Ефективність роботи цих органів в значній мірі обумовлена наявністю потрібної інформації про доходи, економічний стан та фінансові перспективи платників, їхні господарські стосунки з іншими суб'єктами підприємницької діяльності, мережу господарських об’єктів, наявність відповідних дозволів та обмежень, податкову поведінку, засновників і власників тощо.
Оподаткування передбачає систематизацію за певними критеріями усіх платників податків та внесків до цільових державних фондів. З цією метою заводяться реєстри платників, зведена інформація про платників концентрується у банках даних центральних податкових органів. Зважаючи на конфіденційний характер податкової інформації, при проектуванні інформаційних масивів фіскальних органів значна увага приділяються питанням їх захисту від несанкціонованого доступу.
Основними реєстрами, на підставі яких систематизується інформація про платників податків, є Державний реєстр фізичних осіб (ДРФО) та Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України.
Обов'язкова ідентифікація суб’єктів підприємницької діяльності - юридичних осіб запроваджена в Україні з 1 січня 1996 року постановою Кабінету Міністрів від 22 січня 1996 року «Про створення Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України».
Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) створений для забезпечення єдиних принципів ідентифікації суб’єктів господарської діяльності та їх державного обліку в межах усієї держави, забезпечення державних органів інформацією про таких суб’єктів, взаємодії на єдиних методологічних засадах з базами даних податкових та інших зацікавлених державних органів. Обов'язки формування та ведення такого реєстру покладено на органи державної статистики, які присвоюють суб’єктам господарської діяльності ідентифікаційні коди та коди класифікаційних ознак.
Для моніторингу за податковою поведінкою підприємств та організацій Державна податкова адміністрація України веде Єдиний банк даних про платників податків - юридичних осіб, який є автоматизованою системою збору, накопичення та обробки даних про підприємства і організації – платників податків. Єдиний банк формується з інформаційних масивів, створених на рівні низових інспекцій, які безпосередньо обслуговують платників.
Єдиний державний реєстр юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців - автоматизована система збирання, накопичення, захисту, обліку та надання інформації про юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців. Єдиний державний реєстр створюється з метою забезпечення органів державної влади, а також учасників цивільного обороту достовірною інформацією про юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців з Єдиного державного реєстру.
Єдиний державний реєстр ведеться на електронних носіях відповідно до державних стандартів, що забезпечують його сумісність і взаємодію з іншими інформаційними системами та мережами, що складають інформаційний ресурс держави.
Державна реєстрація юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців - засвідчення факту створення або припинення юридичної особи, засвідчення факту набуття або позбавлення статусу підприємця фізичною особою, а також вчинення інших реєстраційних дій, які передбачені цим Законом, шляхом внесення відповідних записів до Єдиного державного реєстру.
Порядок проведення державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців включає, зокрема:
- перевірку комплектності документів, які подаються державному реєстратору, та повноти відомостей, що вказані в реєстраційній картці;
- перевірку документів, які подаються державному реєстратору, на відсутність підстав для відмови у проведенні державної реєстрації;
- внесення відомостей про юридичну особу або фізичну особу - підприємця до Єдиного державного реєстру;
- оформлення і видачу свідоцтва про державну реєстрацію та виписки з Єдиного державного реєстру.
Зміни до установчих документів юридичної особи, а також зміна прізвища та/або імені, та/або по батькові (далі - імені) або місця проживання фізичної особи - підприємця підлягають обов'язковій державній реєстрації шляхом внесення відповідних змін до записів Єдиного державного реєстру.
Державний реєстр фізичних осіб-платників податків та інших обов'язкових платежів - це автоматизований банк даних, створений для забезпечення єдиного державного обліку фізичних осіб, які зобов'язані сплачувати податки та збори у порядку і на умовах, що визначаються законодавчими актами України. Державний реєстр створюється державною податковою адміністрацією України і складається з інформаційного фонду, що міститься у базах даних податкового органу, ДПА в Автономній Республіці Крим, областях та інших податкових органів, які їм підпорядковані.
Для осіб, які через свої релігійні або інші переконання відмовляються від прийняття ідентифікаційного номера та офіційно повідомляють про це відповідні державні органи у паспортах робиться відмітка про наявність у них права здійснювати будь-які платежі без ідентифікаційного номера. Громадяни України, які відмовились від прийняття ідентифікаційного номера, обліковуються як платники податків та інших обов'язкових платежів за серією та номером паспорта.
Створення Державного реєстру забезпечує:
- повний облік фізичних осіб, які сплачують податки та інші обов'язкові платежі, з однозначною їх ідентифікацією;
- організацію автоматизованої обробки інформації про сплату податків та інших обов'язкових платежів фізичними особами в режимі комп'ютерної мережі;
- взаємодію податкових органів з метою забезпечення контролю за правильністю та своєчасністю сплати податків фізичними особами;
- організацію нормативно-довідкової інформації для взаємодії податкових органів з іншими державними органами.
До інформаційного фонду Державного реєстру включаються такі дані:
- індивідуальні ідентифікаційні номери, що надаються фізичним особам-платникам податків та інших обов'язкових платежів і зберігаються за ними протягом усього їх життя;
- загальні відомості про фізичних осіб-платників податків;
- інформація про сплату фізичними особами податків.
