Подготовка текста сообщения электронной почты должна быть так же проста, как и любого другого письма. Многие пакеты электронной почты имеют хорошие многофункциональные текстовые редакторы, позволяющие легко подготавливать текст. Текстовый редактор предоставляет такие возможности, как перемещение по тексту с помощью мыши или клавиш управления курсором, выделение текста, вырезка и вставка текста, установка полей и табуляции. Должны иметься средства контекстного поиска и замены текстовых фрагментов.
К дополнительным относятся следующие возможности:
• выделение текста полужирным, курсивом или подчеркиванием;
• выбор шрифта, его размера и цвета;
• работа с составными документами, включая текст, графические изображения, электронные таблицы, информацию из баз данных, речь или музыку. При работе с сообщениями, содержащими элементы мультимедиа, необходимо использование интерфейсов WYSIWYG, чтобы увидеть сообщение именно в том виде, в каком его получит адресат;
• просмотр исходного сообщения при подготовке ответа, включая возможность извлечения из него фрагментов и вставки их в редактируемое сообщение;
• проверка правописания и грамматики, полезная для деловой корреспонденции, когда профессионализм и точность являются определяющими.