Планування як функція управління військовою організацією
Військова організація раніше була визначена як група військовослужбовців, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальних цілей. Функція планування передбачає прийняття рішення про те, якими повинні бути цілі й що повинні робити члени військової організації, щоб досягнути цих цілей. За допомогою планування забезпечується єдність цілей усіх підрозділів військової організації.
За своєю суттю функція планування відповідає на наступні три головні питання:
1. Де перебуває військова організація тепер? Військові менеджери повинні оцінювати слабкі й сильні боки виконання завдань, що стоять перед військовою організацією. Усе це робиться з метою визначити, чого може реально досягнути військова організація за наявності певних ресурсів.
2. Де повинна перебувати військова організація в майбутньому? Оцінивши можливості й загрози у зовнішньому середовищі такі, як імовірний супротивник, сусіди, постачання, закони, політичні чинники, економічні умови, технології, соціальні й культурні зміни, командування визначає, які повинні бути цілі військової організації й що може зашкодити військовій організації в досягненні цих цілей.
3. Що має зробити командування, щоб військова організація перемістилася з того положення, у якому перебуває зараз, на те, у якому її хоче бачити командування? Військові менеджери повинні вирішити конкретно й у цілому, що мають робити члени військової організації, щоб досягнути цілей військової організації.
За допомогою планування командування прагне встановити основні напрямки зусиль і прийняття рішень, які забезпечать єдність мети для всіх членів військової організації. Інакше кажучи, планування – це один зі способів, за допомогою якого командування забезпечує єдиний напрямок зусиль усіх членів військової організації у досягненні її загальних цілей.
Планування у військовій організації не являє собою окремої одноразової події в силу двох істотних причин. По-перше, деякі військові організації можуть припинити своє існування після досягнення цілей, заради яких вони спочатку створювалися, або змінюють свою мету, якщо повне досягнення первісних цілей майже завершене.
Друга причина, по якій планування має здійснюватися безупинно, це постійна невизначеність майбутнього. У силу змін у зовнішньому середовищі або помилок у судженнях, події можуть розгортатися не так, як це передбачило командування при виробленні планів. Тому плани необхідно переглядати, щоб вони узгоджувалися з реальністю.
2.1.5.1. Визначення, сутність і види планування
Планування –це один зі способів, за допомогою якого командування забезпечує єдиний напрямок зусиль усіх членів військової організації у досягненні загальних цілей.
Планування у військовій організації здійснюється штабом на основі рішень командира.
Штаб розробляє план досягнення мети (цілей), поставленої командуванням. Таким чином, план – основа діяльності військової організації будь-яких розмірів і містить вказівки,кому, яке завдання, у який час вирішувати, які ресурси необхідно виділяти для досягнення мети.
Складання плану розглядається як початковий етап процесу управління.
Планування – це безперервний процес, оскільки військова організація постійно перебуває під впливом зовнішнього середовища. Зміни в зовнішньому середовищі вимагають внесення коректив у плани військової організації.
Єдиного методу планування, який би відповідав кожній ситуації, не існує. Однак необхідно при плануванні обов’язково враховувати рівень організаційної структури.
Таких рівнів три (див. гл. 1.1 п. 1.1.3.3): вищий рівень, середній і нижчий. Відповідно до цих рівнів розрізняють три види планування:
– стратегічне (довгострокове);
– тактичне (середньострокове);
– оперативне (короткострокове).
На вищому рівні застосовується стратегічне планування. "Стратегічне планування являє собою набір дій і рішень, які вжило керівництво, що ведуть до розробки специфічних стратегій, призначених для того, щоб допомогти організації досягнути своїх цілей" [22, с. 256].
Основні елементи стратегічного планування запозичені з військового мистецтва («Стратегія» – «мистецтво воєначальника»). Олександр Македонський, використовуючи стратегічне планування військових операцій, завоював світ [див. п. 1.2.3.1].
Стратегічне планування спрямоване на те, щоб забезпечити успіх військовій організації, закріпити завойовані позиції, визначити довгострокові цілі для подальшого росту.
Разом із тим стратегічний план, з одного боку, зорієнтований на віддалену перспективу, а з другого – повинен бути досить гнучким, щоб при необхідності можна було внести в нього зміни. Це майже програма діяльності військової організації протягом тривалого часу: її необхідно пристосовувати до мінливого внутрішнього й зовнішнього середовища.
