Обычно для того, чтобы переслать кому-то файл с помощью телекоммуникационной программы, необходимо договориться о времени пересылки, согласовать протоколы пересылки, установить связь друг с другом и, наконец, переслать файл. Используя же возможности присоединения файлов к почтовым сообщениям, вы посылаете файл вместе со своим сообщением электронной почты. Файл будет передаваться вместе с почтовым сообщением и считываться вместе с ним.
Большинство систем позволяет передавать вместе с сообщением электронной почты текстовые файлы. Любой файл, не являющийся текстовым, называется двоичным. Лучшие пакеты электронной почты позволяют посылать самые разнообразные двоичные файлы: программное обеспечение, графику, данные, текст, анимацию, речь, звук или видео. Допускается пересылка мультимедийной презентации в виде одного сообщения. Иначе говоря, ваше письмо танцует, поет и разговаривает.
Присоединение файла занимает столько же времени, сколько требуется для ввода его имени или же осуществляется простым перетаскиванием пиктограммы этого файла на специальную панель присоединения с помощью мыши.
Некоторые пакеты содержат утилиты, позволяющие сжимать присо-единяемый файл, пересылать его, а по прибытии распаковывать. Сжатие файлов уменьшает время передачи файла и экономит дисковую память на сервере, где эти файлы сохраняются.
Достаточно редко системы электронной почты содержат антивирусные средства, проверяющие присоединенные файлы на наличие вирусов перед тем, как разрешить доступ к ним.