Ефективне функціонування будь-якої ІС на підприємстві можливе лише при відповідній організації інформаційної бази (ІБ). ІБ формується з сукупності впорядкованої інформації, яка використовується при функціонуванні ІC і поділяється на зовнішньо - і внутрішньомашинну (машинну) бази (ГОСТ 34.003-90).
Зовнішньомашинна інформаційна база - частина інформаційної бази, яка охоплює сукупність повідомлень, сигналів і документів, призначених для безпосереднього сприйняття людиною без застосування засобів обчислювальної техніки. Зовнішньомашинна ІБ має багато модифікацій від подання у вигляді повідомлень на паперовому носії, запитів на екрані дисплея, мовного спілкування з ЕОМ тощо.
Внутрішньомашинна інформаційна база - частина інформаційної бази, що використовується в ІC на носіях даних. Внутрішньомашинна ІБ пройшла три етапи еволюції.
1. Перший етап характеризується роз’єднаним фондом даних, для якого характерні такі риси:
§ програми розв’язання кожної окремої задачі становили одне ціле з масивами, які оброблялися;
§ використання будь-якого масиву для іншої задачі забезпечувалось індивідуально пристосуванням до форм подання даних, структур елементів масивів тощо;
§ опис даних не потрібний, оскільки структура раніше була відома;
§ коригування масивів виконувалось індивідуальними засобами;
§ задача розв’язувалася в пакетному режимі, користувач отримував результати винятково у вигляді машинограм і виробничих документів через групу підготовки і оформлення даних.
2. Другий етап характеризується створенням централізованого фонду даних. Відмінними рисами цього етапу є:
§ дані відокремлені від процедур їх обробки і організовані в бібліотеці масивів загального користування;
§ подання інформації, формати елементів даних і структура масивів уніфіковані і не залежать від конфігурації пам’яті та організовування обчислень;
§ опис даних відокремлено як від програм, так і від самих даних, тому дані і програми їх обробки стають значною мірою незалежними, що полегшує зміну структур даних і програм;
§ реорганізація бібліотеки і її окремих груп компонентів потребує змін у програмі обробки.
3. Третій етап відображує організовування баз даних та характеризується такими рисами:
§ об’єднанням не лише інформації, а й апаратно-програмних засобів її поповнення, коригування і видачі користувачеві;
§ повним відокремленням функцій нагромадження, ведення і реорганізації даних від функцій їх обробки - дані коригуються поза рівнем програм користувача за допомогою власного апарату бази даних;
§ появою логічного буферу, системи управління базою даних, розв’язки між програмами користувача і базою даних;
§ можливістю оперативної реалізації довільних запитів у режимі безпосереднього зв’язку з ПК;
§ високим ступенем централізації загальносистемних масивів, яка передбачає спільне використання загальних даних;
§ різноманітністю даних і поєднанням в довільні логічні структури;
§ наявністю потужного програмного забезпечення і мовних засобів.
Основною задачею є визначення потрібної кількості баз даних і оптимального розподілу інформації між ними з урахуванням того, що економічний об’єкт - це динамічна система, яка перебуває в постійному розвитку. Використовуючи пріоритет виробничих функцій, необхідно побудувати таку базу даних.
Для прикладу розглянемо поняття “Модель виробу”, відносно якої формуються дві оболонки:
§ внутрішня - конструкторська документація,
§ зовнішня - технологічну і управлінську інформацію (рис. 9).
Кожна з цих оболонок містить власну структуру з різноорієнтованих баз даних. Очевидно, що різні дані використовуватимуться з різною частотою та в різних режимах.
Документація опису інформаційної бази (РД 50-34, 698-90) має складається з двох частин:
1)опис внутрішньомашинної інформаційної бази;
2)опис зовнішньомашинної інформаційної бази.
Рис. Структура бази даних “Модель виробу”
В свою чергу кожна частина складається з таких розділів:
§ логічна структура (опис складу даних, їх формати і взаємозв’язки між даними);
§ фізична структура (опис вибраного варіанта розміщення даних на конкретних машинних носіях даних);
§ організовування ведення інформаційної бази (послідовність процедур при створенні і обслуговуванні бази із зазначенням в разі потреби регламенту виконання процедур і засобів захисту бази від руйнування і несанкціонованого доступу, а також зв’язків між масивами баз даних і масивами вхідної інформації).
При описі структури внутрішньомашинної інформаційної бази наводять перелік баз даних і масивів та логічні зв’язки між ними. Для масиву інформації вказують логічну структуру масиву. Описуючи структуру зовнішньомашинної інформаційної бази, наводять перелік документів та інших інформаційних повідомлень, використання яких передбачено в системі, із зазначенням автоматизованих функцій, при реалізації яких формується чи використовується цей документ. Описуючи зовнішньомашинну інформаційну базу потрібно навести послідовність процедур по маршруту руху груп документів до передачі їх на обробку, а також описати маршрут руху вихідних документів.