Контроль як функція управління військовою організацією

Контроль – діяльність командирів по виміру й оцінці результату діяльності військової організації. Контроль необхідний для підбиття підсумків дій військової організації, виявлення й попередження кризових ситуацій. Найважливішою особливістю контролю є його всеосяжний характер, тому що він забезпечує ефективне здійснення всіх функцій управління.

 

 

2.1.8.1. Сутність і зміст контролю

Виконання завдань військовою організацією не завжди йде так, як було заплановано для досягнення поставлених цілей. Для того, щоб досягти поставленої мети, необхідно періодично зіставляти проміжні результати діяльності з бажаними (запланованими), тобто здійснювати контроль. Для ефективного виконання завдання необхідно здійснювати безперервний контроль, щоб виявити відхилення від норми можливо на більш ранньому етапі, коли корегування не занадто складне й можна швидко й без особливих витрат виправити помилку. Інше призначення контролю зводиться до ролі зворотного зв’язку, що корегує наші плани й дії у зв’язку зі змінами, що мають місце.

Контроль– постійний процес, що забезпечує досягнення організацією прийнятих цілей шляхом своєчасного виявлення виникаючих у ході діяльності військової організації проблем (відхилень від планових завдань, нормативів, стандартів) і змін зовнішнього середовища.

Контроль – комплексна функція, що включає до себе облік, оцінку й аналіз військової організації.

Завдання контролю:

1) збір і систематизація інформації про фактичний стан діяльності військової організації і її результати (облік);

2) оцінка стану й значущості отриманих результатів діяльності військової організації, виявлення відхилень від запланованих завдань (оцінка);

3) аналіз причин відхилень і дестабілізуючих чинників, що впливають на результати діяльності військової організації (аналіз);

4) прогнозування наслідків ситуації, що склалася, й обґрунтування необхідності прийняття коригувальних впливів.

Як видно з вищевикладеного, контроль слід розуміти як вид управлінської діяльності, завдяки якій можна втримувати організацію на потрібному (вірному) шляхи.

"Контроль" виступає як функція зворотного зв’язку в процесі управління: інформаційні потоки в ньому спрямовані від військової організації до командира. Контроль завершує управлінський цикл.

Види контролю.За часом здійснення контроль може бути попереднім, поточним й заключним.

Попередній контрольпроводиться до початку виконання завдання. Його зміст можна сформулювати у виді питання: " чи всі готові до виконання робіт у зв’язку з поставленою метою, що ще необхідно зробити?". Попередній контроль охоплює всі основні ресурси: людські, матеріальні й грошові.

При контролі людських ресурсів особливу увагу слід звертати на кількісний і якісний відбір кадрів. При цьому обов’язково аналізуються професійні й особистісні якості людей, необхідні для виконання поставлених завдань.

При контролі матеріальних ресурсів особлива увага приділяється достатності наявних ресурсів, наскільки вони задовольняють поставленій меті. На цьому етапі визначається перелік постачальників, що забезпечують найбільш якісним озброєнням і військовою технікою, обсяги необхідних запасів і площі складських приміщень.

При контролі фінансів особливо слід звернути увагу на достатність фінансових ресурсів для досягнення поставленої мети. Цей вид контролю здійснюється на етапі складання бюджету.

Поточний контроль. Для поточного контролю діяльність військової організації розбивається на етапи (рис.2.16 – точки 1, 2, 3).

Наприкінці кожного етапу проводиться визначення відхилення поточних результатів діяльності військової організації від запланованих показників. Залежно від величин цих відхилень командування вчиняє або не вчиняє коригувальні дії.

Таким чином, поточний контроль є зворотним зв’язком, за допомогою якого командування коректує діяльність військової організації при зміні зовнішніх чинників і змінних внутрішнього середовища. Без поточного контролю будь-яка діяльність військової організації приречена на невдачу. Жодна військова організація не може успішно виконувати завдання без постійно діючого поточного контролю.

Однак на відміну від класичних замкнених систем зі зворотним зв’язком, таких як термостат, регулятор тиску, стабілізатор напруги, поточний контроль як функція управління військовою організацією є розімкненою системою. У ній функції регулятора виконує командир, вносячи корективи, необхідні для досягнення цілей.

Основне завдання поточного контролю – своєчасне виявлення відхилень і оперативне коректування дій. Чим більш оперативно діє система поточного контролю, тим менші витрати на коригувальні дії. Це дозволяє вчасно військовій організації пристосуватися до зміни в зовнішньому й внутрішньому середовищі. Усе це сприяє підвищенню ефективності діяльність військової організації.

Заключний контроль дозволяє визначити остаточно: мета діяльності військової організації досягнута чи ні.

Якщо мета досягнута, то цикл управління по даній меті закінчується й командування переходить до циклу управління по інших цілях.

Якщо цілі не досягнуті, то командування з’ясовує причини цього й намічає коригувальні заходи щодо всіх або окремим функцій управління. Після цього цикл управління повторюється по невиконаній меті. Накопичивши певний досвід у процесі виконання завдань, можна спланувати їх за необхідності й у майбутньому, щоб уникнути повторення помилок. Вище керівництво може оцінити реалістичність практичних завдань і нормативів, скорегувати їх при необхідності надалі. Після успішного виконання завдання військовослужбовці заохочуються за результатами для зміцнення зв’язку "результат – винагорода" і розвитку їх мотивації надалі.

