Организация работ на предприятии по заключению и исполнению хозяйственных договоров.
Договор - это документ, определяющий права и обязанности контрагентов по принятым обязательствам. Договор считается заключённым, когда между сторонами в требуемой в надлежащих случаях форме достигнуто соглашение по всем существующим пунктам.
Исполнитель - сотрудник предприятия, инициирующий заключение договора, отвечающий непосредственно за проведение анализа договора, оформление документации, осуществляющий контроль за исполнением договора. Исполнитель несёт ответственность за формирование договора в соответствии с действующим законодательством с учётом интересов и требований предприятия и согласование условий договора с заинтересованными службами.
Юрисконсульт составляет проект типовых договоров купли-продажи, поставки, подряда и другие, содержащиеся в действующем Гражданском кодексе РБ. Проект типового договора согласовывается с руководством и передаётся исполнителю для проработки его условий со второй стороной. Исполнитель производит составление проекта договора на основе типового договора по виду деятельности с внесением в него конкретных данных и реквизитов с учётом специфики взаимоотношений с партнёром. При оформлении проектов договоров производится согласование условий договора с контрагентами.
Определённые условия договора могут оговариваться в приложениях спецификациях, счётах-фактурах и др. к договору. Все оформляемые дополнительные соглашения к договору являются его неотъемлемой частью, регистрируются и визируются в таком же порядке и хранятся вместе с договором. Договор может быть заключён на определённый срок, но не больше, чем на 1 год и лишь в исключительных случаях - на более длительный срок. Если в договоре срок его действия не определён, то договор действует в течение 3 месяцев с момента подписания.
Завизированный исполнителем проект договора передаётся для анализа и визирования следующим специалистам предприятия главному бухгалтеру анализ финансовых возможностей и выгод главному экономисту расчёт цены изделий и стоимости услуг, анализ прибыли от сделки начальнику производственного отдела анализ сроков выполнения заказа по договорам подряда юрисконсульту анализ соответствия законодательству начальнику ОТК анализ требований по качеству начальнику отдела ВЭС договоры по внешнеэкономическим связям. Исполнитель формирует с участием юрисконсульта и начальника отдела, инициирующего заключение договора, окончательный вариант конкретного договора и передаёт на утверждение руководству.
Генеральный директор зам. генерального директора по коммерции, главный инженер рассматривает проект договора и при отсутствии замечаний- утверждает. При наличии замечаний проект договора возвращается на доработку исполнителю.
Регистрация заключённых договоров производится в отделах и службах предприятия, разработавших договор, лицами, ответственными по должностной инструкции за документооборот в отделе службе. Регистрация заключённых договоров производится в Журнале регистрации и выдачи договоров. Хранение договоров-оригиналов 1-й экземпляр договора с визами специалистов хранится в отделе, разработавшем документ, 2-й экземпляр договора с подписью передаётся контрагенту.
Рассылка копий договоров в отделы и службы, задействованные в выполнении данного договора, производится исполнителями, ответственными в отделах и службах по должностной инструкции за документооборот под роспись в Журнале регистрации и выдачи договоров. Исполненные договоры хранятся в отделе в специальной папке на протяжении 3-лет срок исковой давности. В папке ведётся опись, находящихся в ней договоров и документов. По истечении 3-х лет с момента исполнения, договор передаётся юрисконсульту для хранения в архиве.
В своей деятельности по заключению договоров Оршанский льнокомбинат руководствуется следующими документами Гражданским Кодексом Республики Беларусь Указом Президента РБ 7 от 4 января 2000 г. О совершенствовании порядка проведения и контроля внешнеторговых операций Постановлениями Совета Министров РБ Международными соглашениями. Типовой договор представлен в приложении приложение Г . 5.