Узяття на облік платників податків органами державної податкової служби здійснюється за принципом організаційної єдності реєстраційних процедур, що провадяться державними реєстраторами, та процедур узяття на облік платників податків, що забезпечуються органами державної податкової служби. Цей принцип може бути реалізований одним із способів:
1) через "єдині реєстраційні офіси", утворені у виконавчих комітетах міських рад міст обласного значення або в районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністраціях, де працюють державні реєстратори та в яких виділено робочі місця для працівників підрозділів з обліку платників податків органів державної податкової служби. Робота працівника органу державної податкової служби у такому офісі полягає в отриманні від державного реєстратора відомостей про зареєстрованих юридичних та фізичних осіб – підприємців, а також видачі в установлені години прийому платникам податків довідок про взяття їх на облік в органі державної податкової служби, що здійснюється одночасно з видачею державними реєстраторами таким особам свідоцтв про їх державну реєстрацію;
2) шляхом обміну документами, відомостями між державними реєстраторами та органами державної податкової служби та/або згідно з нормативними актами щодо порядку взаємодії державних реєстраторів та органів державної податкової служби з питань надання відомостей з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців.
Для забезпечення повноти обліку платників податків органи державної податкової служби станом на 1-ше число кожного місяця проводять звірку районного рівня Єдиного банку даних про платників податків – юридичних осіб, а також Реєстру фізичних осіб з даними відповідних органів державної реєстрації та органів статистики з обов'язковим складанням актів звірок.
Крім того, органи державної податкової служби координують свою діяльність з питань обліку платників податків з фінансовими органами, органами Державного казначейства України, органами служби безпеки, внутрішніх справ, прокуратури, статистики, державними митною та контрольно-ревізійною службами, іншими органами, що здійснюють контроль, установами банків, а також із податковими службами інших держав.
Узяття на облік як платників податків - юридичних осіб та відокремлених підрозділів юридичних осіб здійснюється за їх місцезнаходженням відповідними органами державної податкової служби після внесення відомостей про них до Єдиного державного реєстру або, у випадках, передбачених законодавством, після присвоєння ідентифікаційних кодів за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України.
Військові частини в десятиденний строк з моменту одержання свідоцтва про реєстрацію військової частини як суб'єкта господарської діяльності інформують про це органи державної податкової служби за місцем своєї дислокації.
Неприбуткові організації, які повністю фінансуються з бюджету, обслуговуються централізованими бухгалтеріями виконавчих органів місцевої влади і самоврядування в частині розрахунків оплати праці працівників та перерахування до бюджету податків, зборів, інших обов'язкових платежів і не мають власних поточних рахунків у фінансових установах, можуть не обліковуватись в органах державної податкової служби. Установа або організація, яка обслуговується централізованою бухгалтерією, надає до органу державної податкової служби підтвердження від централізованої бухгалтерії факту її обслуговування. Узяття на облік установи або організації, що прийняла рішення про самостійну сплату податків, здійснюється після прийняття такого рішення за заявою установи або організації.
Підставою для взяття юридичної особи на облік в органі державної податкової служби є надходження до цього органу повідомлення державного реєстратора про проведення державної реєстрації юридичної особи та відомостей з відповідної реєстраційної картки. Узяття юридичної особи на облік органами державної податкової служби здійснюється також на підставі відповідного повідомлення державного реєстратора про судове рішення щодо відміни державної реєстрації припинення юридичної особи та внесення відповідного запису до Єдиного державного реєстру.
Підставою для взяття на облік відокремленого підрозділу юридичної особи є надходження повідомлення про створення відокремленого підрозділу юридичної особи від державного реєстратора до органу державної податкової служби за місцезнаходженням відокремленого підрозділу.
Про отримання повідомлення від державного реєстратора підрозділом з обліку платників податків органу державної податкової служби щодо кожної юридичної особи (відокремленого підрозділу) робиться запис у журналі обліку платників податків - юридичних осіб за ф. N 2-ОПП (додаток 2). Отримані від державного реєстратора відомості обробляються засобами відповідного програмного забезпечення згідно з регламентом такої обробки та вносяться до районного рівня Єдиного банку даних юридичних осіб.
На бажання платника податків - юридичної особи (у тому числі тієї, стосовно якої не надійшли відомості від державного реєстратора) узяття його на облік може бути здійснене органом державної податкової служби на підставі документів:
- заяви за ф. N 1-ОПП (додаток 1);
- копії свідоцтва (документа) про державну реєстрацію (легалізацію);
- копії документа, що підтверджує присвоєння ідентифікаційного коду за ЄДРПОУ.
Одночасно з поданням заяви платником податків - юридичною особою пред'являються оригінали перелічених документів.
Для взяття на облік відокремлений підрозділ юридичної особи, подається до органу державної податкової служби за своїм місцезнаходженням:
- заява за ф. N 1-ОПП;
- копію витягу з Єдиного державного реєстру із зазначенням відомостей про відокремлений підрозділ або копія документа, що підтверджує присвоєння ідентифікаційного коду за ЄДРПОУ.
