Оперативність і якість управлінських рішень, які приймаються менеджерами різних рівнів, значно залежить від своєчасного забезпечення процесу управління необхідною достовірною інформацією, яка характеризує процеси та явища, що відбуваються на тому чи іншому об’єкті управління.
Від рівня об’єкта управління, поставленої мети залежить методи і засоби збирання первинної (фактичної) інформації. На об’єкті управління більш високого рівня (наприклад, від об’єднань або підприємств). На рівні управління комплексною бригадою або ділянкою використовується первинна (фактичної) інформація, яка збирається у ритмі виробництва і характеризує виробничі операції. Інколи її зводять на цьому ж рівні за повними ознаками. При цьому ритм виробництва установлюються у кожному конкретному випадку, для конкретного процесу, об’єкту управління, а також виду інформації.
Автоматизована система збирання і оброблення економічної інформації, як було зазначено вище, починається з одноразового виміру первинної інформації, яка характеризує процеси та явища, що відбуваються у виробничо–господарській та іншій діяльності цього виробництва і його складових ланках. Ця інформація фіксується в пам’яті ПК і негайно обробляється по розроблених алгоритмах, а потім використовується користувачами цієї ПК для виконання своїх посадових функцій. Для централізованого оброблення і зведення по підприємству цілому зазначену інформацію збирають по каналах зв’язку.
Ефективність автоматизованої системи збирання і оброблення економічної інформації в першу чергу залежить від застосованих методів і засобів по вимірюванню, фіксації і передачі інформації на обробку, а також від своєчасної її оброблення і передавання користувачам різних рівнів. Практика свідчить, що традиційно існуючі методи збирання інформації не забезпечують оперативність і якість управління тому, що дуже багато втрачається часу на таке збирання, а також занадто багато застосовується ручної праці. Наприклад, широко розповсюджений варіант формування фактичної інформації в первинний документ, який заповнюється в ручну, має негативні риси: він тривалий час заповнюється, підписується посадовими особами, а потім через кур’єра передається оператору для введення в ЕОМ. Технологічний процес зазначених варіантів включає такі основні процедури:
1. первинна фактична інформація, яка характеризує здійснені виробничо–господарські операції, фіксується ручним способом в бланк – форму первинного документу;
2. повністю заповнений документ потім юридично оформляється;
3. передається оператору для оброблення;
4. зміст первинного документу вводиться в ЕОМ;
5. контроль правильності перенесених даних;
6. формування масиву для наступного оброблення зафіксованої інформації.
Зібрана таким чином інформація після її оброблення може бути використана лише для бухгалтерського обліку та складання зведеної звітності, а необхідна інформація для оперативного управління виробництвом збирається іншими (паралельно з зазначеними) способами, застосованого не на документованій основі, а тому й менш достовірна.
Такий стан поясняється тим, що затримка первинної (фактичної) інформації до її оброблення на ЕОМ, як свідчить аналіз цих процесів, буває тому, що дуже важко і довго документальна (юридично) оформляються первинні документи, на яких заснований бухгалтерський облік, а також занадто неудосконалені способи передачі цих документів на обробку. Тому в теорії і на практиці існує не тільки бухгалтерський облік, але й оперативний (оперативно-технічний) та статистичний облік, які і забезпечують в основному необхідною інформацією оперативне управління виробництвом.
Проте, що сьогодні необхідно методично удосконалювати організовування обліку, і в першу чергу первинного обліку в напрямку його автоматизації, і на цій основі об’єднання зазначених трьох видів обліку в єдиний господарський облік свідчить таке: автоматичний спосіб оброблення інформації на ЕОМ не відповідає ручному або механізованому способу складання первинних документів і ручному їх передаванню на обробку в єдиному технологічному циклі. Рівню технології оброблення інформації повинен відповідати такий же (або близький до нього) рівень технології її збирання і передавання на обробку.
