1). Всегда надо представляться, когда Вы звоните, если не знакомы/малознакомы с адресатом или если Вы редко звоните этому адресату. Надо также учитывать, что телефонная связь может быть плохой, т. е. Ваш голос еле слышен или искажен и поэтому даже хороший знакомый может сразу не разобраться, с кем он говорит.
2). Почти всегда надо спрашивать, занят человек или нет и сколько у него времени на телефонный разговор. Бесцеремонным является поведение звонящего, который сразу без необходимых уточнений границ разговора начинает вести этот разговор.
3). Если Вам звонят, а Вы очень заняты и не можете разговаривать, то, как правило, бремя повторного звонка лежит не на том, кто звонил, а на Вас. Исключений здесь может быть два: 1) если у звонящего нет телефона; 2) если по каким-либо причинам затруднительно звонить тому, кто позвонил Вам.
Невежливо заставлять звонящего перезванивать Вам вновь из-за Вашей занятости. Когда Вы так делаете, то невольно даете понять, что цените-уважаете его меньше, чем себя.
4). Когда звонят по телефону и спрашивают не Вас, а другого человека, то невежливо спрашивать «кто это?» или «кто говорит?». Во-первых, неприлично отвечать на вопрос вопросом. Во-вторых, своим вопросом Вы можете поставить в неудобное положение того, кто спрашивает. Спрашивающий не всегда расположен представляться постороннему, взявшему телефонную трубку. Его право — оставаться инкогнито для посторонних. Спрашивающий «кто говорит?» вольно или невольно «лезет в душу» позвонившему. С другой стороны, спрашивающий «кто говорит?» вольно или невольно «лезет в душу» и тому, кому непосредственно звонят, поскольку адресат может быть тоже хотел сохранить тайну своих отношений со звонящим. (Так родители поступают порой в своем стремлении контролировать каждый шаг своих взрослых детей, чем ограничивают их право на личную жизнь. Излишний контроль и излишняя опека со стороны родителей приводят к тому, что взрослые дети или остаются инфантильными, несамостоятельными или отчуждаются от родителей.)
В случае отсутствия адресата нужно спрашивать не «кто говорит?», а «что передать адресату?»
5). В телефонном разговоре должен преобладать, за редким исключением, деловой или телеграфный стиль. Разговоры вокруг да около неуместны. Нужно по возможности сразу же формулировать вопросы, из-за которых Вы звоните, и не стесняться просить об этом же собеседника, если он «увлекся» разговором на посторонние темы. Просить собеседника о переходе к предмету телефонного разговора нужно тактично, без грубого прерывания его речи.
В принципе, допустимы и неделовые разговоры по телефону, но лишь после того, как выясняется, что обе стороны располагают желанием и временем вести такие разговоры.
6). Нужно иметь в виду, что телефонное общение не такое полное как общение «лицом к лицу». Поэтому требования к разговору в целом более жесткие, т. е. нужно вести себя более осторожно, осмотрительно. Слово, сказанное по телефону, и слово, сказанное лицом к лицу, может быть оценено по разному и даже противоположным образом.
В телефонном разговоре нужно говорить менее эмоционально, шутить осмотрительнее, стараться избегать резких слов и выражений.