Документи з якими ведеться робота на сучасному підприємстві складають його документообіг – рух документів з моменту їх створення або отримання до закінчення або відправки. Одним із основних показників документообігу є його обсяг – число документів, які поступили на підприємство і розроблені ним за визначений період. Документ, який пройшов всі стадії документообігу, вступає в останню фазу свого життєвого циклу – архівне збереження.
Існують централізований документообіг і документообіг рівня структурного підрозділу. В централізований документообіг входить вся документація, яка підлягає централізованій реєстрації. Документи, які використовуються лише в структурних підрозділах, складають документообіг відповідного рівня.
На багатьох підприємствах в цілях підвищення ефективності оброблення документів проводяться заходи для зменшення вартості зберігання інформації, збільшенню швидкості пошуку і доступу до необхідних документів, скорочення витрат на копіювання і канцелярське приладдя , а також скорочення часу на передачу документів між виконавцями.
Важливо також відмітити і фактор підвищення безпеки при роботі з документами. Організовування глибокої системи захисту документів (яка залежить від користувачів виконуваних ними операцій) дозволяє виключити несанкціонований доступ. Крім того, запис всіх операцій з документом дозволяє встановлювати історію виконуваних з ним дій.
Головна відмінність документів полягає у вигляді носія інформації, в чому і лежать основні резерви підвищення ефективності роботи з ними. Можна виділити три головні типи носіїв інформації – папір, мікрофіші і електронні носії (жорсткі диски, оптичні і магніоптичні диски тощо)
Застосування конкретного носія визначаються наступними факторами:
§ Вартість збереження інформації, яка прямопропорційна кількості документів і вартості зберігання одного документа.
§ Вартість (час) пошуку необхідної інформації. Вартість пошуку документа визначається системою індексації документів. Якщо система індексації відсутня, швидкість пошуку також прямопропорційна кількості зберігаючих документів.
§ Вартість колективного використання інформації. Визначається кількістю копій документа, необхідних для колективного використання при одночасному доступі.
§ Вартість (час) передачі документа від одного робочого місця до іншого.
Власне електронні носії інформації здатні зменшити грошові і часові витрати на обробку і зберігання документів, які також називають електронними. В наш час електронні документи в порівнянні з паперовими представляють собою такий же ривок, як, в свій час, паперові друковані документи в порівнянні з рукописними.
З появою ПК на підприємствах відкриваються широкі можливості ефективної роботи з електронними документами. Але поки що велика частина документів – це паперові документи. При переводі паперових документів в електронну форму існує два підходи.
§ Персональний ввід паперових документів передбачує ввід невеликої кількості різнотипних паперових документів з допомогою планшетних або ручних сканерів. Після операції сканування документ вручну індексується шляхом заповнення карточки документа.
§ Відмінність масового (поточного) вводу паперових документів від персонального полягає в тому, що оброблюється більша кількість однотипних документів, наприклад бланків чи платіжних доручень. При реалізації технології масового вводу документів можна розглядати дві категорії задач – вилучення даних із паперових документів і вилучення даних із паперових документів із збереженням зображення документа.
Вилученні дані також можна використовувати по-різному.
§ по-перше, ці дані є зміст на пряму завантажувати в систему документообігу,
§ по-друге, їх можна використовувати для організовування зберігання і швидкого пошуку документів.
Робота системи масового вводу розбивається на два етапи: підготовка оброблення документа в електронну форму і безпосередньо його обробка. Для перекладу паперових документів в електронну форму можуть бути рекомендовані програми розпізнавання текстів Fіne Reader і CuneіForm.
При організовування систем документообігу одною з основних складових виступає система маршрутизації і контролю виконання документів. При організовуванні систем маршрутизації існує два підходи. При першому – документ виступає основним об’єктом системи, і маршрутизується власне він, а всі основні параметри маршрутизації пов’язані з самим документом. Інший підхід орієнтований на роботу, і його основний об’єкт – робота, до якої може бути прикріплений різний список об’єктів, включаючи документи.
Маршрутизація буває вільна і жорстка. В свою чергу вільна маршрутизація поділяється на послідовну і паралельну. При послідовній маршрутизації передача документів від одного користувача до іншого може відбуватися після закінчення контрольного часу або після закінчення роботи одним із користувачів. При паралельній маршрутизації документ одночасно поступає до всіх виконавців. Завершення маршруту відбувається в тих випадках, коли один користувач або всі закінчать роботу з документом.
Мінімальною достатньою системою, яка забезпечує маршрутизацію документів, є система електронної пошти, яка підтримує паралельне розповсюдження документів (маршрутизація відрізняється від розповсюдження або розсилання тим, що маршрутизуючий документ повертається на початок маршруту, наприклад до ініціатора, а розсилаючий документ іде до виконавця без контролю повернення). Жорстка маршрутизація передбачує рух документів за передбаченими маршрутами з контролем виконання. Маршрути можуть бути комбінованими, які складаються з послідовних і паралельних елементів, а також умовними , з переходами в залежності від стану тих чи інших змінних. Вони досить складні, щоб задавати їх “на ходу”, тому використовується спеціалізоване робоче місце – графічний редактор, де можна описати і створити маршрут. Ініціатор викликає розроблений і іменований маршрут і прикріплює до нього документи. Система маршрутизації повинна бути інтегрована з архівною системою, і реальні додатки для роботи з документами не можуть бути основані тільки на файловій системі, і ось чому. Будь-який процес маршрутизації документів це рух одного документа, а не множини його копій , як в системах електронної пошти. Посилати один документ необхідно не тільки з точки зору розміру файлу, але , в основному, за причиною забезпечення його цілісності, так як в процесі маршрутизації багато користувачів намагаються вносити в нього зміни. При цьому користувачі повинні мати відповідні права.