Доходи від продажу визнаються отриманими в момент продажу, незалежно від дати оплати. За цією ж сумою доходів відображається первісна (історична) дебіторська заборгованість. Проте, слід врахувати, що не всі доходи наберуть форму активів, тобто не всі заборгованості перед підприємством будуть погашені. У зв'язку з цим, коли у підприємства виникає безнадійна заборгованість, то вона має бути вирахувана із складу доходу. Одним із способів зменшення доходу є віднесення на витрати суми безнадійної заборгованості.
Безнадійна дебіторська заборгованість — це така поточна дебіторська заборгованість, щодо якої існує впевненість у її неповерненні боржником, або позовний строк якої минув.
Відповідно до Закону України “Про оподаткування прибутку підприємств” від 22.05.97 р. безнадійна заборгованість- це заборгованість яка відповідає одній з наведених нижче ознак:
• заборгованість, по якій минув строк позовної давності;
• заборгованість, яка не погасилася через недостатність майна дебітора, якого було оголошено банкрутом;
• заборгованість, яка не погасилася через брак коштів, отриманих на відкритих аукціонах при продажі заставленого майна, при умові, що інші юридичні заходи кредитора не привели до стягнення іншого майна;
• стягнення заборгованості стало неможливим у зв'язку з надзвичайними подіями;
• прострочена заборгованість померлих фізичних осіб, а також осіб, які пропали безвісті, прострочена заборгованість фізичних осіб, засуджених до позбавлення волі.
У відповідності П(С)БО 10 “Дебіторська заборгованість”, за поточною дебіторською заборгованістю за продукцію, передбачено створювати резерв сумнівних боргів як частину загальної суми такої заборгованості, щодо якої існує невпевненість у її погашенні боржниками.
У відповідності до Інструкції № 291, якою регламентується застосування плану рахунків бухгалтерського обліку, створення резерву сумнівних боргів передбачається відображати на ірахунку 38 “Резерв сумнівних боргів”. По кредиту рахунку 38 відображається створення резерву ісумнівних боргів та кореспонденція з рахунками обліку витрат. По дебету — списання сумнівної заборгованості в кореспонденції з рахунками дебіторської заборгованості, або зменшення нарахованих резервів в кореспонденції з рахунками обліку доходів.
Аналітичний облік на рахунку 38 “Резерв сумнівних боргів” можна вести в розрізі і боржників, або по термінах непогашеної дебіторської заборгованості.
Рахунок 38 є регулюючим до рахунку обліку дебіторської заборгованості (за аналогією В обліку нарахування зносу). Завдяки цьому рахунку можна визначити чисту реалізаційну вартість дебіторської заборгованості.
Поточна дебіторська заборгованість за продукцію на дату балансу, згідно з пунктом 7 П(C)БО 10 “Дебіторська заборгованість” включається до підсумку балансу за вирахуванням. резерву сумнівних боргів, тобто за її чистою реалізаційною вартістю. Саме створенням резерву сумнівних боргів забезпечується дотримання принципу обачності, який полягає у не заниженні витрат та не завищенні доходів підприємства.