Податковий агент, який нараховує (виплачує, надає) оподатковуваний дохід на користь платника податку, водночас виконує обов’язки нарахування, утримання та сплати (перерахування) податку до бюджету. Податок сплачується за рахунок найманого працівника шляхом відрахування із суми нарахованого оподатковуваного доходу за відповідною ставкою. Обов'язок нарахування, утримання та сплати (перерахування) податку покладено на податкового агента й у випадку виплати платнику податку інших оподатковуваних доходів, тобто у вигляді іншому, ніж заробітна плата, з джерелом їх походження з України .
Згідно з нормами Бюджетного Кодексу України від 08.07.2010 р. N 2456-VI податок на доходи фізичних осіб підлягає зарахуванню до відповідного місцевого бюджету. До бюджету податок сплачується (перераховується) шляхом подання до банківської установи податковим агентом єдиного платіжного документа, який відображає загальну суму утриманих податків на доходи всіх фізичних осіб такого податкового агента. Платіжний документ щодо сплати податку є обов’язковою умовою прийому банківськими установами документів на отримання коштів для виплати належних платникам податку доходів.
Відповідно до п. 5 ст. 341 Господарського Кодексу України від 16.01.2003 N 436-IV установи банків забезпечують розрахунки відповідно до законодавства та вимог клієнта на умовах договору на розрахункове обслуговування. Причому поняття «установи банків» ототожнюється з поняттям «банківські установи» (п. 2, 3 ст. 386 Господарського Кодексу від 16.01.2003 N 436-IV). У контексті уточнення змістовного наповнення поняття «банківська установа» потребує додаткового визначення поняття «банк». Згідно зі ст. 2 Закону України від 07.12.2000 N 2121-ІІІ «Про банки і банківську діяльність» банк - це юридична особа, яка має виключне право на підставі ліцензії Національного банку України здійснювати у сукупності такі операції: залучення у вклади грошових коштів фізичних і юридичних осіб та розміщення зазначених коштів від свого імені, на власних умовах та на власний ризик, відкриття і ведення банківських рахунків фізичних та юридичних осіб.
Не оподатковуються під час нарахування чи виплати платникам податків такі доходи (прибутки):
- дохід орендодавця у випадках, передбачених п. 170.1 ст. 170. Податок сплачується щоквартально;
- інвестиційний прибуток (п. 170.2 ст. 170 Кодексу), крім випадку, передбаченого пп. 170.2.9 ст. 170, яким передбачено, що платник податку, який проводить операції з інвестиційними активами з використанням послуг професійного торговця цінними паперами, включаючи банк, має право укласти договір з таким торговцем про виконання ним функцій податкового агента. Податок сплачується за наслідками року;
- дохід від відчуження за рішенням суду про зміну власника та перехід права власності на об'єкт нерухомості/рухомого майна. Податок сплачується за наслідками року;
- дохід у вигляді успадкованого майна (крім спадкоємців-нерезидентів). Податок сплачується за наслідками року;
- іноземні доходи. Податок сплачується за наслідками року.
Відповідно вищеперелічені доходи (прибутки) відображаються платником податку у річній податковій декларації.
Податковий агент може здійснювати нарахування та сплату оподатковуваного доходу на користь платника податку у грошовій (у тому числі готівкою, отриманою як виручка в касу підприємства), або в негрошовій формі. У випадку виплати оподатковуваного доходу у негрошовій формі або готівкою з каси граничним терміном сплати (перерахунку) податку до бюджету встановлюється один банківський день, що настає за днем такого нарахування чи виплати оподатковуваного доходу.
Платник податку за наслідками звітного податкового року обчислює загальний річний оподаткований дохід, включаючи отримані доходи від особи без статусу податкового агента та іноземні доходи. До доходів, отриманих від особи, яка не є податковим агентом, можуть належати:
доходи від продажу об’єктів майнових і немайнових прав, зокрема інтелектуальної (промислової) власності, та прирівняні до них права, доходи у вигляді сум авторської винагороди, іншої плати за надання права на користування або розпорядження іншим особам нематеріальним активом (творами науки, мистецтва, літератури або іншими нематеріальними активами), об'єкти права інтелектуальної промислової власності та прирівняні до них права (далі - роялті), у тому числі отримані спадкоємцями власника такого нематеріального активу .
дохід у вигляді вартості успадкованого чи отриманого у дарунок майна у межах, що оподатковується .
інші доходи.
Податкові агенти зобов'язані подавати Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку (Форма 1ДФ), затверджений наказом ДПА №1020 від 24.12.2010 р.
Податковий розрахунок подається окремо за кожний квартал (податковий період) протягом 40 календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного кварталу.
В формі 1ДФ по кожному працівнику наводиться:
сума нарахованого доходу;
сума виплаченого доходу;
сума нарахованого податку;
сума перерахованого податку;
Сплата (перерахунок) утриманого податку здійснюється юридичною особою за своїм місцезнаходженням та місцезнаходженням уповноважених сплачувати податок відокремлених підрозділів та відокремленим підрозділом, що має відповідні повноваження за своїм місцезнаходженням одночасно при поданні документів на отримання коштів для виплати належних платникам податку доходів. Податок вважається сплаченим з моменту надходження відповідного податкового платежу на розподільні рахунки, відкриті в територіальних управліннях Державної казначейської служби України. Податкові платежі здійснюються платниками через банківські установи, у яких вони обслуговуються, та через підприємства поштового зв’язку за місцезнаходженням (місцем проживання) платника.