Інформаційні системи розробляють відповідно до основних функцій управлінського персоналу, які використовують різні ПК з відповідними технічними характеристиками. У разі автоматизованого вирішення певного кола завдань управлінський персонал здебільшого виконує роботи, безпосередньо пов'язані зі здійсненням облікових, контрольних і аналітичних функцій, складанням у встановленому порядку звітності, а також зі збором, реєстрацією, підготовкою на машинному носії первинної інформації з використанням ПК, передаванням підготовленої інформації системі оброблення даних.
При цьому управлінські служби (цехи, відділи) несуть повну відповідальність за підготовку й передавання відповідної інформації, оформленої у вигляді документів або виконаного розрахунку на місці виникнення даних, а бухгалтерія, крім того, несе загальну відповідальність за організовування і ведення бухгалтерського обліку на підприємстві.
У процесі автоматизованого вирішення облікових, контрольних, аналітичних задач встановлюється взаємодія між функціональними підрозділами та системою оброблення даних. Працівники обліку і особи, котрі беруть участь в автоматизованому розв'язуванні задач формують на ПК первинні документи, дані до яких заносяться за певним регламентом. Водночас із формуванням первинних документів інформація дублюється на машинному носії. У разі потреби здійснюється розрахунок показників і формується управлінське рішення на місці виникнення інформації.
Відповідно до встановленого на підприємстві порядку працівники обліку передають до систем оброблення даних інформацію, подану на машинному носії, а також додаткові дані, що дають змогу контролювати її правильність. Обробка даних у системі здійснюється в міру надходження інформації (включаючи створення та контроль інформаційних даних на центральній ЕОМ), видачі діагностичних повідомлень про виявлені помилки і завантаження даних до інформаційної бази для подальшого використання під час розв'язування облікових, аналітичних, контрольних задач. Реальні облікові, контрольні та аналітичні процеси розподілені по території підприємства та за конкретними робочими місцями і здійснюються в конкретних організаційно-технічних умовах. Тому для формування структури АРМ особливо важливий ретельний аналіз робочих місць.
У результаті аналізу облікового, контрольного та аналітичного процесів складають схему робочих місць, що відображає їх взаємодію у процесі виконання облікових, контрольних та аналітичних функцій. До цієї схеми мають входити робочі місця всіх працівників, функціональні обов'язки яких хоча б якоюсь мірою пов'язані з обліком, контролем і аналізом. Сюди відносять не лише осіб, котрі здійснюють документування, систематизацію, узагальнення даних, виконують контрольні або аналітичні функції, а й технічний персонал. Описані у схемі робочі місця слід розглядати як потенційні для створення різноманітних АРМ.
Створення АРМ має ґрунтуватися на принципах персоніфікації обчислень і самоосвіти облікових працівників, автоматизації професійних знань, нових функцій, безпаперової технології, раціонального поєднання розподіленої, децентралізованої і централізованого оброблення облікової інформації, а також з урахуванням модульності, системності та ергономічності. Безпаперова технологія функціонування систем дає змогу використовувати АРМ для вирішення оперативних питань у реальному масштабі часу. Принцип модульності припускає поєднання АРМ з іншими елементами інформаційної системи управління підприємства або діючими системами з мінімальними витратами і без переривання функціонування. Принцип ергономічності потребує створення АРМ, які забезпечують комфортні умови праці.