Финалом внутренней проверки является суммирование выявленных нарушений и несоответствий, составление итогового отчета. Рассматривая вопрос аудиторского отчета как итогового документа по результатам аудита, под понятием "аудиторский отчет" целесообразно понимать любые официальные документы по результатам аудита, которые передаются руководству предприятия и содержат информацию о результатах проведенной проверки.
Отчетный документ может иметь разные документальные формы - аудиторская справка, аудиторское заключение, справка об экспертизе, докладная записка, отчет о проверке и другие. Сама форма этого документа определяется в приказе о назначении аудиторской проверки.
Отчет должен быть составлен на основе письменной информации внутреннего аудита, в которой должны содержаться сведения обо всех выявленных недостатках и нарушениях в учете и отчетности, а также выделяться те ошибки и исправления которые могут оказать существенное влияние на достоверность отчетности со ссылками на законодательные и нормативные документы. Письменная информация заполняется в двух экземплярах, один из которых передается главному бухгалтеру и руководителю для ознакомления выявления возможных разногласий и урегулирования спорных положений, а другой используется для написания отчета внутреннего аудита, после чего он передается в архив службы внутреннего аудита. В письменной информации должны содержаться:
- состав группы внутреннего аудита;
- реквизиты проверяемого подразделения;
- перечень должностных лиц, ответственных за ведение бухгалтерского учета и составление отчетности;
- период времени, к которому относится аудируемая документация;
- сведения о методике проверки (направления бухгалтерского учета подлежавшие проверке, бухгалтерская документация, проверенная сплошным методом и выборочным, принципы проведения проверки);
- сведения обо всех выявленных недостатках и нарушениях;
- сведения о наиболее существенных нарушениях в учете значительна искажающих отчетность;
- рекомендации по улучшению деятельности с целью ее оптимизации.
При последующих проверках должны быть даны анализ и оценка выполнения или исправления замечаний по фактам предыдущих проверок. Письменная информация подписывается всеми аудиторами, кто проводил проверку. На основании письменной информации составляется отчет, который по структуре в основном повторяет письменную информацию.
Обобщение результатов внутреннего аудита вмещает ряд методических приемов группировки и систематизации его результатов, необходимых для принятия решений по устранению обнаруженных недостатков в деятельности предприятия и профилактики правонарушений. Однородные недостатки обобщают в таблицах, схема:*, ведомостях, в актах аудиторского контроля. Такие мероприятия помогают внутреннему аудитору глубже вникнуть в причины недостатков и порекомендовать руководству предприятия принять более обоснованные решения по результатам аудита.
При обобщении результатов внутреннего аудита и составлении аудиторского отчета по вопросам, связанным с подтверждением финансовых прогнозов и проектов, важное значение имеет понятие существенности. Основная проблема толкования существенности заключается в определении той границы, которая должна разделять существенные и несущественные ошибки (случаи мошенничества). Определение величины существенности зависит от вида того или иного отклонения, обнаруженного аудиторами. Применяются количественные (абсолютные и относительные) и качественные (нормативные и экспертные) оценки.
Отчет дает возможность внутреннему аудитору обратить внимание руководства на соответствующую проблему. Чтобы достичь намеченных целей, отчет не стоит наполнять и перегружать лишними подробностями. Он должен быть четким, точным, понятным и своевременным. Стандартной формы для отчетов внутренних аудиторов нет из-за многогранности объектов проверки, отличий в способностях аудиторов и интересах руководителей.
Принцип составления отчета не отличается от других видов аудита:
1) ссылка только на четко выявленные изъяны в работе аудируемой стороны с указанием характера противоречий с нормативными актами, рекомендательными документами, принципами политики компании;
2) все факты должны фигурировать в промежуточных отчетах и быть озвучены аудируемой стороне еще в ходе проверки;
3) итоговый отчет должен содержать предложения аудиторской команды по устранению и профилактике выявленных ими нарушений или несоответствий.
Аудиторский отчет содержит ряд разделов, которые раскрывают необходимую информацию и предоставляют рекомендации руководству предприятия. Аудиторский отчет должен состоять из вводной, аналитической и итоговой частей.
1. Вводная часть аудиторского заключения содержит:
- название документа в целом;
- дата и место составления;
- основание проведения проверки (приказ руководителя предприятия, протокол решения учредителей);
- фамилии, имена и отчества лиц, принимавших участие в проверке, и должностных лиц, ответственных за деятельность подразделения;
период проверки;
- вопросы, которые были подвергнуты документальной и фактической проверке.
2. Аналитическая часть отчета адресуется должностному лицу, назначившему проверку и должна включать:
- наименование подразделения;
- объекты аудита;
- изложение результатов проверки;
- общую оценку соблюдения законодательства и установленного порядка ведения бухгалтерского учета, оценку оформления хозяйственных операций и их отражение в бухгалтерском и оперативном учете;
- существенные нарушения конкретных нормативно - правовых актов;
- арифметические, логические, документальные и вещественные доказательства установленных нарушений;
- фамилии, имена, отчества и должности лиц, допустивших нарушения, денежное и количественное выражение негативных последствий нарушений.
3. Итоговая часть аудиторского документа содержит оценку аудитора производственно-финансовой деятельности подразделения и ведения бухгалтерского учета, а также предложения по устранению выявленных нарушений, рекомендации подразделению по устранению недостатков до принятия решения по проверке должностным лицом, назначившим проверку, следует указать, какие рекомендации выполнены, а какие считаются неэффективными из-за избыточных расходов.
Итоговый отчет должен указывать на реальные преимущества, полученные в результате изменений, давать руководству предприятия рекомендации о том, что нужно сделать или чего следует избегать в будущем. Хороший отчет аудитора должен стать для администрации предприятия руководством для последующего развития предприятия.
При изложении своего мнения аудитор должен соблюдать строгую объективность, не допускать необоснованных утверждений, выводов и оценок деятельности отдельных лиц или проверяемого подразделения и записывать обвинительные формулировки. Замечания о недостатках и нарушениях, полученных из устных или письменных заявлений отдельных лиц, в отчет включать нельзя. Каждый отраженный в нем факт должен быть всесторонне проверен аудитором. Если руководитель подразделения или другое должностное лицо подразделения имеет возражения или замечания по материалам проведенной проверки, он должен подписать документ о проверке и одновременно приложить к нему свои письменные возражения или замечания. К заключительному документу о проверке прилагаются объяснения других должностных лиц проверяемого подразделения, непосредственно осуществляющие хозяйствующие операции, по мнению аудитора, выполненных с нарушением действующих нормативно-правовых актов.
В случаях, когда необходимо принять срочные меры к устранению выявленных нарушений, составляются промежуточные аудиторские отчетные документы, направляемые руководителю, назначившему проверку, с последующим включением этих сведений в общий документ о проверке. Промежуточные отчетные документы аудитора составляются в ходе аудиторской проверки на тех участках работы предприятия, где вскрыты наиболее значимые нарушения, требующие немедленного принятия мер, и подписываются проверяющими и должностными лицами подразделения.
Только после получения письменного отчета внутренняя аудиторская проверка считается законченной. Итоговый отчет составляется в трех экземплярах: первый передается руководителю, второй адресуется вышестоящей организации, третий направляется в архив, при этом все экземпляры являются первыми. Отчет проверяется и утверждается руководителем службы внутреннего аудита и направляется лицам, которые будут выполнять соответствующие мероприятия по объекту проверки. Отчет обсуждается с руководством предприятия, где проводится внутренний аудит.