Тема: «Служби управління персоналом: цілі, завдання і функції»
План
1. Призначення та роль сучасних служб персоналу в організації.
2. Різновиди служб персоналу.
3. Основні функції та відповідальність кадрових служб.
1. Призначення та роль сучасних служб персоналу в організації.
У період становлення ринкової економіки в Україні виникає необхідність в обґрунтованому підборі, організації навчання, підвищенні кваліфікації, правильній оцінці і вихованні кадрів підприємства. Роль кадрової служби в апараті управління безупинно росте.
Основним структурним підрозділом управління кадрами в організації є кадрова служба (відділ кадрів, відділ управління персоналом, департамент управління персоналом), на яку покладені функції прийому і звільнення кадрів, а також організація навчання, підвищення кваліфікації і перепідготовка кадрів.
Кадрова служба – сукупність спеціалізованих підрозділів у структурі підприємства (із зайнятими в них посадовими особами – керівниками, фахівцями, технічним персоналом), покликаних управляти персоналом підприємства в рамках обраної кадрової політики.
Відділ кадрів– це структурний підрозділ загальної системи управління, на який покладаються обов’язки реалізації кадрової політики підприємства. Спеціалісти цього відділу проводять аналітичну й оперативну роботи, здійснюють виконавчі, розпорядчі, контролюючі та координаційні функції в сфері управління персоналом.
Відділи кадрівне є ні методичним, ні інформаційним, ні координуючим центрами кадрової роботи. Вони структурно роз'єднані з відділами організації праці і заробітної плати, відділами охорони праці і техніки безпеки, юридичними відділами та іншими підрозділами, що виконують функції управління кадрами. Для рішення соціальних проблем в організаціях створюються служби соціального дослідження та обслуговування.
Відділ управління персоналом є функціональним, його працівники прямо не беруть участі в основній діяльності організації. Рішення з питань найму, звільнення, призначення на нову посаду, направлення на навчання, стажування приймається безпосередньо керівниками підрозділів.
Відділ управління персоналом створює загальні умови (розробка систем, процедур, програм), що сприяють реалізації потенціалу кожного працівника, і здійснює контроль за їх виконанням. Лінійні керівники здійснюють щоденне керівництво людьми, тобто примушують ці системи працювати. Такий розподіл обов'язків дозволяє використовувати можливості кожної із сторін – експертиза в галузі управління персоналом і професіоналізм спеціалістів з питань персоналу поєднуються з розумінням та специфікою організації і безпосереднім контактом з людьми лінійних керівників. У практичній роботі важливим є оптимальне поєднання прав лінійних керівників і спеціалістів з персоналу та їх спільної відповідальності. Управління персоналом як діяльність більш широке поняття, ніж просте управління працівниками, і в даний час із простих кадрових служб, які займались тільки чисто веденням обліку та оформленням документів, перетворились у багатопрофільні відділи (служби) персоналу.
За статусом кадрова служба є самостійним структурним підрозділом організації. Керує діяльністю служби, як правило, директор з кадрів, у підпорядкуванні якого можуть знаходитися ряд відділів, секторів, або груп окремих працівників, утворених за функціональним принципом (відділ кадрів, сектор навчання і розвитку персоналу, група стимулювання і оплати праці, менеджер з комунікацій, інженер з техніки безпеки і т. д.).
Кадрова служба є дзеркалом організації, і від того, як у ній організоване документаційне забезпечення управління, складається враження про установу в цілому.
Роль діяльності кадрової служби в загальній системі управління обумовлюється її функціями, основою яких якраз і є діяльність, пов'язана з документуванням трудових відносин і організацією роботи з персоналом.
Кадрова робота – це комплекс заходів і процедур щодо складання та обробки кадрової документації. В неї входять, наприклад, збирання та обробка інформації про конкретних кандидатів на роботу певної організації, на конкретну посаду; складання кадрових документів або їх проектів (звітів, особових справ, подань на присвоєння спеціальних звань, на службові переміщення, наказів з особового складу та ін.); оформлення різних відпусток, підтвердження стажу служби, складання розрахунку вислуги років тощо.
Кадрова робота має тактико-технологічну спрямованість, слугує оперативному розв’язанню конкретних кадрових проблем.
Основними завданнями кадрової служби є:
- Здійснення заходів щодо добору та розстановки персоналу, вивчення відповідності їхніх ділових і моральних якостей роботі за професією, посадою.
- Створення резерву для висування на керівні посади та посади фахівців ключових ділянок управління та виробництва.
- Організація роботи з підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників, проведення атестації керівного складу та спеціалістів підприємства, впровадження сучасних форм роботи з персоналом.
- Забезпечення прав, пільг і соціальних гарантій працівників підприємства.
Кадрові служби – інструмент реалізації кадрової політики.
2. Різновиди служб персоналу
Кадрову політику проводять на всіх рівнях управління кадрові служби. Вони стають самостійною ланкою та разом з іншими службами підприємства відповідають за досягнення економічних, виробничих та соціальних цілей організації.
