Сутність упровадження інформаційних технологій в систему управління організацією

Технологія проектування автоматизованого оброблення економічної інформації при рішенні будь-якої економічної задачі поділяється на 4 етапи:

1) початковий;

2) підготовчий;

3) основний;

4) заключний.

Склад і структура операцій кожного з етапів технологічного процесу можуть бути різними в залежності від використовуваних засобів обчислювальної техніки, оргзв’язку та регламентів перетворення інформації. Елементарними інформаційними операціями є упорядкування (впорядкування хаотично розташованих даних у потрібній послідовності), коректування (внесення потрібних змін у сформовані дані), накопичення (процес поступового нагромадження даних у заданому форматі), оброблення (виконання складних алгоритмів для перетворення початкової інформації в результативну).

Іноді автоматизоване рішення задач повинно узгоджуватися за часом з ходом керованих процесів. Відповідно організовування оброблення інформації для цих потреб отримала назву технології оброблення даних в режимі реального часу. Важливою характеристикою, що визначає сфера застосування режиму реального часу є швидкість реакції системи управління на зміну станів об'єкта управління.

У цей час простежується тенденція до максимального наближення інформаційних і програмних ресурсів до користувача. ПК, працюючі в мережі, мають істотну перевагу перед АРМ, працюючими в режимі розділення часу. А, головне, засоби інтелектуального інтерфейсу забезпечують користувача простими і надійними способами рішення своїх професійних задач. Основний результат - це зміна інтерфейсу кінцевого користувача з терміналом. Від методу «запам'ятовуй (стан своїх ресурсів), проектуй (необхідну послідовність дій в термінах команд) введи (команду управління)» відбувається перехід до методу «дивись (на графічну модель стану ресурсів) та вибирай (необхідну дію з ієрархічного меню). Такий інтерфейс підтримується всіма можливостями інформаційної технології - складовими частинами бази знань, що включає базу даних, прикладне програмне забезпечення і опорної технології, що базується на апаратних засобах, системному і інструментальному програмному забезпеченні.

На заключному етапі проводиться контроль і формування результатних документів. Економічна задача, як правило, багатокритеріальна, тому для вибору критерію необхідна участь людини. Багатоваріантність рішень задачі обумовлюється існуванням різних шляхів для досягнення мети, поставленої в задачі. При цьому важливу роль відіграє втручання людини в хід рішення задачі.

Підприємницька діяльність здебільшого пов'язана з необхідністю прийняття низки управлінських рішень щодо розвитку виробничо-збутової діяльності підприємства. При цьому існує потреба у спеціальній систематизованій інформації, яка б містила необхідні відомості про підприємницьке середовище, можливості збуту, ринок праці, відповідні положення законодавства тощо. Комп'ютерна система підтримки прийняття рішень підприємницької діяльності використовує дані розподіленої бази даних, тобто об'єднує:

§ базу даних правових документів;

§ базу даних замовників продуктів і послуг,

§ базу даних підприємницьких пропозицій;

§ базу даних маркетингу;

§ базу даних резервів потужностей підприємств;

§ базу даних рішень місцевих органів влади щодо реєстрації підприємств;

§ базу даних невикористовуваних площ промислових підприємств і нежитлового фонду;

§ базу даних пропозицій з кооперації виробництва;

§ базу даних працевлаштування,

§ базу даних умов кредитування банками;

§ базу даних матеріалів і неліквідів;

§ базу даних оптової та роздрібної торговельної мережі;

§ бази даних фондової і товарної бірж.

Підтримка прийняття рішень здійснюється з використанням відповідних економіко-математичних методів і моделей на основних етапах процесу, наприклад, таких як от:

§ вибір напрямку підприємництва,

§ вибір підприємницьких пропозицій,

§ оцінка продукції або послуги і прийняття рішення щодо її випуску,

§ пошук партнерів,

§ розташування підприємства (цеху, дільниці),

§ вибір банку-інвестора,

§ рішення з маркетингової політики,

§ вибір обладнання, матеріалів і комплектуючих виробів,

§ пошук трудових ресурсів,

§ вибір форм і конкретних суб'єктів реалізації,

§ прийняття кінцевого рішення щодо доцільності даного виду діяльності залежно від результатів реалізації.

Конкретні підприємницькі рішення мають бути підтверджені необхідними розрахунками та оформлені у вигляді бізнес-плану. Бізнес-план — це документ, в якому формулюються цілі підприємства, дається їх обґрунтування, визначаються шляхи досягнення, необхідні для реалізації кошти і кінцеві фінансові показники роботи. Бізнес-план розробляється на декілька років (3—5) з розбивкою по роках; на перший рік — з розбивкою по місяцях.

Багатоваріантність рішень задачі диктується існуванням різних шляхів для досягнення мети, поставленої в задачі. Багатоваріантність і багатокритеріальність економічних задач передбачає їх реалізацію як людино-машинні процедури. При цьому важливу роль грає втручання людини в хід рішення задачі.

Інтерактивний режим рішення задачі частіше за все застосовується в оперативному управлінні економічним об'єктом. Дані тут частіше схильні до змін, модернізації і потрібні відповіді в різних розрізах і на численні питання. Одним з параметрів економічних задач, що вирішуються в інтерактивному режимі, є складність алгоритму (великий обсяг обчислень і складність процедур оброблення даних, що вимагають значного числа проміжних контрольних точок для супроводу технологічного процесу).

Кажучи про інтерактивний режим, з точки зору взаємовідношення користувача і ЕОМ необхідно торкнутися питання про міру захищеності даних системи. Проблема захисту інформації є однією з найважливіших при проектуванні оптимальної технології ОИ. Ця проблема охоплює як фізичний захист даних і системних програм, так і захист від несанкціонованого доступу до даних.

Велике значення мають також періодичність рішення задачі і частота використання вхідних і результатних даних. Зростання періодичності вимагає мінімізації часу і експлуатаційних витрат на рішення задачі, підвищується вимога до оперативності результатів розрахунку і кількості контрольних операцій. Збільшення частоти використання показників приводить до підвищення вимог до їх достовірності і зростання автономності внесення змін в дані, що зберігаються. Для організовування процесу автоматизованого рішення задач характерне широке застосування методів логіко-синтаксичного і арифметичного контролю початкових, проміжних і результатних даних.