Кожна господарська операція вносить зміни щонайменше у дві статті балансу. Така особливість операцій зумовлює необхідність відображення її на рахунках бухгалтерського обліку методом подвійного запису.Сутністьподвійного запису полягає у тому, що кожну господарську операцію слід записати двічі – за дебетом одного і кредитом іншого рахунків в одній і тій самій сумі.
Наприклад, коли підприємство виплачує заробітну плату працівникам готівкою, то залишок грошових коштів у касі стає меншим і заборгованість перед працівниками теж зменшується; коли підприємство отримує кредит в банку, то сума грошових коштів на поточному рахунку збільшується на суму кредиту, але виникає заборгованість перед банком на цю ж суму; коли зі складу сировину передають у виробництво, то залишок сировини на складі зменшується, а у виробничому цеху збільшується.
Отже, наведені приклади демонструють, що кожна господарська операція відображається двічі методом подвійного запису.
Значення подвійного запису[2 ]:
1) сприяє здійсненню контролю за рухом господарських засобів та джерел їх утворення, показуючи звідки вони отримані та на які цілі були використані;
2) дозволяє перевірити економічний зміст господарських операцій та правомірність їх здійснення, розпочинаючи від окремої операції та закінчуючи відображенням в балансі;
3) забезпечує виявлення помилок в облікових записах. Кожна сума відображається по дебету та кредиту різних рахунків, тому оборот по дебету всіх рахунків повинен дорівнювати обороту по кредиту всіх рахунків. Порушення цієї рівності свідчить про допущення помилок в записах, які повинні бути виявлені і виправлені.