На середньому рівні займаються тактичним плануванням,тобто визначають проміжні (середньострокові) цілі на шляху досягнення стратегічних (довгострокових) цілей і завдань. Тактичне планування за своєю суттю подібне до стратегічного планування. Різниця лише в тому, що, якщо у військовій організації, наприклад, три начальники різних підрозділів, то кожен з них повинен координувати або інтегрувати свою діяльність з іншими. І це має бути відбите в плані взаємодії. Тому їх відповідальність із позицій тактичного планування полягає в тому, щоб в основу планування покласти ідеї, які були зароджені при стратегічному плануванні.
Оперативне планування – основа планування. В оперативних планах вказуються стандарти діяльності, описуються процедури, роботи тощо. Вони вписуються в таку систему, за якої кожен спрямовує свої зусилля на досягнення загальних і головних цілей військової організації.
Усі три типи планування становлять загальну систему, яка називається генеральним або загальним планом, або бізнес-планом.
План на всіх рівнях повинен бути розроблений так, щоб не тільки залишатися цінним протягом певних проміжків часу, а й бути досить гнучким, щоб при необхідності можна було здійснити його зміну з урахуванням конфліктності й мінливості обстановки.
Тому планування не являє собою окремого одноразового акту, а повторюється зі зміною обстановки й мети військової організації, тобто планування є циклічним, як і весь процес управління. Плани необхідно переглядати, щоб вони узгоджувалися з реальністю.
Необхідно зазначити, що всі командири й штаби повинні тією чи іншою мірою займатися плануванням. Однак складанням стратегічного плану для всієї військової організації має займатися, у першу чергу, вище командування, а командири нижчого й середнього рівнів беруть участь у цій роботі, надаючи відповідну інформацію й забезпечуючи зворотний зв’язок. У великих військових організаціях, що займаються стратегічним плануванням, командування майже завжди оформляє плани в письмовій формі. На основі рішень командира й планів штаби розробляють безліч письмових документів: оперативні директиви, накази, розпорядження, у яких ставляться мета й завдання підлеглим.
2.1.5.2. Етапи планування. Місія й мета військової організації. «Дерево» цілей
Етапи планування.Динамічна природа військових організацій ускладнює введення однієї специфічної моделі процесу планування. На рис.2.10 наведена одна з можливих моделей планування, що найбільш часто зустрічається, яка складається з 8 етапів:
1. Місія військової організації.
2. Мета військової організації.
3. Оцінка й аналіз зовнішнього середовища військової організації.
4. Оцінка й аналіз внутрішнього середовища військової організації.
5. Аналіз стратегічних альтернатив.
6. Вибір стратегії (вибір найбільш раціонального варіанта дій із усієї безлічі варіантів).
7. Реалізація стратегії (тактичне й оперативне планування).
8. Оцінка (стратегії) планів.
Місія військової організації ‑це сформульоване твердження того, для чого або з якої причини існує військова організація. Місія (головна мета) військової організації формується й задається вищими рівнями військового керівництва. У ній зазвичай деталізуються головні завдання, які поставлені перед військовою організацією, а також визначаються найголовніші її характеристики. Центральним моментом місії є відповідь на запитання: яка головна мета військової організації?
На першому місці при формулюванні місії військової організації повинні стояти інтереси й цінності громадян і держави по захисту Батьківщини від зовнішніх ворогів. Наприклад, у ст. 1 Закону України “ Про Збройні Сили України” сформульована місія Збройних Сил: “ Збройні Сили України – це військове формування, на яке відповідно до Конституції України покладені оборона України, захист її суверенітету, територіальної цілісності й незалежності”.
Місія не повинна залежати від поточного стану військової організації, форм і методів її діяльності, тому що в цілому вона виражає спрямованість у майбутнє, демонструючи, на що спрямовуватимуться зусилля і які цінності при цьому будуть пріоритетними.
Вище військове керівництво несе повну відповідальність за втілення місії в життя шляхом постановки й реалізації цілей військової організації.
Мета військової організації. Місія утворює фундамент для встановлення цілей військової організації. Мета є конкретним кінцевим станом військової організації або бажаним результатом, якого прагне досягти військова організація, виконуючи поставлене завдання. Вони є вихідною точкою для планування й прийняття рішень; мета лежить в основі побудови організаційних відносин; на цілях базується система мотивування, що використовується у військовій організації; нарешті мета є точкою відліку в процесі контролю й оцінки результатів діяльності окремих військовослужбовців, підрозділів і військової організації в цілому.
