Після того, як розроблена програма дослідження, в якій уточнено його об’єкт, предмет, мету, завдання, необхідно визначити сукупність документів, що підлягатимуть безпосередньому аналізу, тобто сформувати вибіркову сукупність.
На відміну від побудови вибірки для деяких інших способів збору інформації (наприклад, опитування), процес відбору документів не підкоряється якомусь чітко визначеному алгоритму.
Припущення про схожість документів, що входять до генеральної сукупності, дозволяє застосувати випадковий відбір. Так, наприклад, для з’ясування рівня зацікавленості молоді тематикою лекцій, які організують фахівці ЦССМ, можна проаналізувати характер питань, що порушуються слухачами на заняттях. Якщо тематика лекцій є ідентичною, можна відібрати для аналізу лише питання тих занять, які потраплять у випадкову вибірку.
У випадку суттєвих розбіжностей між елементами генеральної сукупності доцільно використати стратифіковану вибірку, коли кожна страта репрезентуватиме різні за своїм характером об’єкти сукупності (скажімо, відділи установ соціального захисту та відповідні документи, що регламентують їх діяльність).
Аналізу підлягає, як правило, не вся інформація, що міститься у джерелах, які потрапили до вибірки. Якщо дослідник вивчає особливості службової кар’єри працівників конкретної установи, він не аналізуватиме ту інформацію наказів, розпоряджень, записів у трудових книжках, особових листках з обліку кадрів, що не відображує саме цей процес.
Для визначення обсягу вибірки треба з’ясувати, яка кількість документів здатна репрезентувати вивчаєму сукупність джерел. Так, якщо нам цікава динаміка показників ефективності праці фахівців ЦССМ за декілька останніх років, немає необхідності звертатися до проміжних щоквартальних звітів; доцільнішим буде використання інформації річних звітів як більш узагальненої. При вивченні засобів масової інформації достатньо проаналізувати 12-16 номерів газети чи теле-, радіо днів. Зазвичай вибірка повідомлень засобів масової інформації обмежується 200-600 текстами [125, с.164].
Визначення сукупності документів, зміст яких вивчатиметься, завжди залежить не тільки від мети та завдань дослідження, але й від їх наявності у розпорядженні дослідника та необхідного рівня точності результатів. Якщо підвищення точності аналізу може бути досягнуто залученням додаткових документальних джерел, то у більшості випадків досліднику слід скористатися цією можливістю. Наприклад, об’єктивні відомості про ефективність праці фахівців ЦССМ, що відображені у квартальних та річних звітах, можна доповнити суб’єктивними оцінками працівників ефективності своєї роботи.