На ефективність праці вирішальний вплив робить оснащення робочих місць технічними засобами для виконання різних обов'язків, засобами зв'язку і службовими меблями - так звана оргтехніка.
Виділяють наступні види (класи) засобів праці:
§ засоби складання документів: машинки (ручні і електричні), що пишуть, диктофони, засоби копіювання і розмноження документів, ручки автоматичні, олівці;
§ засоби оброблення і оформлення документів: різальне, скріпляюче і склеююче устаткування і матеріали, адресувальні і штемпельні пристрої, машини для нанесення захисних покриттів;
§ засоби зберігання і угрупування документів: засоби для скріплення документів (зшивачі, спеціальні теки із затисками), різні картотеки, спеціальні шафи і стелажі для зберігання документів, креслень, машини для знищення непотрібних документів);
§ комп’ютерна техніка;
§ засоби забезпечення оперативного зв'язку: телефонний зв'язок, радіозв'язок, директорські комутатори, що дозволяють вести розмову (проводити наради) з декількома абонентами одночасно, концентратори, автовідповідачі, двосторонній радіотелефонний пошуковий зв'язок і др.;
§ спеціальні службові меблі: меблі і устаткування для робочих місць в службових приміщеннях.
При виборі необхідних засобів оргтехніки слід мати на увазі, що придбання і використання оргтехніки - не самоціль, а засіб для підвищення оперативності виконання і зниження трудомісткості управлінських робіт, а також рішення ряду соціальних проблем управлінської праці (зниження частки витрат на виконання рутинних операцій, засіб мотивації праці, престижності робіт тощо). Тому перш ніж вибрати і купити засоби технічного оснащення, треба проаналізувати реальні потреби в тому або іншому засобі і оцінити переваги його застосування.
При виборі конкретного зразка оснащення необхідно враховувати характер виконуваних операцій, об'єм і трудомісткість робіт, службові взаємозв'язки між окремими працівниками і різними службами. Слід вибрати той варіант, який дозволяє виконувати роботу економніше.
До складу робочого місця менеджера повинні входити шафи для документів і довідкової літератури. В цілях економії робочого простору такі шафи можуть розміщуватися на стіні або в перегородці біля робочого столу. Шафа для документів в цілях забезпечення збереження останніх повинен закриватися на ключ. В тому випадку, якщо зберігаються і документи, що містять комерційну таємницю, краще обладнати робоче місце спеціальним сейфом для документів.
При ергономічно незручній клавіатурі (близьке розташування клавіш, необхідність великого зусилля для їх натиснення, “довгий хід” клавіші тощо) і тривалому за часом введенні даних в суглобах рук утворюються шкідливі перегини - руки затікають і починають хворіти. Використовування розсувної і розламаної клавіатури, спеціальних підставок для рук може тільки тимчасово вирішувати цю проблему, оскільки не усуває деформацію зап’ясть рук, а переводить її на передпліччі.
При професійній роботі на клавіатурі ПК слід враховувати наступні рекомендації:
· клавіатуру розташовувати не ближче 10 см від краю столу;
· кут нахилу клавіатури до столу повинен становити 10-15°;
· легко натискувати на клавіші і не відкопилювати мізинець;
· високо піднімати зап’ястки над клавіатурою і нахиляти долоні вниз;
· проводити регулярну (кожні 20-30 хв.) гімнастику для рук.
При роботі з маніпулятором миша, коли навантаження лягає на одну руку, повинне бути забезпечено вільне і м’яке положення зап’ястя руки, відчуття розслаблення в пальцях. Збільшенню комфортності при роботі з мишею сприяють нові конструкції миші, форма яких повторює форму долоні, що з’явилися останнім часом.
Для правильної організації робочого місця користувача ПК, щоб істотно понизити навантаження на зір потрібно:
· монітор слід встановити так, щоб не було додаткових віддзеркалень і відблисків від зовнішніх джерел світла;
· світло в приміщенні повинне яскравіше за екран;
· верхній край екрану монітора повинен знаходитися на рівні очей;
· користувач повинен сидіти прямо навпроти екрану, а не збоку;
· через 10-15 хв. слід відводити очі від екрану;
· робити короткочасні перерви в роботі за ПК. В перервах (по можливості) змочити очі прохолодною водою, зробити гімнастику для очей або використати спеціальні окуляри релаксації.