Існують три типи цілей, які відрізняються проміжком часу, що вимагається для їх досягнення, – довгострокові, середньострокові й короткострокові цілі. Короткостроковими вважаються цілі, які досягаються протягом 0,5-1 року, середньострокові – протягом 2-3 років і довгострокові цілі досягаються через 4-5 років.
Довгострокові, середньострокові й короткострокові цілі використовуються для стратегічного, тактичного й оперативного планування відповідно.
Короткострокові цілі виводяться із середньострокових, а останні з довгострокових. Короткострокові цілі є конкретизацією й деталізацією середньострокових, а останні ‑ довгострокових.
У будь-якій великій військовій організації, що має кілька структурних підрозділів і кілька рівнів управління, складається ієрархія цілей, що представляє собою декомпозицію цілей більш високого рівня в меті більш низького рівня.
«Дерево» цілей.Наочною моделлю ієрархії цілей військової організації є “дерево” декомпозиції (поділу) цілей (рис.2.11).
За допомогою “дерева” цілей описується їх впорядкована ієрархія, для чого здійснюється послідовна декомпозиція (поділ) головної мети на підцілі за наступними правилами:
– головна мета (місія) є коренем і стовбуром дерева, перебуває на вершині графа й визначає кінцевий результат (нульовий рівень);
– реалізація підцілей кожного наступного рівня “кістяка” дерева у вигляді гілок, що розходяться по напрямках, є необхідною умовою досягнення мети попереднього рівня;
– при формуванні “дерева” цілей слід виходити з того, що кожна гілка “дерева” описує результат (ціль), а не спосіб її досягнення;
– підцілі кожного рівня незалежні одна від одної й не виводяться одна із одної;
– мета нижчестоящих рівнів виводяться із цілей вищих рівнів і повинна їм відповідати;
– система цілей кожного рівня підкоряється системі цілей більш високого рівня, до складу якої вона входить.
Кількість рівнів декомпозиції залежить від масштабів і складності поставлених цілей, від прийнятої у військовій організації структури.
Рис. 2.11.. “Дерево” декомпозиції (поділу) цілей
Ієрархія цілей у військовій організації відіграє дуже важливу роль, тому що вона встановлює структуру організацій і забезпечує орієнтацію діяльності всіх підрозділів військової організації на досягнення цілей верхнього рівня. Якщо ієрархія цілей побудована правильно, то кожен підрозділ, досягаючи своїх цілей, робить необхідний внесок у діяльність військової організації по досягненню цілей військової організації в цілому.
Сформулюємо кілька ключових вимог, яким повинні відповідати правильно сформульовані цілі.
По-перше, цілі повинні бути досяжними, але не мають бути занадто легкими для досягнення.
По-друге, цілі мають бути гнучкими, щоб залишалася можливість для їх коректування зі зміною обстановки.
По-третє, цілі мусять бути кількісно вимірними. Якщо цілі не вимірюються, то вони ускладнюють процес оцінки результатів діяльності й викликають конфлікти.
По-четверте, цілі повинні бути конкретними й чітко визначати, що необхідно отримати в результаті діяльності військової організації, у які строки їх слід досягти й хто повинен це зробити.
По-п’яте, цілі мають бути сумісними. Сумісність припускає, що довгострокові цілі відповідають місії, середньострокові – довгостроковим, а короткострокові – середньостроковим цілям.
По-шосте, цілі мають бути прийнятні для всіх військовослужбовців, яким доведеться їх досягати.
Установлення цілей.Процес установлення цілей у різних організаціях відбувається по-різному. В одних організаціях установлення цілей повністю централізоване, в інших – повністю децентралізоване.
Процес установлення цілей у військових організаціях відбувається, головним чином централізованим методом. При такому підході всі цілі підкорені єдиній орієнтації (місії військової організації) і встановлюються зверху вниз.
Загальною вимогою до встановлення цілей є те, що вирішальна роль у всіх випадках повинна належати вищому керівництву військової організації. Для того, щоб ієрархія цілей військової організації знайшла свою логічну завершеність і стала реально діючим інструментом досягнення цілей військової організації, вона повинна бути доведена до кожного військовослужбовця.
Установлені цілі повинні мати статус закону для військової організації, для всіх її підрозділів і для всіх військовослужбовців.
Однак з вимог обов’язковості ніяк не випливає їх вічність і незмінність. У силу динаміки внутрішнього й зовнішнього середовища мету необхідно змінювати. Можна підходити до проблеми зміни цілей у такий спосіб: мета коректується щораз, коли вимагають цього обставини. У цьому випадку процес зміни цілей носить суто ситуативний характер.