Під час проведення інвентаризації на підприємстві може бути виявлена нестача виробничих запасів. У випадку , коли винна особа не встановлена і сума нестачі не перевищує суми нормативних витрат, то ця сума списується так. Сума виявленої нестачі відображається по дебету рахунку 91 “Загальновиробничі витрати”. Після цього її слід списати або на витрати виробництва (рахунок 23), або на собівартість реалізованої продукції (90). Якщо сума постійних витрат в поточному періоді, при нормальній потужності підприємства, вища від суми постійних витрат, що була у попередньому звітному періоді, то нерозподілена сума нестачі списується з кредиту 91 рахунку в дебет 90. В іншому випадку (сума постійних витрат у поточному періоді не перевищує суму яка була у попередньому звітному періоді) сума нестачі розподіляється між видами запасів, щодо яких існує нестача, і списується з кредиту 91 рахунку в дебет 23 рахунку.
Коли виявлена нестача перевищує встановлені на підприємстві норми допустимих втрат і винна особа не встановлена, то суму нестачі слід відобразити в інших операційних витратах (рахунок 945). Одночасно ця сума зазначається на позабалансовому 072 рахунку. При виявленні винної особи слід відобразити суму недоїмки по дебету 375 рахунку “Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків”, одночасно списуючи цю суму з позабалансового рахунку.
| № п/п | Зміст господарських операцій | Дт | Кт |
| - Списання недостачі запасів в межах норми | |||
| 1. | Списано облікову вартість запасів, яких не вистачає | ||
| Списання податкового кредиту | |||
| - Списання недостачі запасів понад норми | |||
| 1. | Списано облікову вартість запасів, яких не вистачає | ||
| Віднесено на витрати звітного періоду суму податкового кредиту запасів, яких не вистачає | |||
| 2. | Списана недостача на фінансовий результат | ||
| 3. | Відображено в позабалансовому обліку невідшкодовані нестачі | - | |
| 4. | Відображено виникнення дебіторської заборгованості та доходу після встановлення винної особи на загальну суму відшкодування шкоди | ||
| 5. | Списано із за балансового обліку суму нестачі | - | |
| 6. | Відображено утримання суми відшкодування шкоди із заробітної плати винної особи | ||
| 7. | Відображено суму, що підлягає перерахування до бюджету | ||
| 8. | Сплачено суму ПДВ до бюджету | ||
| 9. | Відображено дохід від раніше списаних активів на фінансовий результат |
Позабалансовий рахунок 072 “Невідшкодовані нестачі та втрати” використовується для контролю за станом нестач та втрат.