Важливим елементом методичного удосконалення обліку є зближення планових і облікових одиниць вимірювання показники, що характеризують об’єкти управління. Тобто введення єдиних планово–облікових показників (номенклатури, коди), які повинні використовуватися як при оперативно – виробничому плануванні (інколи і в нормуванні), так й при виготовленої продукції (процесів, явищ) з однаковими одиницями виміру відповідно однаково узгоджених інтервали часу. Такий підхід дозволить не тільки організувати автоматизоване збирання інформації за допомогою ЕОМ, але потім і порівнювати планові і облікові (а інколи і нормативні) показники по відповідних об’єктах і процесах у ритмі виробництва, тобто одержувати відхилення і використовувати їх як обліку, так і для прийняття оперативних управлінських рішень. Крім того, такий підхід дозволить (в певних умовах) використовувати планові показники, що є у базі даних, як облікові. Це означає, що можна буде збирати як фактичні показники тільки відхилення від планових, додаючи при необхідності ряд ознак, що характеризують виконавців, а також причини та винуватців відхилень. Все це значно скоротить обсяги інформації, що збирається, виключить її дублювання, зменшить трудомісткість процесу збирання тощо. Тільки у такому випадку можна чекати найбільшого економічного ефекту від застосування сучасного комплексу технічних засобів для системного збирання та оброблення економічної інформації.
Щоб первинна (один раз зібрана) інформація, що характеризує фактичні процеси та явища, які проходять на об’єктах управління, після оброблення і на ЕОМ використовувалась персоналом управління не тільки для обліку, аналізу та складання установленої звітності, а також і для вироблення конкретних управлінських рішень в різних режимах (оперативному, поточному тощо), потрібно організувати в ритмі виробництва автоматизованої збирання первинної (фактичної) інформації для її наступного оброблення на ЕОМ в такому ж режимі.
Автоматизоване збирання єдиної первинної інформації в ритмі виробництва може бути здійснення за допомогою, наприклад, ПК, які використовуються як АРМ, на основі так званого бездокументного методу з наступним підтвердженням переданої до оброблення інформації первинними документами, або такими, що їх заміняють (наприклад, щоденні накопичувальні відомості). Технологія формування і оформлення в ритмі виробництва первинних показників, що характеризують масові процеси або явища, здійснюється автоматизовано завдяки попередньому створенню бібліотеки форм первинних і звітних (результатних) документів, що видаються на екран, або на паперовій носій, а також масивів з умовно–постійною (довідковою, нормативної, планової, договірної та іншої), а інколи і розрахунковою інформацією.
Відомі два основні способи організовування технології автоматизованого збирання єдиної первинної інформації у ритмі виробництва:
§ з попереднім автоматичним формуванням документа – заготовки (форма документа, що заповнена умовно – постійною інформацією) на екрані ПК, та наступним друкуванням заготовки на паперовому носії;
§ з наступним друкуванням первинного документа (або такого що його замінює) на паперовому носії, форма якого спочатку автоматично формується і заповнюється умовно – постійною інформацією на екрані ПК.
Перший спосіб характеризується тим, що первісно з бібліотеки на екран ПК видається форма первинного документу, в яку автоматизовано з бази даних вписується відповідно умовно-постійна або розрахункова інформація. Заповнена таким чином форма перетворюється в документ-заготовку. Ця заготовка за допомогою принтера друкується на папері в потрібній кількості примірників, котрі передаються потім за призначенням. По мірі здійснення виробничо-господарської чи іншої операції, фактична інформація про цю операцію проставляється (записується) від руки на папері у відповідну графу цієї форми. Потім цю інформацію також записують (за допомогою клавіатури дисплея) у відповідну графу цієї форми, що є на екрані дисплея. Одночасно ця інформація (у вигляді форми, первинного документу, тощо) вводяться до пам'яті ПК і стає доступною (завдяки каналам зв'язку) для відповідних користувачів. І так далі до повного заповнення форми первинного документа фактичною інформацією.