Одночасно з поданням заяви платником податків - відокремленим підрозділом пред'являється оригінал такого документа.
На обліку в органах державної податкової служби повинні перебувати угоди про розподіл продукції та договори про спільну діяльність на території України без створення юридичних осіб, при виконанні яких виникають обов'язки за сплатою податків і зборів (обов'язкових платежів), передбачених законодавством. Документи, що стосуються договору чи угоди, зберігаються в особовій справі платника податків.
Для взяття на податковий облік угоди про розподіл продукції подаються такі документи:
- заява за ф. N 1-ОПП;
- завірена в нотаріальному порядку копія зареєстрованої угоди про розподіл продукції;
- копія свідоцтва про державну реєстрацію угоди про розподіл продукції.
Для взяття на облік договору про спільну діяльність без створення юридичної особи платник податків (резидент), що призначений учасниками договору відповідальним за утримання та внесення податків до бюджету під час виконання договору, за своїм місцем перебування на податковому обліку подає такі документи:
- заяву за ф. N 1-ОПП;
- завірену копію договору (контракту) про спільну діяльність;
- інформаційну картку договору з відміткою органу, що здійснив державну реєстрацію договору (тільки для договорів про спільну діяльність за участю іноземного інвестора).
Дані із заяв про взяття на облік платників податків заносяться до районного рівня Єдиного банку даних юридичних осіб та фіксуються у журналі за ф. N 2-ОПП. З моменту взяття на облік платник податків уважається таким, що перебуває на загальній системі оподаткування, якщо ним не обрано інший спосіб оподаткування відповідно до законодавства.
Узяття на облік платника податків органом державної податкової служби провадиться протягом двох робочих днів після надходження відомостей від державного реєстратора чи заяви від платника податків та здійснюється датою внесення даних до Єдиного банку даних юридичних осіб за номером, який відповідає порядковому номеру реєстрації відповідного повідомлення державного реєстратора чи заяви платника податків у журналі обліку платників податків - юридичних осіб за ф. N 2-ОПП.
Дані про дату взяття (постановки) на облік платника податків - юридичної особи чи відокремленого підрозділу юридичної особи орган державної податкової служби на другий робочий день після взяття на облік передає відповідному державному реєстратору для внесення цих відомостей до Єдиного державного реєстру.
Після взяття платника податків на облік орган державної податкової служби формує довідку про взяття на облік платника податків за ф. N 4-ОПП. Залежно від способу взаємодії органу державної податкової служби та державного реєстратора або категорії платника податків така довідка:
а) видається платнику податків працівником органу державної податкової служби в "єдиному реєстраційному офісі" одночасно з отриманням таким платником свідоцтва про державну реєстрацію;
б) не пізніше наступного робочого дня після взяття на облік платника податків передається органом державної податкової служби державному реєстратору для видачі її суб'єкту господарської діяльності одночасно з видачею свідоцтва про державну реєстрацію;
в) не пізніше наступного робочого дня після взяття на облік платника податків направляється органом державної податкової служби платнику податків поштою з повідомленням про вручення.
Про видачу довідки за ф. N 4-ОПП робиться запис у журналі реєстрації довідок про взяття на облік платників податків за ф. N 14-ОПП. Довідка про взяття на облік не потребує додаткової реєстрації у загальному відділі чи канцелярії органу державної податкової служби. Довідка про взяття на облік платника податків за ф. N 4-ОПП є єдиним документом, який підтверджує взяття платника податків на облік в органі державної податкової служби.
Підрозділи обліку платників податків після взяття на облік платника податків формують його облікову справу, яка зберігається до ліквідації платника податків або зняття його з обліку в одному органі державної податкової служби і взяття на облік в іншому, тобто у випадку зміни місцезнаходження платника податків, у підрозділі обліку юридичних осіб.
Підрозділ, який веде облік платників податків, не пізніше наступного дня після взяття платника податків на облік друкує та передає списки платників податків, узятих на облік, до підрозділів з питань оподаткування юридичних осіб для подальшого контролю за поданням ними податкової звітності. Підрозділи з питань оподаткування формують облікову справу на кожного платника.
Для забезпечення повноти обліку платників податків, якщо юридична особа, що має відокремлений підрозділ, перебуває на обліку в іншому органі державної податкової служби, після взяття відокремленого підрозділу на облік орган державної податкової служби в 10-денний термін надсилає повідомлення про створення відокремленого підрозділу за ф. N 17-ОПП до того органу державної податкової служби, де зазначена юридична особа перебуває на обліку. Таке повідомлення надсилається й у разі зміни місцезнаходження, що пов'язане зі зміною адміністративного району або включенням/виключенням відокремленого підрозділу до/із категорії великих платників податків, при цьому в повідомленні вказується причина зміни місця перебування відокремленого підрозділу на обліку в органі державної податкової служби. Копія повідомлення підшивається до облікової справи відокремленого підрозділу.