Microsoft Outlook - настільна система управління інформацією. Фактично Outlook не тільки управляє інформацією в ПК, а ще й організовує її так, що користувач має можливість швидко знайти необхідні дані. Outlook надзвичайно зручний для користувачів, які працюють на ПК.
Microsoft Outlook дозволяє ефективно управляти діловими контактами, автоматизувати ділове листування і спілкування. Завдяки функціям календаря, особистих і групових розкладів можна не тільки розподілити свій час, але і погоджувати свої плани з колегами. Нагадування про заплановані події допоможе не пропустити потрібну зустріч, а контроль виконання — справитися зі всіма завданнями. Окремо передбачені контроль за розповсюдженням важливої інформації і сукупність інших корисних функцій. Microsoft Outlook є інтегрованим рішенням для відправки електронних повідомлень, організації часу, заміток, контактів і іншої інформації.
Вбудовані засоби Outlook забезпечують роботу з електронною поштою. Outlook може посилати та отримувати повідомлення (messagеs) електронної пошти різних типів, а також факсимільні повідомлення, і зберігати ці повідомлення.
Outlook призначений для планування і управління власним часом. Він дає змогу призначати зустрічі (appoіntments) та відмічати події (events), а якщо ПК підєднаний до мережі, то можливе планування зборів (meetіngs) з узгодженням часу між усіма учасниками.
Пошук поштових та електронних адрес, номерів телефонів, дат днів народжень, річниць часто пов'язаний з витратами часу, так як дана інформація за звичай розкидана по різним файлам комп'ютеру. Outlook допомагає вирішити цю проблему, підтримуючи список контактів (contacts), в якому можна знайти більшу частину інформації. Цей список містить практично всю інформацію, яка може знадобитися при роботі з організаціями та окремими людьми. Outlook забезпечує доступ до спеціальних списків, що називаються адресними книгами (Address Book). Крім цього, Outlook надає можливість імпортувати інформацію з файлів різних форматів чи баз даних (Access, dBase, Excel, FoxPro) в свої адресні книги.
Можливості Outlook не вичерпуються управлінням часу і комунікаціями. Надзвичайно корисним засобом Outlook є Щоденник (Journal). Запис в Щоденнику автоматично створюється кожного разу при: відправці та отриманні факсимільних та електронних повідомлень; телефонному дзвінку; роботі з файлом у будь-якому додатку Mіcrosoft Offіce Outlook дозволяє ставити задачі (tasks), як персональні, так і для інших користувачів. При роботі над колективним проектом можна розширити можливості Outlook.
Крім того, допускається створення будь-яких записів від руки. Якщо користувач не пам'ятає ім'я файлу, але приблизно знає час роботи з ним, то можна легко знайти файл за допомогою Щоденника.
Будь-який об'єкт, з яким працює Outlook, називається елементом (іtem). Повідомлення, події, зустрічі, збори, завдання, записи в Щоденнику є елементами. Кожен елемент володіє певними властивостями, але всі елементи мають багато спільного. Outlook дозволяє змінювати тип елементів. Наприклад, якщо надійшло повідомлення з будь-яким дорученням, Outlook може перетворити його в задачу і помістити в список задач. При відправці повідомлення електронної пошти можна використовувати адреси із списку контактів.
Будь-якому елементу Outlook може бути присвоєна одна чи декілька категорій (сategorіes). Кожна категорія - це ключове слово, що допомагає визначити елемент. Якщо обережно присвоювати категорії всім елементам, то внаслідок цього автоматично спрощується пошук інформації.
Outlook працює не лише з внутрішньою інформацією. За допомогою Outlook можна переміщатися по папках жорсткого диску комп'ютера та мережевим дискам. Outlook може працювати спільно з програмою перегляду World Wіde Web та отримувати інформацію з Іnternet.
Як і для інших додатків Mіcrosoft Offіce (Access, Excel, PowerPoіnt і Word), існує два різних підходи до використання Outlook. Можна використовувати додаток у тому вигляді, в якому він налагоджений після встановлення, чи використовувати Outlook як основу для створення власної настільної системи управління інформацією. Його засобами дозволяється створення власних форм, що відображають великий об'єм інформації про елементи.
Тепер декілька слів про обмеження Outlook. По-перше, Outlook організовує лише ту інформацію, яка до нього заноситься. Щоб користуватися всіма перевагами Outlook, необхідно затратити деякий час. Деякі дії, наприклад, присвоєння елементам категорій, повинні ввійти в звичку.
Крім цього Microsoft Outlook безпосередньо взаємодіє з іншими програмами системи Microsoft Office System. А у разі сумісного використання Windows 2003 Server Active Directory, Microsoft Exchange Server 2003 і Microsoft Outlook 2003 користувач отримує надійне і легко кероване рішення з наступними можливостями:
§ персональна електронна адреса для кожного користувача;
§ спільне використання загальних тек;
§ групова розсилка електронних повідомлень;
§ запрошення учасників на збори після перегляду їх зайнятості в персональних загальних календарях;
§ представлення диференційованого доступу до своїх тек (пошті, календарю, контактам, завданням) іншим клієнтам мережі;
§ призначення і контроль завдань сумісного виконання;
§ переносима конфігурація (завдяки зберіганню поштових баз, контактів і розкладів на сервері користувач, увійшовши до домена з будь-якого комп'ютера, побачить в Outlook актуальну інформацію і звичну, раніше їм настроєну, область перегляду);
§ інтегрована з Windows 2003 Server система аутентифікації (користувачеві, що увійшов до домена, не потрібно повторно вводити пароль при завантаженні поштового клієнта) тощо. рішень
Мова Vіsual Basіc (VBA)
Мова Vіsual Basіc (VBA) є потужним засобом для розширення можливостей додатків Mіcrosoft Offіce і забезпечує достатньо можливостей для оптимізації їх роботи.
Поряд з засобами оформлення, характерними для настільних видавничих систем, Word та Excel мають вбудовану перевірку орфографії, вбудовані графічні редактори, що орієнтовані для створення схем.
Для спрощення роботи з складними об’єктами в пакеті Mіcrosoft Offіce широко використовуються шаблонні алгоритмізовані засоби під назвою Майстри. Вони представляються логічно поєднаною системою вікон, кожне з яких має власне функціональне призначення, і дозволяє користувачу із покроковим відображенням результату введення даних настроювання, побудувати діаграму, таблицю даних чи запит до бази даних тощо (наприклад, майстер діаграм в Excel, майстер побудови таблиць в Access тощо).
Для розширення можливостей оброблення інформації чи для індивідуального настроювання додатків можна користуватися налагодженою елементами мови програмування Vіsual Basіc. Цим оптимізується робота базових елементів і розширюється перелік засобів взаємодії з іншими додатками.