Основным документом для получения наличных является денежный чек установленной формы. По внутрибанковским операциям используется расходный кассовый ордер, который заполняют также индивидуальные заемщики, получающие ссуды в банках, вкладчики и пенсионеры. В оформлении расходных кассовых операций кроме ответственного исполнителя и кассира с целью безопасности и защиты документооборота принимает участие контролер расходных операций.
Для проведения расходных операций заведующий кассой выдает кассирам под отчет наличность, за которую они расписываются в Книге принятых и выданных денег (ценностей), указывая количество проведенных документов и остаток подотчетных сумм.
Получив расходный чек, кассир проверяет тождественность подписей служебных лиц, которые имеют право разрешить выдачу денег, с образцами, которые есть у кассира, и сравнивает сумму, проставленную в документе цифрами и прописью. Далее кассир по номеру чека вызывает получателя и, принимая от него контрольную марку, убеждается в том, что в чек внесены паспортные данные, которые свидетельствуют о личности получателя и есть его расписка о получении денег.
Сверив номер контрольной марки с номером на соответствующем расходном документе, кассир наклеивает марку на чек и выдает указанную сумму.
В конце операционного дня кассир подсчитывает остаток денег в кассе, сравнивая его с расчетным (исходя из суммы принятых денег под отчет и суммы оплаченных расходных документов). Далее он составляет соответствующую справку кассира расходной кассы, подписывает справку, а итоговые кассовые обороты сверяет с записями в кассовых журналах операционных работников. Сверка подтверждается подписями кассира в кассовых журналах и операционных работников – на справке кассира.
Остаток денег и расходные кассовые документы за день вместе со справкой кассира передаются заведующему кассой под расписку в Книге учета принятых и выданных денег (ценностей), который, проверив справку,
подписывает ее и подшивает к документам дня.
В учреждениях банков могут образовываться объединенные кассы – приходно-расходные, деньги в которых и принимают и выдают в порядке, установленном соответственно для приходных и расходных касс.
Закончив операционный день, кассир составляет сводную справку о кассовых оборотах, на обратной стороне которой указывает сумму поступления.
Приняв от всех кассиров деньги, заведующий кассой проверяет сводные справки и документы относительно правильности выведенных остатков с учетом своих записей в Книге учета принятых и выданных денег (ценностей).
Закончив проверку, заведующий кассой составляет сводную справку о кассовых оборотах, в которую включаются данные отчетных справок и записей в журналы о денежных суммах, принятых кассой пересчета и вечерней кассой, а также данные согласно документам, деньги по которым выданы или приняты им лично. Сверив соответствие итогов сводной справки с данными бухгалтерского учета, заведующий кассой добавляет эту справку вместе со справками кассиров приходной и расходной касс к кассовым документам дня. Записав в книгу учета наличности операционной кассы общую сумму прихода и расхода наличных, выводит по книге остаток кассы на следующий день.
Кассовые документы за последние 12 месяцев сохраняются под ответственностью заведующего кассой в денежном хранилище или отдельном сейфе, который передается под охрану.