ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ

ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ. Процесс документирования — совокупность технических и методических приемов создания документа. Документирование является первым этапом бухгалтерского учета, ко-торый включает в себя регистрацию и фиксацию информации о фактах, операциях, процес-сах, ее обработку и обобщение.

Документирование является основанием для составления финансовой отчетности, которое является последним этапом бухгалтерского учета, то есть подытоживает всю деятельность предприятия. АО «Норд» при составлении документов руководствуется Законом Украины «О бух-галтерском учете и финансовой отчетности», а также положением № 88 «О документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете». Согласно принципу полного отражения пер-вичными бухгалтерскими документами должны оформляться все без исключения операции, которые подлежат учету.

Первичные документы должны быть составлены в момент осуще-ствления операции, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания. Руково-дитель предприятия должен обеспечивать фиксирование фактов осуществления всех хозяй-ственных операций, которые были проведены, в первичных документах и выполнение всеми подразделениями, службами и работниками правомерных требований главного бухгалтера или другого лица, но которого возложена ответственность за ведение бухгалтерского учета относительно порядка оформления и предоставления для учета документов.

Данный аспект на АО «Норд» закрепляется в приказе об учетной политике и гласит: «Специалистам цехов, отделов и служб неукоснительно выполнять требования работников бухгалтерии по соблю-дению порядка оформления первичных документов и срока представления их к отчету. За нарушение требований бухгалтеров, несвоевременное составление документов и отчетов и недостоверность отражения в них данных, привлекать специалистов к дисциплинарной от-ветственности.

В случаях, если документ составлен с нарушением законодательных требова-ний, или вообще не составлен, или отсутствие такого документа повлекло за собой примене-ние финансовых санкций к предприятию, то администрация вправе решать вопрос об иму-щественной ответственности работника». Следует сказать, что данный пункт в приказе об учетной политики дисциплинирует работников АО «Норд» и способствует снижению риска искажения показателей финансовой отчетности.

Немаловажным моментом в организации учета на предприятии является установление графика документооборота. Так как отсутствие такого приведет к хаосу при ведении бухгал-терского учета и искажению финансовой отчетности. Под документооборотом понимают ор-ганизованную систему создания, проверки и обработки первичных документов в бухгалтер-ском учете с момента их создания до передачи в архив. Разработка механизма управления документооборотом обеспечивает: – стабильность работы бухгалтерской службы; – четкость движения и оперативность обработки документов; – своевременность принятия управленческих решений.

Неправильно же организованный документооборот может привести к негативным по-следствиям на предприятии, а именно: – несвоевременная доставка отчетной информации (документов); – непрогнозированность маршрута движения отчетных и управленческих документов; – отсутствие ответственных вследствие незакрепленности документов за соответствующи-ми работниками; – невозможность принятия решений без привлечения дополнительной информации (которая не содержится в документах). Каждая хозяйственная операция, которая осуществлена на предприятии, должна быть отражена в бухгалтерском учете.

В связи с тем, что документы оформляют работники, кото-рые осуществляют хозяйственные операции (далеко не всегда бухгалтера), на предприятии необходимо четко размежевать ответственность за оформление и предоставление первичных документов к местам их обработки и сохранения.

Для того чтобы спроектировать систему документооборота, необходимо установить порядок создания и движения этих документов, а также определить круг лиц, ответственных за их заполнение или принятие решения по ним. Существуют следующие этапы документооборота: 1) составление и оформление документа; 2) принятие документа бухгалтерией (учетным центром предприятия); 3) движение документов по отделам и рабочим местам к бухгалтерии (учетному центру), их обработка и использование для бухгалтерских записей; 4) передача документов операторам средств вычислительной техники (машинноучетные станции) и возвращение их назад (при ручном ведении бухгалтерского учета); 5) передача документов в архив.

Порядок документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных опе-раций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппара-та. Такой порядок разрабатывает бухгалтерская служба предприятия и утверждает руководи-тель предприятия при определении учетной политики предприятия.

График документооборота — это утвержденный порядок обработки информации, от-раженной в первичных документах, который регламентирует сроки составления, подачи и обработки первичных документов; определяет перечень документов, время их продвижения и обработки, порядок передачи документов по инстанциям для обработки, срок поступления документов в бухгалтерию от кладовщиков, мастеров и т. д срок обработки и прохождения документов внутри учетного отдела и окончание всех работ за отчетный период до составле-ния бухгалтерского баланса и отчетности.

График документооборота разрабатывается главным бухгалтером, утверждается и вводится в действие приказом руководителя и является обязательным не только для учетных, но и для прочих работников, связанных с первичными документами и ведением учета. В приказе «Об организации бухгалтерского учета и учетной политики» АО «Норд» имеется пункт, который определяет наличие графика документооборота, однако данный до-кумент не приложен к приказу, что может свидетельствовать о том, что на АО «Норд» гра-фик документооборота формально задекларирован, но фактически отсутствует.

Поэтому в свете выше сказанного можно предложить следующий пример графика документооборота, показанный в таблице 3.1. Таблица 3.1. Схема графика документооборота АО «Норд». Документ Создание Проверка Обработка Передача в архив Количество экземпля-ров Лица, ответственные за проверку Кто исполняет Кто исполняет Лица, ответственные за выписку Лица, которые предос-тавляют документ Лица, ответственные за оформление Порядок представления Сроки исполнения Сроки исполнения Сроки исполнения Работники структурных подразделений и функциональных служб должны заполнять и предоставлять документы, которые касаются сферы их деятельности, согласно графику до-кументооборота.

С этой целью каждому исполнителю должны давать извлечение из графика, в котором определяются первичные документы, сроки их предоставления и подразделения, в которые их необходимо предоставить. Из всего выше перечисленного можно сделать вывод, что документирование является одним из главных этапов ведения бухгалтерского учета, без присутствия этого элемента ме-тода невозможно вообще осуществлять ведение бухгалтерского учета и составление финан-совой отчетности. 3.1.