Отже первинний документ, складений цим способом, створюється так би мовити в два заходи: первісно готується документ-заготовка на папері, а потім остаточно складається первинний документ. Наприклад, складений таким чином на папері у двох примірниках багаторядковий лімітний (лімітно-заборний) документ-заготовка передається до складу матеріальних цінностей і до цехової комори. Там ці документи-заготовки використовуються як основа при видаванні (одержанні) відповідних цінностей. Фактично видана (одержана) кількість матеріалів проставляється вручну завідуючим складом у відповідній графі цієї форми. Водночас з цим проставляються (за допомогою клавіш дисплея) фактичні показники в аналогічну форму цього документу, яка виведена на екран ПК, що встановлена на складі і використовується як АРМ зав. складом. Введену в пам'ять ПК інформацію можуть уже використовувати (завдяки каналам зв'язку) будь-які користувачі як в управлінні виробничо-господарською діяльністю, так і в обліку, аналіз тощо. Так само формується і заповнюється маршрутно-технологічна документація (лист або карта), що використовується при обліку виготовлення партії деталей або виробів, що збираються тощо.
Другий спосіб характеризується тим, що із бібліотеки форм на екран ПК, яка використовується також як АРМ, видається форма відповідного документа, ця форма, завдяки серії багаторівневого меню, автоматизовано заповнюється відповідно умовно-постійною інформацією, що знаходиться у базі даних. Потім за допомогою клавіш дисплея у відповідних графах і рядках цієї форми проставляються фактичні (кількісні та інші) реквізити. Після перевірки вірності уведених на екранну форму даних, принтер автоматично друкує на паперовому носії первинний документ. Уведені в пам'ять ПК дані можуть зараз же використовуватись (завдяки каналам зв'язку) відповідними користувачами. Наприклад, цей спосіб використовується для складання первинних документів: на матеріальні цінності, що надійшли від постачальників на склад підприємства (багаторядковий прибутковий ордер, акт про приймання матеріалів тощо); при видаванні готової продукції зі складів на сторону для реалізації (накази, накази-накладні, платіжні вимоги тощо).0тже, за цим способом формування первинного документа відбувається його побудова спочатку на екрані ПК, а потім на паперовому носії.
Переваги зазначених способів автоматизованого збирання фактичної інформації і формування первинних документів очевидні; вони не трудомісткі, оперативні, прості за виконанням тощо.
Автоматизація збирання первинної (фактичної) інформації дозволяє організувати її обробку як в оперативному, так і в поточному режимах.
Оперативна обробка первинної (фактичної) інформації на ПК, зібраної в ритмі виробництва, полягає в перетворенні її по спеціально розробленим для цих цілей алгоритмах зараз же після введення її в пам'ять ПК. Результати оброблення звичайно видаються (відповідно до регламентуючої інформації) на екран ПК, яка установлена на робочому місці користувача-фахівця, керівника, тощо, і використовуються для спостереження та контролю за виробництвом, коректування оперативних планів, проведення оперативного аналізу процесів та явищ, які відбуваються у виробничо-господарській діяльності об'єктів з наступним виробленням і прийняттям управлінських рішень тощо. Отже, ця інформація призначена в основному для оперативного управління і економічного аналізу.
Поточна обробка первинної (фактичної) інформації полягає в тому, що вона спочатку збирається, накопичується. а інколи і групується (разом з умовно-постійною інформацією), а потім обробляється по типових алгоритмах і видасться на паперові носи у вигляді машинограм (таблиць), а інколи і на екран ПК. яка установлена на робочому місці користувача. Використовується ця інформація як бухгалтерські введення (документи) і довідки, а також для заповнення установлених форм бухгалтерської та статистичної звітності за рівні періоди часу, проведення комплексного економічного аналізу виробничо-господарської та іншої діяльності як об'єкта управління в цілому, так і його складових частин. Отже, ця інформація використовується для господарського обліку, складання звітності, та інших поточних справ.