Процесс чтения электронной почты должен быть простым и понятным. Некоторые пакеты позволяют «прокручивать» в окне текст сообщения, другие отображают сообщение страница за страницей. Лучшие системы электронной почты позволяют просматривать несколько сообщений одновременно.
Во многих пакетах имеется ящик входящей почты (Inbox или In-basket). Это легкодоступная область, где хранятся все новые сообщения электронной почты. Ящики входящей почты особенно полезны для работы в автономном режиме (offline). После того как вы подсоединяетесь к службе электронной почты, вся новая почта помещается в ящик входящей почты, и вы отключаетесь от системы. После этого почта просматривается в удобное для вас время без затрат на использование каналов связи в автономном режиме.
При работе с ящиками входящей почты имеется и ряд других возможностей. Некоторые пакеты электронной почты позволяют просматривать присоединенные текстовые файлы. Можно просматривать некоторые типы графических изображений и прослушивать звуковые сообщения. Иногда определяется тип присоединенного файла и вызывается программное обеспечение, необходимое для его отображения.
При работе с ящиком входящей почты можно сортировать сообщения. Обычно сообщения сортируются по следующим признакам:
· дата доставки;
· дата отправления;
· приоритет;
· имя автора сообщения;
· размер;
· тема сообщения.
Некоторые пакеты электронной почты позволяют осуществлять контекстный поиск сообщений в ящике входящей почты или в других папках по заданному критерию. Если, например, вас интересуют последние результаты в области маркетинга, то в новой почте ищутся все письма, содержащие выражение «результаты маркетинга». Все найденные сообщения будут отмечены.
Обработка сообщений: ответ, переадресация, удаление
После прочтения сообщения могут подвергаться различной обработке. Чаще всего для ответа на сообщение нужно щелкнуть клавишей мыши или ввести команду.
Ответ является новым сообщением, причем поля получателя сообщения (автора только что прочитанного вами сообщения) и темы сообщения (темы прочитанного сообщения) заполняются автоматически.
Несложно выполнить и переадресацию сообщения. Хорошее программное обеспечение электронной почты позволяет выбрать получателя сообщения из списка имен, добавить короткую заметку, отредактировать первоначальный текст и присоединить к нему файлы.
Удаление сообщения после его прочтения позволяет экономить память на дисках и поддерживать порядок в вашем почтовом ящике. В некоторых системах электронной почты сообщения удаляются автоматически по истечению заданного времени хранения.