Розвиток технології документообігу, коли процеси обміну інформацією і її оброблення максимально формалізовано, створило реальні передумови його автоматизації. Технічна і технологічна децентралізація, поява потужного стандартного та проблемно-орієнтованого прикладного ПЗ привело до виникнення в сфері оброблення інформації об'ємних завдань. Тому сьогодні внутрішнє організовування сфери оброблення інформації насамперед формується за рахунок створення, розвитку, обслуговування й експлуатації комплексів АРМ.
Мова йде про комплексне використання:
§ сучасних технічних та програмних засобів для автоматизації процедур і функцій управління (обробка текстів, їх редагування, збереження та пошук, передача інформації по каналах зв’язку всередині офісу та за його межі, інформаційне обслуговування персоналу офісу, деякі аспекти підготовки і прийняття рішення тощо);
§ засобів програмної підтримки;
§ підходів до проектування приміщень;
§ охорони праці персоналу.
Для кожного співробітника офісу (або групи співробітників) розробляється і оснащується АРМ, професійно орієнтоване на виконання конкретних функцій управління. Така орієнтація здійснюється шляхом підбору та встановлення відповідного ПЗ. До складу типового АРМ входить ПК з вбудованими пристроями, які розширюють його функціональні можливості, периферійне обладнання і необхідна організаційна техніка у відповідності до функціональних завдань.
Таке технічне рішення отримало назву електронного офісу.
Впровадження електронних офісів стало реальністю завдяки досягненням в галузях виробництва комп’ютерної техніки та високоефективних засобів організаційної техніки. Не дивлячись на короткий термін існування електронний офіс вже пройшов три стадії розвитку.
1. Для першого етапу була характерною орієнтація на автоматизацію рутинних, часто повторюваних операцій, яка здійснювалась секретарями або технічним персоналом організації. Характерним прикладом таких робіт були машинодрукарські роботи. Для підвищення продуктивності праці при їх виконанні були створені, так звані пристрої обробки текстів, які дозволили швидко виправляти та редагувати різні документи, а також створювати і використовувати шаблони при підготовці документів.
2. На другому етапі розвитку електронних офісів окремі пристрої об’єднувалися за допомогою внутрішніх ліній в єдину мережу, що дозволяло виконувати ряд додаткових функцій, таких, як автоматизований зв’язок між різними робочими місцями, сумісна робота над документами, автоматизований контроль за виконанням документів і т.д.
3. Третій етап розвитку електронних офісів пов’язаний з широким застосуванням ПК і створенням на їх основі автоматизованих робочих місць. Ці автоматизовані робочі місця об’єднувалися за допомогою комутаційних засобів в єдину систему (мережу), яка забезпечувала загальний доступ до всіх обчислювальних ресурсів офісу, баз даних, а також зовнішніх джерел інформації. Це дозволило значно прискорити інформаційний обмін між користувачами мережі, автоматизувати деякі традиційні операції, зв’язані з прийомом та відправленням кореспонденції та іншої документації по каналах зв’язку.
Сьогодні передові підприємства у своєму “електронному офісі“ використовують такі рішення, як от централізовані бази даних, комунікаційні пакети, засоби мобільного зв’язку. Крім того, широко застосовуються Internet-технології. Велике значення відіграють зміни в організаційних формах і характері діяльності фірм, підвищенні значення міжнародних господарських зв’язках. Необхідність адекватного пристосування систем управління до зміни умов виробничої діяльності відображаються не тільки на вдосконаленні їх організаційних структур, але і на перерозподілі функцій управління по рівнях відповідальності, формах їх взаємодії і, так далі. Найцінніше рішення в цій площині - це інтеграція компаній за допомогою територіально розподілених локальних і корпоративних мереж.
Впровадження електронного офісу дасть такі переваги:
§ здійснювати безпаперовий обмін документами, що мають юридичну силу як всередині організації в межах Extranet-технологій, так і між організаціями-партнерами через INTERNET;
§ здійснювати оперативне узгодження з працівниками, що використовують систему електронного документообігу;
§ скоротити витрати на папір, витратні матеріали тощо;
§ спростити і прискорити відправку, отримання і реєстрацію документів;
§ скоротити трудовитрати співробітників діловодства;
§ розширити сферу використання систем електронного документообігу.