2.1.8.2. Процес контролю

Процес контролю включає три етапи (рис.2.17):

1) установлення стандартів або цілей;

2) порівняння результатів зі стандартами або цілями;

3) дії (вживання коригувальних заходів).

 

Установлення стандартівздійснюється при плануванні. Як правило, стандарти встановлюються відповідно до цілей, часто виступаючи їх кількісним вираженням. Очевидно, що для встановлення стандартів обираються тільки ті цілі, які можуть бути оцінені за конкретними показниками або критеріям. Стандарти майже завжди існують у певному проміжку часу. Наприклад, якщо мова йде про успішне виконання завдання, то це строки його виконання або ймовірність його виконання. Залежно від характеру виконуваного завдання критерії його оцінки, тобто показники результативності, можуть дуже відрізнятися. Показниками, що найбільше часто зустрічаються, є: вартість, процентна оцінка виконання завдання, рівень ефективності виконання завдання (імовірність його виконання або математичне очікування відверненого збитку). Разом із тим існує й система приватних показників, наприклад, кількість витрачених ракет на знищення одного літака супротивника.

Порівняння результатів зі стандартами. На другому етапі командир установлює масштаби відхилень показників (стандартів), вимірює результати, порівнює їх з реально досягнутими, інформує підлеглих про результати діяльність військової організації й намічає план подальших дій.

Звідси випливає важливість другого етапу – він дає передумови для подальших дій командира. Однак не означає, що при будь-якому зіставленні очікуваного результату й реального, командир вдається до яких-небудь активних дій. Якби в суспільстві за кожну незначну провину громадянина відправляли за ґрати, то хто може поручитися, що із часом усі його члени не виявилися б у в’язниці? Крім того, сам процес виміру будь-якого показника завжди має певну погрішність. Тому перед прийняттям рішення командир повинен визначити масштаб відхилень від стандарту. Це такі граничні відхилення, які не несуть загрозу зриву виконання завдання. Помилки при встановленні масштабу можуть привести до загрози зриву виконання завдання, якщо взятий занадто великий масштаб відхилення. З іншого боку, при малих масштабах контроль стає економічно невигідним. Між тим у низці випадків командир ігнорує великі відхилення одних показників і реагує на дрібні відхилення інших. Так, для залізної дороги ушкодження кузова вагона величезної вартості менш важливе, ніж вихід з ладу дрібної деталі в підшипнику колісної пари, що приводить до катастрофи. Тому стан колісної пари контролюється часто (майже на всіх станціях). Проте не всі показники можна оцінити кількісно. Як виміряти внесок військового вченого. Чи можливо взагалі оцінити в кількісному вираженні продукт творчої діяльності або моральний стан військовослужбовців, ступінь довіри до командирів та інші подібні чинники?

У цих випадках найчастіше для вироблення показника результативності використовуються непрямі оцінки, наприклад, ефективність наукових праць, кількість публікацій, винаходів тощо. До встановлення таких показників необхідно підходити дуже зважене й обережно, помилка у виборі може звести нанівець всю роботу. Якщо, наприклад, при оцінці праці військового вченого як показник результативності взяти обсяг друкованої продукції, то можна бути впевненим, через якийсь час командування буде завалене непотрібними для практики працями. Досвідчені керівники у зв’язку із цим рекомендують при встановленні показників результативності виконання завдання частіше ставити питанням: " Чи сприяє виконана робота досягненню цілей військової організації?"

Дії (вживання коригувальних заходів). Набір можливих дій за результатами контролю не дуже широкий. Існує лише три варіанти поведінки командирів: нічого не вживати, усунути відхилення, переглянути стандарт або ціль.

Реакція "нічого не вживати". Дана реакція аж ніяк не свідчить, що командир – ледар. Навпаки, він досвідчений командир, який не смикає підлеглих у тих випадках, якщо виявлені відхилення не створюють загрози зриву поставлених цілей. Відсутність дій командирів зовсім не означає припинення контролю; як і раніше триває процес виміру результатів і порівняння їх зі стандартами.

Усунення відхилень. Така реакція командирів необхідна у випадку, коли виявлені відхилення створюють загрозу досягненню мети, перевищують установлений масштаб. Завдання цієї дії – зрозуміти причину відхилення й повернути виконання завдання в заплановане русло. На це слід звернути особливу увагу, тому що часто справжня причина відхилень маскується іншими, суто зовнішніми.

Перегляд стандартів або цілей. Не всі відхилення вимагають дій з їх усунення. Головне – не вподібнитися мусі, що б’ється цілий день у шибку з надією вилетіти на вулицю. Іноді стандарт може виявитися завищеним, адже він був установлений до початку роботи, зрештою, він, як усякий плановий показник, може коректуватися. Стандарти коректуються убік підвищення або зниження.

Докладно загальні функції управління викладені в роботі [33, с. 205 – 298].