Документо­обіг та його організація.

Документообіг – це рух документів від моменту їх складання або одержання від інших підприємств до передачі в архів.З метою упорядкованості руху та своєчасного одержання
для записів у бухгалтерському обліку первинних документів наказом
керівника підприємства, установи встановлюється графік документообігу, в якому вказуються дата створення або одержання
від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до
обліку, передача в обробку та до архіву. Графік документообороту на підприємстві, в установі повинен:Ø забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ;Ø визначати мінімальний строк його знаходження в підрозділі;Ø сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації. Графік документообороту оформляється у вигляді схеми або
переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що
виконуються кожним підрозділом підприємства, установи, а також
усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів
виконання робіт. Працівники підприємства, установи створюють і подають
первинні документи, які відносяться до сфери їх діяльності, за
графіком документообороту. Для цього кожному виконавцю видається витяг із графіка. У витязі наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов’язків виконавця, терміни їх
подання та підрозділи підприємства, установи, до яких передаються
ці документи. Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу на підприємстві, в установі здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії або на обчислювальну установку необхідних документів та відомостей є обов'язковими для усіх підрозділів і служб підприємства.

Документообіг на підприємстві можна представити схематично (рис.6.5):

Рис. 6.5. Процес документообігу на підприємстві