Більшість документів, як правило, складають у різних структурних підрозділах підприємства або надходять зі сторони (від інших підприємств, організацій, установ, фізичних осіб). Документи після виконання господарських операцій, зафіксованих у них, передаються до бухгалтерії для подальшої обробки.
Бухгалтерська обробка документів полягає у їх перевірці, розцінці (таксуванні), групуванні і контируванні (рис.6.4).
Її мета – підготувати документи до наступних записів на рахунках, регістрах синтетичного і аналітичного обліку і т.д.
перевірка | розцінка (таксування) | групування | контирування | |||||||||
по суті | ||||||||||||
за формою | ||||||||||||
арифметично | ||||||||||||
Рис.6.4. Бухгалтерська обробка документів
Первинні документи підлягають обов'язковій перевірці працівниками, які ведуть бухгалтерський облік.Перевірка по суті – це перевірка документів на доцільність здійснених господарських операцій, відповідність їх чинному законодавству, установчим документам підприємства, встановленим лімітам тощо.
Перевірка за формою – це перевірка повноти і правильності заповнення всіх реквізитів документів, справжності підписів відповідальних осіб, своєчасності складання документа і передачі його до бухгалтерії.
Арифметична перевірка – це перевірка арифметичних підрахунків, здійснених у документах (правильності визначення суми господарської операції).
Забороняється приймати до виконання первинні документи на операції, що суперечать нормативно-правовим актам, встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну і фінансову дисципліну, завдають шкоди державі, власникам, іншим юридичним і фізичним особам. Такі документи повинні бути передані керівнику підприємства, установи для прийняття рішення. Якщо в результаті перевірки внутрішніх документів встановлено недоліки в їх заповненні (неправильно складені або неповністю оформлені), такі документи підлягають дооформленню або заповненню вдруге особами, які їх склали. Якщо виявлено помилки у зовнішньому документі, підприємству, що його склало, надсилають повідомлення про необхідність виправлення помилок. При цьому бухгалтер складає довідку-розрахунок до даного документа і робить правильний бухгалтерський запис. Після перевірки документи підлягають розцінці (таксуванню).Розцінка (таксування) документів – це оцінка господарської операції, оформленої даним документом, у грошовому вимірнику, тобто це проставляння ціни і суми у відповідних графах документа. Групування документів – це об’єднання однорідних за змістом первинних документів у групи і запис у накопичувальні та групувальні відомості для визначення загального підсумку за кожною групою, що значно спрощує і скорочує подальші реєстраційні операції.Контирування документів – це зазначення у документах кореспонденції рахунків (у спеціального відведених для цього графах або у вільних місцях). Документи із зазначеними проводками використовують для відображення господарських операцій, оформлених даними документами, в регістрах синтетичного і аналітичного обліку.Первинні документи, що пройшли обробку, повинні матиНа цьому практично завершується бухгалтерська обробка документів.