Джерелами формування інформаційного фонду Державного реєстру є:
- дані державних податкових органів по районах, районах у містах і містах без районного поділу про фізичних осіб-платників податків;
- інформація підприємств, установ, організацій всіх форм власності, включаючи Національний банк України та його установи, комерційні банки, інші фінансово-кредитні установи, та фізичних осіб-суб'єктів підприємницької діяльності про суми виплачених фізичним особам доходів і утриманих з них податків та інших обов'язкових платежів;
- інформація виконавчих комітетів місцевих Рад народних депутатів та інших органів, уповноважених проводити державну реєстрацію (ліцензування) фізичних осіб-суб'єктів підприємницької та іншої діяльності;
- відомості міських і районних відділів (управлінь) внутрішніх справ про громадян, які прибули на проживання в даний район або місто чи вибули з них;
- відомості відділів реєстрації актів громадянського стану виконавчих комітетів місцевих Рад народних депутатів про громадян, які померли.
До Державного реєстру вноситься інформація про осіб, які:
- постійно проживають в Україні, мають об'єкти оподаткування і зобов'язані сплачувати податки;
- не мають постійного місця проживання в Україні, але відповідно до чинного законодавства зобов'язані сплачувати податки в Україні.
Підприємства, установи та організації всіх форм власності, а також фізичні особи-суб'єкти підприємницької діяльності уповноважені проводити державну реєстрацію (ліцензування) фізичних осіб-суб'єктів підприємницької та іншої діяльності, зобов'язані в місячний термін подавати до податкового органу за місцем постійного проживання платників податків, а для осіб, які не мають постійного місця проживання в Україні, - за місцем отримання доходів або за місцезнаходженням іншого об'єкта оподаткування, відомості для присвоєння ідентифікаційного номера фізичній особі, за винятком осіб, які через свої релігійні або інші переконання відмовилися від прийняття ідентифікаційного номера та офіційно повідомили про це відповідні державні органи.
Ідентифікаційний номер з Державного реєстру є обов'язковим для використання підприємствами, установами, організаціями всіх форм власності в разі:
- виплати доходів, з яких утримуються податки згідно з чинним законодавством України;
- укладення цивільно-правових угод, предметом яких є об'єкти оподаткування та щодо яких виникають обов'язки сплати платежів;
- відкриття рахунків в установах банків.
Первинні звітні та облікові документи, пов'язані з проведенням операцій, які не мають ідентифікаційних номерів, вважаються недійсними, за винятком звітних та облікових документів, у яких відсутні ідентифікаційні номери осіб, які через свої релігійні або інші переконання відмовилися від прийняття ідентифікаційного номера та офіційно повідомили про це відповідні державні органи.
Дані Державного реєстру використовуються виключно для обліку одержаних доходів, об'єктів оподаткування, повноти та своєчасності сплати податків та інших обов'язкових платежів. Відомості Державного реєстру є інформацією з обмеженим доступом і надаються іншим державним органам відповідно до чинного законодавства.
Реєстр фізичних осіб - платників податків суб'єктів підприємницької діяльності - це банк даних платників податків, який створюється для забезпечення єдиного податкового обліку платників податків - фізичних осіб в органах державної податкової служби і який є складовою частиною ДРФО.
Єдиний банк даних про платників податків - юридичних осіб - це автоматизована система збору, накопичення та обробки даних про платників податків. Формується з районних рівнів Єдиного банку даних юридичних осіб державних податкових інспекцій в районах, містах і районах у містах, а також міжрайонними та об'єднаними інспекціями і ведеться Державною податковою адміністрацією України.
Крім того, органи державної податкової служби в Україні формують і ведуть такі основні реєстри:
- реєстр неприбуткових організацій і установ - це автоматизована система збору, накопичення та обробки даних про неприбуткові організації та установи;
- реєстр платників податків постійних представництв нерезидентів в Україні - це автоматизований банк даних, створений для забезпечення обліку платників податків - постійних представництв нерезидентів в Україні.
- реєстр договорів про спільну діяльність - це автоматизований банк даних, створений для забезпечення єдиного обліку платників податків, які здійснюють свою діяльність за договорами про спільну діяльність.
- реєстр великих платників податків - це складова частина Єдиного автоматизованого банку даних про платників податків - юридичних осіб, яка забезпечує облік великих платників податків.
Реєстр платників податку на додану вартість – це автоматизована система збору, накопичення та обробки даних про осіб, які, згідно із Законом України "Про податок на додану вартість" зобов'язані здійснювати утримання та внесення до бюджету податку, що сплачується покупцем.
Особи, які не є платниками податку на додану вартість, та особи, які здійснюють імпорт товарів і сплачують податок на додану вартість при ввезенні цих товарів, але не підпадають під визначення платників податку, не повинні проходити реєстрацію та отримувати індивідуальний податковий номер.
Реєстр створюється з метою:
- забезпечення єдиних принципів ідентифікації платників податку на додану вартість та їх реєстрації в органах державної податкової служби;
- забезпечення органів державної податкової служби інформацією з Реєстру для здійснення контролю за справлянням податку на додану вартість;
- організації суцільного й вибіркового аналізу;
- надання відомостей, що містяться в Реєстрі, іншим державним органам відповідно до чинного законодавства України.
При включенні до Реєстру будь-якої особи, діяльність якої підлягає оподаткуванню, їй присвоюється індивідуальний податковий номер платника податку на додану вартість. Індивідуальний податковий номер є єдиним для всього інформаційного простору України і зберігається за платником податку на додану вартість до моменту виключення його з Реєстру в зв'язку із вибуттям зі складу платників податку на додану вартість.