Під терміном «виробничий мікроклімат» розуміють умови виробничого середовища, які забезпечують відчуття комфортності на виробництві. До параметрів виробничого мікроклімату належать температура і вологість повітря, а також швидкість його руху. Ці компоненти виробничого середовища здатні як знижувати, так і підвищувати продуктивність праці, спричинювати не пов'язані з виробничим процесом захворювання, впливати на самопочуття персоналу тощо.
Важливими факторами умов праці є температура і вологість повітря. Мікроклімат впливає на функціональний стан людини під час роботи настільки широко, що його можна назвати одним з визначальних чинників працездатності. Відомо, що підвищення або пониження температури на 10° знижує продуктивність праці майже на 15%. Відмічено і інше, пониження температури на 3 - 4° щодо комфортного підвищує якість виконання завдань, пов'язаних з увагою і стеженням.
Мікроклімат характеризується такими величинами як температура, відносна вологість і швидкість повітря. Температура і вологість є величинами, залежними як від пори року, доби, так і від погодних умов. Крім того, джерелами тепла в службових приміщеннях може бути різне устаткування, споживаюче енергію, частина якої у вигляді тепла виділяється в навколишнє середовище, і сама людина, що виділяє в годину до 1200 кДж. Найбільш комфортною для людини є температура 19-20°. Враховуючи сезонні і добові коливання, температура в службових приміщеннях не повинна перевищувати 22° - в жаркі дні, і не повинна бути нижче 18° в холодний час, незалежно від кількості людей що знаходяться в приміщенні.
У санітарних нормах по мікроклімату в службових приміщеннях визначені вимоги до вологості і швидкості повітря. Ці фізичні величини згідно законам фізики роблять безпосередній вплив на теплообмін людського організму. Так, вологість холодного повітря сприяє інтенсивній віддачі тепла організму, оскільки повітря, насичене вологою, володіє більшою теплопровідністю, чим сухою. При високій температурі повітря і підвищенні вологості обмежується виділення поту, а ця функція людського організму виконує 25% роботи при теплообміні.
Рівень температури пов'язаний з вологістю повітря. При нижчих температурах допускається велика вологість, при високих вологість повітря повинна бути нижче. У фізіологічному плані велика вологість при високій температурі надає гнітючу дію. Психологічно при одній і тій же температурі вологе повітря здається жарким, сухою - холодним. Мінімальна вологість не повинна бути нижче 25 - 30%, нормальна - в межах 40 - 60%.
Є ще одна характеристика, на яку необхідно звернути увагу. Це чистота повітря. При роботі з паперовими носіями, а також в приміщеннях, де розташовані засоби оперативної поліграфії і високочастотні пристрої, повітря наповнюється різними токсичними речовинами і біологічними агентами (бактерії), які проникають в організм людини і надають дратівливу дію на слизисті оболонки дихальних шляхів, око, шкіру. Особливо небезпечно, коли токсичні речовини через дихальні шляхи або пошкоджену шкіру потрапляють безпосередньо в кров, що викликає порушення діяльності всього організму або його систем.
Найбільш поширеним шкідливим чинником повітряного середовища в сучасному офісі є озон. Озон виділяється засобами оргтехніки, які по технологічному процесу утворюють електричні заряди і ультрафіолет.
Іншим найбільш поширеним видом забруднення повітря є пил, у тому числі і паперова. Дія пилу залежить від її токсичності і концентрації в повітряному середовищі. На частинках пилу знаходяться спори, бактерії, грибки з потоком повітря вони розносяться усередині приміщення.
Зовсім недавно учені відкрили існування мікроскопічного пилового кліща. Живе такий кліщ в м'яких меблях, килимових доріжках. Потрапляючи на слизову оболонку дихальних шляхів, він викликає чхання, на оболонку очей сльозовиділення, може викликати, наприклад, нежить і інші алергічні реакції. При постійному попаданні в легені виникають специфічні захворювання. Вести боротьбу з шкідливими мікроскопічними речовинами можна шляхом загальних гігієнічних заходів: вологе прибирання, провітрювання, регулярне чищення пилососом.
Необхідно сказати декілька слів про куріння. Від куріння страждають не тільки легені, але і очі. Часто буває, що деякі некурящі вважають за краще навіть змінити роботу, чим виносити постійний чад. Проти постійного диму від куріння безсила сама довершена вентиляція.
Негативно впливають на продуктивність праці підвищена вологість повітря (більш як 60%), а також його забрудненість. З підвищенням температури і вологості повітря в літні місяці ефективність праці різко знижується. У службових приміщеннях необхідно добиватися кондиціонування повітря, тобто одночасного регулювання його температури, вологості, чистоти і повітрообміну. Особливо виправдано кондиціонування в літні місяці, а точніше у всіх випадках, коли температура в приміщенні досягає 27° і вище. Повне кондиціонування повітря підвищує продуктивність на 15%, одночасно значно скорочуються простудні захворювання. Нормальні умови повітряного середовища можна забезпечити лише тоді, коли на одного працівника припадатиме не менш як 20м3 об'єму приміщення. Інтенсивність вентиляції визначають з розрахунку на кожного працюючого близько 30м3 свіжого повітря за годину, а в приміщеннях, де на одну людину припадає 20-40 м3, — не менш як 20м3/год. У приміщенні допускається не більш як 20 мг/л складу окису вуглецю і 2-4 мг/ м3 пилу.
Ще одним правилом повинне стати уважне відношення до придбаних предметів (наприклад меблям) і засобів праці, щоб вони не стали джерелом виділення токсичних речовин в офісі. При покупці нової оргтехніки обов'язково загляньте в паспорт, поцікавтеся у продавця, з яких матеріалів зроблена техніка, чи є сертифікати якості на ці матеріали, на сам предмет покупки, які виділяються речовини під час технологічного процесу.
Особлива розмова - це предмети інтер'єру. Ні для кого не секрет, що меблі, шпалери, підлогове покриття може бути джерелом виділення токсичних речовин. Згідно гігієнічних вимог використовувані матеріали для внутрішньої оброблення інтер'єру приміщення повинні бути дозволені для застосування органами Державного санітарного нагляду. До рішучіших заходів слід вдаватися, якщо вікна приміщення виходять на автомобільну магістраль або знаходяться поряд з промисловими об'єктами. Відомо, що автомобіль викидає в атмосферу більше 280 найменувань токсичних речовин.
Важливим фактором, який поліпшує склад повітря, знижує нервово-психологічну і зорову втому, є озеленення приміщення з урахуванням географічних умов. У невеликих приміщеннях рослини розміщують на стінах, у великих (за достатньої освітленості) — на підлозі.