Забезпечення відповідного рівня якості роботи аудиторської фірми неможливе без формування документації наслідків такої роботи.
Аудиторська документація — це матеріали (робочі документи), підготовлені аудитором (і для аудитора) або одержані ним у зв’язку з проведенням аудиторської перевірки (зберігаються в нього).
Термін «аудиторська документація» в професійній літературі може бути ідентичним до термінів «робоча документація» або «документація».
Визначають дві основних мети, яких досягає аудиторська фірма за допомогою належним чином складеної робочої документації:
1. забезпечення достатніх та відповідних записів, які служать основою для формування аудиторського висновку,
2. забезпечити докази того, що аудиторська перевірка виконана відповідно до МСА та застосовуваних нормативних і законодавчих актів.
Визначені цілі складання аудиторської документації мають внутрішню та зовнішню спрямованість.
Внутрішня спрямованість мети, з якою складається аудиторська документація, полягає в тому, що яким би високим рівнем кваліфікації не володів аудитор, або персонал аудиторської фірми, неможливо після закінчення аудиторської перевірки довести те, що в її процесі аудитором було виконано всі заплановані процедури (починаючи з планування та закінчуючи обґрунтуванням висновку).
Тільки належним чином оформлена документація дозволяє:
1. зафіксувати всі дії, які були виконані фахівцями аудиторської фірми з моменту укладання договору до моменту надання аудиторського висновку,
2. здійснювати перевірку якості виконаних аудиторських процедур працівниками аудиторської фірми,
3. сформувати інформаційну базу щодо клієнтів для подальших аудиторських перевірок чи надання інших послуг.
Зовнішня спрямованість мети полягає в тому, що завжди існує потенційна можливість того, що аудиторській фірмі необхідно буде доводити зовнішній стороні (замовникам, користувачам аудиторського висновку, представникам Аудиторської палати України) те, що перевірку виконано з дотриманням вимог МСА та зроблені висновки мають відповідне обґрунтування.
Після закінчення аудиторської перевірки можуть бути випадки, коли колишній замовник звертається з позовом до суду про компенсацію збитків внаслідок отримання невідповідного аудиторського висновку про фінансову звітність, або може звернутись зі скаргою до АПУ про те, що аудиторська перевірка була проведена неякісно. У таких випадках аудиторська фірма зможе захистити свої професійні інтереси як у судовому розгляді, так і процесі перевірки з боку АПУ лише за допомогою належним чином оформленої робочої документації.
Кожна аудиторська фірма повинна розробити внутрішні стандарти, які розкривають перелік робочої документації, що складається на кожному етапі процесу аудиту, вимоги до її складання, процедури доступів та збереження, терміни зберігання.
Основні вимоги, яких повинна дотримуватись аудиторська фірма при розробці та впровадженні таких внутрішніх стандартів, викладено в МСКЯ 1.
Поняття робочої документації пов’язане з тим, що аудиторська фірма повинна задокументувати стосовно конкретної аудиторської перевірки:
1. виконані аудиторські процедури,
2. отримані відповідні аудиторських доказів,
3. висновки, яких дійшов аудитор.