За умов стандартизованого спостереженняподія, що є об’єктом аналізу, дробиться на елементи, які можна безпосередньо спостерігати та реєструвати за допомогою спеціального інструментарію чи технічних засобів (аудіо-, відеопристроїв та ін.). Вони мають назву одиниць спостереження та підлягають кодуванню. Наприклад, спостерігаючи за ходом засідання трудового колективу, можна аналізувати виступи ведучого, доповідачів, реакцію аудиторії (останню доцільно диференціювати в залежності від сили, характеру - позитивна, негативна, нейтральна і т.д.). Означені елементи ситуації слід відобразити у відповідній системі кодів.
Кодування елементів ситуації (засідання трудового колективу): а - виступ ведучого, б, г, д і т.д. – виступи доповідачів, А1+ - позитивна реакція на них 1 чоловіка, А2- - негативна реакція двох чоловік. Інформація, яка повідомляється доповідачами, може оцінюватися як конструктивна (наприклад, ак) чи неконструктивна (анк), процедура прийняття рішень (Р) – як одноособова, з урахуванням висловлених думок, суджень (Ро+); одноособова, без врахування думок і суджень учасників засідання (Ро-); колективна (Рк). Доповіді, репліки, обговорення проблеми, прийняті рішення також диференціюються в залежності від предметної області (сфери життєдіяльності колективу).
Складений заздалегідь бланк кодування ознак ситуації дозволяє на етапі опрацювання інформації розшифрувати замітки.
Дані спостережень заносяться в протоколи, картки або щоденники спостереження. Будучи створеними з врахуванням завдань та гіпотез дослідження, вони дозволяють зробити його більш систематизованим та цілеспрямованим та використовувати отриману інформацію для подальшого аналізу.
Протоколи і картки спостереження містять закодовану інформацію щодо досліджуваного об’єкту, хоча в них може бути відведене місце й для особистого коментарю дослідника (див. таблицю 9):
Таблиця 9