, сформированные в архивные фонды, объединенные архивные фонды и архивные коллекции, перефондированию не подлежат. Исключением являются грубые ошибки в фондировании.

Как было сказано ранее, пересистематизация материалов производится в редких случаях, особенно для фондов, уже введенных в научный оборот. Такой вид работы может встретится в исторических архивах, сложившихся в XVIII XIX вв где фонды обрабатывались разными поколениями архивистов, которые руководствовались различными методическими принципами Архивоведение Учебник для нач. проф. Образования Учеб. пособие для спец. проф. образования Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова Под ред. В.П. Возлова 2-е изд перераб. и доп. М. Издательский центр Академия, 2004. с 187 Если в государственном архиве приходится выполнять большой объем работ по фондированию, значит образовался значительный массив россыпи материалов из различных фондов, разрозненных и, как правило, не описанных.

Образование россыпи может вызываться чрезвычайными обстоятельствами стихийными бедствиями и пожарами войной, эвакуацией, вывозом документов захватчиками и последующей реституцией военными действиями вследствие социальных потрясений, переворотов реформами государственного аппарата, органов власти и управления.

Цель написания данной курсовой работы - изучить порядок фондирования документов. Для этого воспользовались учебником Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева Архивоведение, где прописаны основные этапы работ по фондированию ГОСТ Р 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, из которого взяли определения основных терминов Основными правилами работы ведомственных архивов, где подробно описаны правила работы с фондами личного происхождения и архивными коллекциями.

Раздел первый

Разновидности архивных фондов

Делопроизводство и архивное дело. Если документы когда-то поступившей или образованной коллекции без уще... Всесоюзные строительно - монтажные тресты, машинно - тракторные станци... Название объединенного фонда может состоять из обобщенного названия вк... Конкретные названия всех организаций, документы которых вошли в объеди...

Предварительные этапы работы по фондированию

Ряд структурных подразделений фондов первой категории органы власти и ... Исторические справки на фонды личного происхождения составлены с учето... даны правила определения границ фонда в случае реорганизации, эвакуаци... Хронологическими границами фонда являются фонда организации - официаль... Бурова Под ред.

Заключение

Заключение Подводя итог изучению работ по фондированию документов можно сказать, что это очень трудоемкий процесс, требующий повышенной внимательности.

Потому что, уже на предварительных этапах работы необходимо изучить историю фондообразователя, познакомится с законодательными актами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающими историю фондообразователя, с задачами и функциями, возложенными на него, определить масштаб деятельности фондообразователя. Важное значение имеет определение связей с другими учреждениями.

Составить историческую справку, в которой необходимо раскрыть систему организации документов в делопроизводстве фондообразователя. Также были рассмотрены такие этапы работы как определение границ архивного фонда и определение фондовой принадлежности документов. Определение фондовой принадлежности документов заключается в отнесении их к фонду соответствующей организации и определения их принадлежности к составу документации данной организации фондообразователя.

Фондовая принадлежность всегда устанавливается на основании непосредственного изучения документов. Документы, как правило, сами несут дополнительные сведения об их принадлежности к определенному архивному фонду. В современном государственном делопроизводстве эти сведения могут быть отражены на обложке дела, где указывается официально принятое полное, а в скобках сокращенное название учреждения фондообразователя и название структуры учреждения, в деятельности которого возникли документы.

Фондирование документов является весьма актуальной на сегодняшний день темой. Потому что часто возникает вопрос, присоединить ли новые поступления к уже существующему фонду или создать новый архивный фонд.

Список использованной литературы и источников

Список использованной литературы и источников Литература 1 Архивоведение Учебник для нач. проф. Образования Учеб. пособие для спец. проф. образования Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова Под ред. В.П. Возлова 2-е изд перераб. и доп. М. Издательский центр Академия, 2004. 276 с. 2 Крайская З.В Челлини Э.И. Архивоведение.

Учебник для средних специальных учебных заведений М. Издательство НОРМА, 1996. 224С. 3 Организация работы с документами УчебникПод ред. проф. В.А. Кудряева. 2-е изд перераб. и доп. М. ИНФРА-М, 2002 Серия Высшее образование. 592 с. Источники 1 ГОСТ Р 51141 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения 2 Основные правила работы ведомственных архивов 263 от 05.09.85 3 httprambler.ru 4 httpglossary.ru 5 httpkm.rukonsplushtml.