Віртуальний офіс - це насамперед система електронного документообігу для віддалених користувачів, який має відтворювати загальну структуру організації та забезпечувати доступ до загальних баз в сферах складського обліку, бухгалтерії тощо. Такий принцип організації праці дозволяє економити час співробітника, якому не потрібно діставатися до місця роботи. Організація, яка має “віртуальних“ співробітників, скорочує витрати на оренду додаткових площ, обладнання, електроенергії, управлінського персоналу. Створюється оптимально сприятлива атмосфера для роботи менеджерів. Дослідження англійської компанії ReNet показали, що співробітник на 15% продуктивніше працює вдома ніж в офісі. Впровадження технології віртуального офісу сприяє децентралізації ділових операцій. В зарубіжних джерелах можна знайти визначення віртуального офісу, як сукупності територіально віддалених підрозділів та робочих місць, взаємодія яких забезпечується за допомогою ІТ.
Віртуальний офіс створюється на базі комп’ютерів та комп’ютерних мереж. Технічна сторона віртуального офісу - це вибір обладнання, за допомогою якого він формується. Одною з основних проблем є проблема під’єднання віддалених користувачів до центрального офісу. При створенні віртуального офісу насамперед необхідно вибрати тип з’єднання та відповідні лінії зв’язку, визначити, які види мережного сервісу слід підтримувати. При виборі типу з’єднання потрібно враховувати той факт, що система, яка повинна працювати в режимі реального часу, не повинна залежати від якості і завантаженості комутаційних каналів. Вибір мережних служб в багатьох випадках залежить від конкретного інформаційного провайдера та вартості послуг зв’язку. Другою проблемою, яка виникає при створенні віртуального офісу, є невисокий рівень технічного персоналу у віддалених офісах. Проте розміри віддаленого офісу бувають настільки малими, що немає потреби залучати для його обслуговування висококваліфікованих спеціалістів, для чого всі функції обслуговування переносяться в центральний офіс.
Рішення, яке пропонують спеціалісти, передбачає перенесення сервісних функцій маршрутизації та адміністрування в центральний офіс. Захист інформації віддалених філіалів та користувачів, а також розмежування доступу до неї здійснюється також на рівні центру. Переваги такого підходу полягають у наступному:
§ простоті встановлення та обслуговування апаратури;
§ відсутності потреби у висококваліфікованому обслуговуючому персоналі;
§ централізованому адмініструванні мережі;
§ високій швидкодії обміну даними;
§ незалежності від протоколів обміну даних;
§ ефективному використанні мережних адрес;
§ створення єдиної логічної мережі для географічно розмежованих вузлів.
Наприклад, для співробітників фірми Xeros, що займалися продажами продукції в Англії, була організована робота в середовищі віртуального офісу. Це дозволило збільшити обсяги продаж, зменшити орендну плату і штат співробітників, а річний прибуток від продаж склав 250 млн. дол. Загальнокорпоративна мережа IntraNet під назвою Xeros-Wide Web (XWW) об’єднує понад 50 тисяч співробітників, що розкидані по всьому світу. Основними її функціями стало: по-перше, створення бази знань для співробітників, де б вони могли отримати необхідну для роботи інформацію; по-друге, створення інтерактивного товариства для тих у кого немає офісу дозволяє зафіксувати для них офіційне місце в структурі фірми.