| Класифікаційна ознака | Вид за класифікаційною ознакою |
| За призначенням | Базова Підсумкова |
| За часом ведення і використання | Постійного використання Поточного використання |
| За джерелами отримання | Від третіх осіб Від підприємства-клієнта Складені аудитором |
| За характером інформації | Правового характеру Про керівництво і персонал підприємства Про економічну основу діяльності підприємства Про систему внутрішнього контролю Про систему бухгалтерського обліку Аудиторські організаційно-функціональні документи Документи оцінки аудиторського ризику Аудиторські документи по перевірці окремих статей і показників річного звіту Кореспонденція аудитора Підсумок |
| За призначенням | Оглядові Інформативні Перевірочні Підтверджувальні Розрахункові Порівняльні Аналітичні |
| За ступенем стандартизації | Стандартизовані Довільної форми |
| За формою подання | Графічні Текстові Комбіновані |
| За технікою складання | Ручні На машинних носіях |
Разом з тим для практичного застосування найбільш важливим є систематизація всього масиву робочих документів за такими ознаками, як:
1. класифікація за призначенням, що поділяє аудиторську документацію на базову та підсумкову,
2. класифікація за часом ведення та використання, що поділяє аудиторську документацію на документацію постійного та поточного використання.
До підсумкової документації традиційно відносять аудиторський звіт та аудиторський висновок, які складаються в результаті вивчення й аналізу інформації, яка міститься у всіх інших робочих документах, що відносяться до відповідної перевірки. Звідси й випливає відповідна форма розподілу аудиторської документації. Важливість такої класифікації полягає в тому, що підсумкова документація є продуктом, кінцевим результатом всієї копіткої праці команди аудиторів. Саме тому міжнародні стандарти аудиту мають спеціальні стандарти, які встановлюють вимоги не тільки до порядку формування аудиторської думки, але й форми її викладення в аудиторському висновку.
Практичний аспект важливості поділу робочої документації на документацію постійного та поточного використання полягає в тому, що основні клієнти аудиторської фірми отримують послуги на проведення аудиту протягом певного часу. Відомо, що МСА враховують ці обставини й передбачають можливість здійснення певних процедур (наприклад, отримання знань про підприємство, вивчення та документування його внутрішнього контролю та ін.) лише при першому випадку укладення договору на аудит. Крім того, процедури аудиту поточної фінансової звітності пов’язані з використанням інформації, яка була відображена у фінансовій звітності попереднього звітного періоду (наприклад, дані про залишки за рахунками, основні операції, договори, контракти, які завершуються в наступному періоді і на які слід звернути увагу при наступних перевірках). Саме тому доцільно складати комплект документів для подальшої роботи. В аудиторській практиці такий комплект документів отримав назву постійного файлу.
Постійний файл створюється для:
1. формування документального забезпечення інформацією підприємство, яка не змінюється на нову дату аудиту. Цим виключається необхідність повторного вивчення широкого кола питань;
2. збереження даних, які стосуються вивчення тенденцій у роботі підприємства;
3. підготовки інформації для нових співробітників, щоб допомогти їм ознайомитися з історією діяльності клієнта, здійсненими операціями.
У постійному файлі доцільно зберігати документи та інформацію постійного характеру для використання в майбутньому. Проте інформація постійного файлу повинна періодично оновлюватись і не мати некорисних й застарілих матеріалів.
Комплект документів постійного файлу, як правило, розміщують в окремій папці. Про всі внесені зміни до складу документів у постійному файлі робиться відповідна позначка про зміст внесених змін із зазначенням прізвища особи, яка вносила відповідні зміни та дату змін. Матеріали, що зберігаються в папці постійного файлу, використовуються в майбутньому для підготовки до чергового аудиту.
Орієнтовний зміст постійного файлу наведено у таблиці 9.3.3.
Таблиця 9.3.3.