Розрахунки з підзвітними особами відносяться до розрахунків підприємства з поточної дебіторської заборгованості. Для таких розрахунків в бухгалтерському обліку використовується субрахунок 372 “Розрахунки з підзвітними особами”. Сальдо цього субрахунку може бути як дебетовим, так і кредитовим. Для забезпечення необхідної точності за даним субрахунком можуть відкритися субрахунки третього порядку, наприклад: 372.1 “Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті”, 372.2 “Розрахунки з підзвітними особами за відрядженнями в іноземній валюті”, 372.3 “Розрахунки за витратами на господарські потреби” та інші субрахунки.
Відображення в бухгалтерському обліку основних операцій при отриманні коштів під звіт і повернення їх таке:
| № з/п | Зміст операції | Корекспонд. рахунки | |
| Д-т | К-т | ||
| 1. | Видані з каси готівкові грошові кошти підзвітній особі у національній валюті на службове відрядження. | ||
| 2. | Видані з каси готівкові грошові кошти підзвітній особі у національній валюті на господарські потреби (придбання товару). | ||
| 3. | Отримані грошові кошти з поточного рахунку в банку для видачі підзвітній особі на господарські потреби | ||
| 4. | Видані готівкові грошові кошти підзвітній особі на госп. потреби за грошовим чеком з поточного рахунка в банку | ||
| 5. | Отримані грошові кошти у валюті з валютного рахунка підприємства для видачі коштів у валюті відрядженому за межі України й оприбутковані | ||
| 6. | Повернення невикористаних грошей підзвітною особою в касу підприємства | ||
| 7. | У разі якщо підзвітна особа у встановлений термін не повернула гроші, сума заборгованості утримується з його заробітної плати | ||
| 8. | Підзвітній особі відшкодована перевитрата грошей | ||
| 9. | Нараховано штраф за несвоєчасне повернення готівки | 642.2 | |
| 10. | Перерахована з поточного рахунка підприємства в банку сума штрафу до бюджету |
Виданий підзвітній особі грошовий аванс з каси під звіт означає тільки збільшення дебіторської заборгованості підприємства, активи його при такій операції не збільшуються.
При оприбуткуванні матеріальних цінностей, придбаних за рахунок грошових коштів, виданих під звіт на адміністративно-господарські потреби, потрібно керуватися наявною правовою базою, стандартами бухгалтерського обліку 9 “Запаси” і 16 “Витрати”.
У первісну вартість запасів, придбаних за плату, входять суми, сплачені постачальнику (продавцю) відповідно до угоди.
Розглянемо варіанти списання на вартість придбаних запасів витрат на службове відрядження, безпосередньо пов'язане з їх купівлею. Таких варіантів може бути три.
| № з/п | Зміст операції | Кореспонд. рахунки | ||
| Д-т | К-т | |||
| 1. | Оприбутковані на склад отримані виробничі запаси від підзвітних осіб на основі авансового звіту | |||
| 2. | Відображена сума податкового кредиту з ПДВ | |||
| 3. | Витрати на відрядження працівника підприємства віднесено в інші операційні витрати | |||
| 4. | Списані операційні витрати на збут | |||
| 5. | Нарахована сума податкового кредиту з ПДВ у витрати на відрядження | |||
| 6. | Списано витрати на відрядження працівників апарату управління | 84, 92 | ||
При проведенні розрахунків готівкою через підзвітних осіб необхідно враховувати обмеження суми, якою дозволено за один раз проводити розрахунки (10000 грн.).