Робочі місця командирів можуть бути оснащені засобами адміністративного зв’язку й сигналізації, складання, копіювання, зберігання й пошуку текстових документів, виконання креслень і відображення аудіовізуальної інформації, обчислювальною технікою, іншими технічними засобами й пристроями, настільною оргтехнікою й канцелярськими приладами.
Найважливішим елементом робочого місця є засоби адміністративного зв’язку й сигналізації. До них належать телефонна апаратура, візуальні й акустичні засоби пошуку й виклику. Сучасне телефонне обладнання, крім традиційного телефонного апарата, може включати низку спеціальних пристосувань: автовідповідач, телефонний підсилювач, концентратори, автододзвонювач та ін.
Телефонна техніка для командирів постійно удосконалюється. Робочі місця командирів можуть обладнуватися комутаторами оперативного (директивного) зв’язку. Усе ширше застосовуються радіотелефони. Для зв’язку командирів з підлеглими використовуються гучномовні телефонні пристрої.
У кабінетах секретарів командирів вищого рівня може бути встановлена апаратура факсимільного зв’язку. Вона забезпечує повну автоматизацію процесів прийому й передачі інформації й діє цілодобово, тобто й за відсутності абонента. З її допомогою (використовуючи спеціальний пристрій, що кодує, – МОДЕМ) можна передавати будь-яку документальну інформацію (схеми, графіки, фотокартка та ін.) з високою надійністю й оперативністю. Машинописний текст на аркуші стандартного формату А4 (297 х 210 мм) передається факсом протягом 10-180 секунд.
До засобів складання й копіювання текстових документів належать комп’ютер, диктофон, машини, що пишуть, тощо. На пишучих машинах військові менеджери, як правило, безпосередньо не працюють, але існують виключення. Найбільш перспективним засобом складання й копіювання текстових документів уважається персональна ЕОМ (ПЕОМ). Диктофон є різновидом магнітофона, призначений для запису усної мови і її наступного відтворення для використання надалі.
У якості засобів зберігання й пошуку документів, що перебувають у кабінеті командира, можуть використовуватися: обладнання для картотек (адресних, контрольних та інших довідкових матеріалів - вертикальних, плоских, підвісних, поворотних, настільних, пересувних), бокси для документів, папки-регістри тощо. Для виконання технічних операцій з обробки документів застосовують пристосування для скріплення й склеювання, ручні й електричні.
Робоче місце командира має бути укомплектоване також необхідними засобами настільної оргтехніки й канцелярськими приладами. До них належать: картотечні ящики, лотки для документів і канцтовари, електронний годинник, мікрокалькулятор, лічильно-довідкові лінійки, різнобарвні рейтери, фломастери, лінійки, ножиці, стрічка, що склеює, скріпки, папір для заміток і записів, картки, папки із затискувачами та ін.
Прогресивним напрямком удосконалювання організації праці командирів різних категорій є створення автоматизованих робочих місць (АРМ). Основою АРМ є ПЕОМ. Робоче місце обладнується набором засобів збору, зберігання й передачі інформації: дисплеєм, терміналом, копіювальною машиною, засобами зв’язку й швидкісної печаті, обладнанням для включення термінала в локальну мережу, що забезпечує вихід до спеціалізованих баз даних. Технічні засоби АРМ не тільки збирають і зберігають інформацію, а й аналізують її, обробляють, класифікують, підготовляють проекти оптимальних рішень. У цілому АРМ полегшують працю командира, підвищують його ефективність.
2.2.4.4. Послідовність планування робочого часу командиром. Плани роботи
Серед командирів різного рангу ще існує думка, що організація своєї праці – це особиста справа. Цю ситуацію ми розглянули у пункті 2.2.4.2.
Разом із тим необхідно відзначити, що сучасні командири значною мірою переглядають своє ставлення до цього питання й часто вводять елементи ефективної організації праці, більш раціонального використання робочого часу й, насамперед, планування особистої роботи. Для цього вони складають плани роботи.
План – це заздалегідь і всебічно обґрунтована модель майбутньої цілеспрямованої діяльності. Він покликаний забезпечити найбільш високу в даних умовах, місці й відрізку часу ефективність дій. Ці положення повністю підходять й до організації особистої роботи командира.
Плани командира поділяються на: перспективні (довгострокові) ‑ на рік, квартал, місяць; короткострокові – на тиждень або декаду; оперативні – на сьогодні, на завтра або на два-три дні.
Плани командирів різних рівнів повинні бути погоджені із графіками роботи начальників вищих інстанцій, скоординовані усередині всієї військової організації й із завданнями й роботами на місяць й тиждень, які розробляються у всіх військових організаціях Збройних Сил України. Тому існує практика затвердження планів роботи нижчестоящих командирів начальниками вищих рівнів. Якщо командирові доводиться часто контактувати з сторонніми організаціями, урядовими органами, плани необхідно узгоджувати також і з розпорядком їх роботи. Плани дисциплінують як самих командирів, так і їх підлеглих. Вони створюють упевненість і спокій в апараті управління, задають певний темп роботи.
При плануванні необхідно враховувати Закон Паркінсона (емпіричний закон, сформульований істориком Сирилом Норткотом Паркінсоном в його сатиричній статті, надрукованій у британському журналі «The Economist» в 1955 році і пізніше виданою разом з його іншими статтями в книзі «Закон Паркінсона»).
Він говорить: “Обсяг роботи зросте в тій мірі, у якій це необхідно, щоб забрати час, виділений на її виконання”[6, с. 596]. Із цього закону випливає, що чим більше часу планується для виконання якої-небудь роботи, тим більше його витрачається на неї. Відповідно, чим менше часу буде відведено на ту або іншу справу, тим сильнішим буде прагнення її виконати.