Забезпеченість і правильний підбір кадрів завжди були основними умовами ефективної роботи підприємства. Завдання підсистеми полягає в забезпеченні правильного підбору і розподілу кадрів, безперервному підвищенні їх економічних і технічних знань, забезпеченні готовності кадрового резерву, визначенні рівня необхідної кваліфікації кадрів. Орієнтовно
Таблиця
Бази даних кадрової системи
| Зміст | |
| Структуру організації і штатну чисельність працюючих на поточну дату і в середньому. | |
| Чисельність працюючих у виробничих підрозділах. | |
| Перелік спеціалістів з вищою і спеціальною освітою відповідних спеціальностей по цехах (відділах) і в цілому по організації (підприємству). | |
| Наявність робітників по професіях, розрядах, освіті і стажу роботи по цехах і в цілому по підприємству. | |
| Кількість робітників, службовців і ІТП за віком і стажем роботи. | |
| Кількість прийнятих і звільнених працівників по категоріях, професіях, розрядах, в цехах (відділах) і в цілому по підприємству. |
Основними функціональними підсистемами інформаційної системи управління персоналом на підприємстві є: підсистема оформлення та обліку кадрів; підсистема планування, прогнозування і маркетингу персоналу; підсистема розвитку кадрів; підсистема аналізу і розвитку засобів стимулювання праці. Важливе значення для підприємства мають показники руху робочої сили і використання робочого часу.
Автоматизація планування потреби у персоналі охоплює розрахунки витрат часу на виконання плану виробництва продукції і планового фонду заробітної плати, планової потреби в основних робітниках та інших категоріях персоналу з урахуванням фактичної наявності робітників, прийому та вибуття робітників до початку планового періоду. Для спостереження за використанням робочого часу здійснюється облік складу, чисельності і переміщень працівників. Підсистема вирішує задачі планування, обліку і аналізу виробничих процесів.
Інформацію щодо фактичної наявності персоналу на підприємстві надає підсистема оформлення та обліку кадрів, в задачі якої входять автоматизація документального оформлення прийому, звільнення, кадрового переміщення персоналу, облік наявності та руху особового складу підприємства, оцінка та аналіз персоналу. Аналітичні відомості, які формуються у цій підсистемі, містять інформацію про кваліфікаційну структуру персоналу, статево-вікову структуру, структуру персоналу за категоріями, звітну інформацію про плинність кадрів на підприємстві, тривалість робочого дня, соціальні послуги та інші.
На етапі планування виробництва вирішуються задачі, як от розрахунок потреби в робочій силі на квартал, місяць і формування плану підготовки кадрів. На етапі обліку виробничих процесів реалізуються зокрема такі задачі, як от табельний облік особового складу, облік наявності і руху кадрів, укладання статистичної звітності по кадрах. Процес планування забезпеченості кадрами виходить з існуючого дефіциту або надлишку персоналу по тих чи інших категоріях, професіях, розрядах. Автоматизація планування забезпеченості кадрами здійснюється в умовах комп'ютерної системи підтримки прийняття рішень.
Використання засобів автоматизації дозволяє виконувати аналітичні функції, для виконання яких вирішуються такі задачі: аналіз використання робочого часу робітниками, ІТП і службовцями, аналіз плинності кадрів, аналіз дефіциту (надлишку) кадрів. Вирішуються також задачі корегування плану потреби в робочій силі.
Таблиця
Функції кадрової підсистеми
| Функції | |
| Аналіз політики підприємства у кадрових питаннях. | |
| Облік спеціалістів з вищою і середньою спеціальною освітою за номенклатурою спеціальностей по цехах (відділах) і в цілому по підприємству, а також робітників за професіями, групами, розрядами, освітою і стажем роботи по цехах і в цілому по підприємству. | |
| Облік робітників, службовців та ІТП по вікових групах і стажу роботи, прийнятих і звільнених по категоріях, професіях, розрядах, по цехах (відділах) і в цілому по підприємству. | |
| Аналіз причин звільнення по підприємству. | |
| Складання річного відомчого звіту по затвердженій формі. | |
| Складання місячних квартальних звітів по формах органів державної статистики. |
В процесі прийняття рішень здійснюється, по-перше, вибір заходів кадрової політики шляхом оцінювання переваг і недоліків кожного заходу й визначення ймовірності їх здійснення, по-друге, оцінка кандидатів на прийняття, переведення, звільнення, навчання за всіма критеріями з подальшим зведенням критеріальних оцінок в глобальну. Критеріями оцінки працівників є такі ознаки:
§ передумови продуктивності (знання, інтелектуальні здібності, витривалість, готовність нести відповідальність);
§ продуктивність працівника (кількість виконаної роботи, якість теми роботи);
§ поведінка працівника (здатність до співробітництва, самостійність, здатність до керівництва);
§ здатність до розвитку.
Проте вирішення задач оцінок може бути автоматизованим шляхом широкого застосування методів і тестів інженерної психології і ергономіки, баз знань і експертних систем. Оцінкою працівників послуговуються при прийнятті рішень про використання персоналу. Кадрові питання, як правило, завжди бувають в полі зору першого керівника.
Завдяки правильно розробленій структурі ІСМ і на її основі передбаченої організації повного комплексу АРМ можна припустити, що усі питання управління підприємствами можуть вирішуватися автоматизовано.
Проте, незважаючи на єдині структури функціонуючі ІСМ підприємств можуть сильно розрізнятися. Будучи прив'язаними до існуючих структур апарату управління, що базується на ручній обробці інформації, у ряді випадків структура ІСМ об'єднує функціональні підсистеми і підсистеми під одною ознакою і розглядаються як однорідні. У результаті створюється ситуація, при якій та сама вихідна інформація, що характеризує ті або інші процеси і явища, збирається різними службами для наступної обробки. При цьому одинакові розв'язувані ІСМ завдання дублюються в різних підсистемах, а інші - узагалі не є предметом розгляду.
Запропонована структура ІСМ вигідно відрізняється тим, що в ній підсистеми згруповані по однорідній ознаці; при цьому не тільки не повторюються в одних підсистемах елементи інших підсистем, але і є широкий маневр формування комплексів завдань, не міняючи самої структури і методики їхнього вирішення. Розглянемо основні характеристики підсистем, що входять у запропоновану вище структуру ІСМ.
До функціональних підсистем управління виробництвом, відповідно до основних функцій управління, відносяться наступні вісім підсистем:
§ нормування і регламентації,
§ довгострокового планування,
§ річного планування,
§ оперативно-виробничого планування,
§ обліку і контролю,
§ звітності,
§ економічного аналізу і прийняття вирішень,
§ організаційно-економічна.
Кожна з зазначених підсистем характеризує методи організовування і виконання тієї або іншої функції управління виробництвом шляхом вирішення комплексу однорідних задач, а також відображає взаємозв'язок між підсистемами за рахунок вхідної і вихідної (результатної) інформації.