Здебільшого підприємства торгівлі купують товари для їх подальшої реалізації. В обліку товари можуть відображатися за роздрібними чи первісними цінами.
Придбання товарів, як правило, оформлюється договором, який складається між постачальником та покупцем. У договорі обумовлюється номенклатура і вартість товару, термін поставки та термін оплати, а також зобов'язання, які несуть підприємства. Надходження товарів відображається на підставі накладних, товарно-транспортних накладних типової форми.
Якщо товар надійшов у справній тарі, то його приймання має бути здійснене:
- за вагою брутто і кількістю місць товару – в момент одержання від постачальника, розвантаження транспортних засобів, розкриття опломбованих транспорт них засобів або контейнерів;
- за вагою нетто і кількістю одиниць у момент розкриття тари або упаковки, але не пізніше 10 днів. Товар, який швидко псується, має бути прийняті не пізніше 24 годин з моменту його одержання.
Товар, що надійшов у справній тарі, приймається за якістю і комплектністю, як правило, на складі підприємства оптової торгівлі (покупця). Товар може бути прийнято за якістю і на складі постачальника, якщо це передбачено умовами договору.
Облік товарів підприємствами оптової торгівлі на складі ведеться за купівельними цінами. Розглянемо відображення операцій щодо руху товарів в обліку.
- Перша подія надходження товарів:
| № п/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція рахунків | |
| Дт | Кт | ||
| 1. | Оприбуткований товар за купівельною вартістю | ||
| 2. | Відображена сума податкового кредиту з ПДВ | ||
| 3. | Оплачений отриманий товар |
- Перша подія оплата
| 1. | Здійснена оплата за товар | ||
| 2. | Відображена сума податкового кредиту з ПДВ | ||
| 3. | Оприбуткований товар за купівельною вартістю | ||
| 4. | Списано суму раніше нарахованого податкового кредиту | ||
| 5. | Відображено зарахування заборгованостей |
Якщо доставку товару було здійснено підприємством-продавцем або сторонньою організацією (автотранспортним підприємством), то на суму виявленої нестачі підприємством-покупцем пред'являється претензія на адресу таких постачальників. Якщо доставка товару здійснювалося власним транспортом підприємства-покупця, то вся відповідальність за нестачу матеріальних цінностей покладається на відповідальну особу такого підприємства.
При одержанні товару на склад сума нестачі, що трапилася в дорозі в межах норм природного убутку, включається до первісної вартості такого товару. В цьому випадку претензія до постачальника не пред'являється.
ПРИКЛАД. Підприємство здійснило передоплату і отримало товари віз постачальника. За умовами договору доставка товарів здійснюється підприємством-продавцем. Згідно із супровідними документами кількість матеріалу становить 1000 одиниць. Вартість 1 одиниці – 24 грн. (у тому числі ПДВ – 4 гри.). Договірна вартість – 24000грн. у тому числі ПДВ – 4000грн
Розглянути ситуацію, коли підприємство визнало заборгованість безнадійною.
| № п/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція рахунків | Сума, грн. | |
| Дт | Кт | |||
| 1. | Відображено передоплату за товар | |||
| 2. | Відображено суму податкового кредиту щодо ПДВ | |||
| 3. | Отримано товари | |||
| 4. | Списано суму податкового кредиту | |||
| 5. | Відображено зарахування заборгованості а частині фактичного одержання товарів | |||
| 6. | Відображено суму нестачі | |||
| 7. | Відображено коригування суми податкового кредиту (методом “червоне сторно”) | |||
| 8. | На витрати списано суму нестачі, визнану безнадійною | |||
| 9. | Списано витрати, пов'язані з нестачею матеріалів |
Якщо є впевненість у тому, що нестачу буде відшкодовано, то суму нестачі можна відобразити як суму заборгованості за претензіями без списання на витрати. Якщо при цьому було здійснено передоплату за товари, то сума податкового кредиту в цьому випадку не зменшується.
Якщо підприємство не впевнене в тому, що суму нестачі буде колись погашено, то така нестача списується на витрати звітного періоду з одночасним відображенням заборгованості на позабалансовому рахунку. При цьому коригується сума раніше відображеного податкового кредиту щодо ПДВ. Якщо з'являється ймовірність погашення суми нестачі постачальником матеріальних цінностей, то а обліку на суму такої нестачі визнається дохід і сума заборгованості списується із позабалансового рахунку.