Основні правила побудови блок-схеми полягають у наступному:
1. на підставі проведеного опитування працівників підприємства готується основа для блок-схеми у вигляді таблиці, у якій по вертикалі (зліва направо) послідовно вказують підрозділи і посадові особи, що беруть участь у облікових і контрольних процедурах. По горизонталі (зверху-вниз) послідовно відображають всі операції документообігу (від створення чи надходження документів до їх зберігання або виходу за межі підприємства),
2. кожна операція повинна мати свій порядковий номер,
3. схема має починатися з лівого верхнього кута, в якому відображається факт реєстрації документа, і закінчуватись у нижньому правому куті, в якому відображається символ передачі на зберігання, облікового реєстру, переходу документа до іншої схеми, або його передачі за межі підприємства,
4. рух документів у часі відображається по вертикалі, а між відділами чи посадовими особами — по горизонталі,
5. рух кожного примірника документа відображається окремо,
6. символи операцій (X або 0) можуть знаходитися лише на вертикальних лініях,
7. назви документів надписують у середині символів або поряд з ними,
8. потоки інформації показуються пунктиром.
На рисунку 8.5.2. наведено приклад фрагменту блок-схеми.