Структура служби управління персоналом залежить від характеру та розмірів організації, особливостей продукції, що вона випускає. В маленьких та середніх організаціях багато функцій по управлінню персоналом виконується лінійними керівниками, а у великих організаціях формуються самостійні структурні підрозділи, що реалізують ці функції. В деяких організаціях формуються структури управління персоналом, що об’єднують під єдиним керівництвом заступника директора по управлінню персоналом всі підрозділи, що мають відношення до роботи з кадрами. Функціональні підсистеми формуються на основі однорідності функцій, носіями яких виступають різні підрозділи кадрової служби. В залежності від розміру підприємства, склад підрозділів може мінятися, в маленьких організаціях один підрозділ може виконувати функції декількох підсистем, а у великих – функції кожної підсистеми, як правило, виконує окремий підрозділ.
Залежно від масштабів організації доцільно виокремлювати такі типи кадрових служб: 1) одноосібні; 2) малоформатні, з неповним набором фахівців (до 4 працівників); 3) повноформатні, з наявністю всіх фахівців з основних аспектів управління персоналом. При цьому окрім внутрішньо-організаційного можна виокремлювати й зовнішній тип кадрової служби – аутсорсінговий.
Вдосконалення діяльності служб персоналу в сучасних умовах має передбачати наступні напрями роботи:
1. Забезпечення комплексного вирішення завдань якісного формування та ефективного використання кадрового потенціалу підприємства.
2. Перехід від адміністративно-паперових методів управління кадрами до науково-обгрунтованих процедур підбору, оцінки та розподілу кадрів, що вимагає від фахівців кадрових служб знань та навичок психологічного тестування, соціологічного дослідження та інших сучасних технологій.
Сьогодні всі кадрові служби в Україні можна розділити на наступні:
1. Служби, що працюють за новими кадровими технологіями.
2. Служби, що працюють за старими кадровими технологіями.
3. Служби, що частково використовують нові кадрові технології.
Таблиця 2.5
Порівняльний аналіз кадрових служб, що працюють за новими та старими кадровими технологіями
| Старі кадрові технології | Нові кадрові технології |
| 1. Прийом, переведення, звільнення, відпустки | 1. Визначення потреб б персоналі, залежно від стратегії розвитку організації |
| 2. Записи в особові справи, трудові книжки | 2. Створення резерву персоналу і визначення груп резерву |
| 3. Видача довідок | 3. Відбір персоналу |
| 4. Оформлення лікарняних | 4. Оформлення трудових договорів і або контрактів |
| 5. Ведення кадрового обліку | 5. Професійна орієнтація і адаптація працівників |
| 6. Ведення особових справ співробітників | 6. Визначення заробітної плати та системи пільг |
| 7. Складання звітів | 7. Оцінка трудової діяльності працівників |
| 8. Оформлення документів та пенсій | 8. Переведення, підвищення або звільнення в залежності від результатів праці |
| 9. Організація підвищення кваліфікації | 9. Навчання і підвищення кваліфікації персоналу |
| 10. Участь у роботі атестаційної комісії | 10. Підготовка керівних кадрів |
| 11. Формування особових справ для архіву |
За статусом кадрова служба є самостійним структурним підрозділом організації. Керує діяльністю служби, як правило, директор з кадрів, у підпорядкуванні якого можуть знаходитися ряд відділів, секторів, або груп окремих працівників, утворених за функціональним принципом (відділ кадрів, сектор навчання і розвитку персоналу, група стимулювання і оплати праці, менеджер з комунікацій, інженер з техніки безпеки і т. д.).
3. Основні функції та відповідальність кадрових служб.
Роль кадрових служб у цей час мало відрізняється від ролі функціональних відділів з управління людськими ресурсами, які виникли в 1920-30-ті роки, коли їх функції розглядалися керівництвом компанії як суто технічні, допоміжні. Однак в еволюції кадрової служби на підприємстві відбулися істотні позитивні зміни. По-перше, кадрова служба відійшла від пасивної реєстрації працюючих і одержала важелі впливу на кадрову ситуацію внаслідок поділу праці і спеціалізації в кадровій службі (відділи трудових відносин, навчання і розвитку, обслуговування працівників, взаємовідносин із ними). По-друге, управління персоналом переходить до активізації взаємовідносин з лінійним керівництвом на рівні консультацій, хоча і спирається на «заявах» лінійних керівників. Можна сказати, що менеджмент кадрів тут здійснюється як реакція на події, що відбуваються з персоналом. Отже, даний етап у розвитку концепцій управління персоналом можна охарактеризувати як реагування постфактум на події у сфері управління персоналом, тобто як реактивне управління персоналом.
Серед основних функцій, які виконують відділи кадрів (на прикладі промислового підприємства) можна назвати наступні:
1. Адміністративна діяльність, яка забезпечує виконання діючого законодавства в галузі праці.
2. Організація працевлаштування, яка реалізується через підбір, прийом на роботу, знайомство з робочим місцем, інструктаж щодо умов праці та техніки безпеки на виробництві, перехід з одного робочого місця (посади) на інше, звільнення працівника та ін.
3. Формування резервного потенціалу на підприємстві.
4. Допомога керівництву в розробці форм та систем заробітної плати, системи преміювання, визначення розміру соціальних пільг.
5. Проведення постійного контролю за умовами праці, трудовою дисципліною, технікою безпеки.
6. Розробка положення та проведення атестації персоналу, організація конкурсів на заміщення вакантних посад.
7. Організація системної підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації персоналу.
8. Співпраця з профспілками та керівництвом організації в розробці та укладанні колективного договору.
9. Регулювання соціально-психологічних відносин шляхом визначення причин та розробку заходів зниження соціальної напруги в колективі (святкування урочистих дат, ювілеїв тощо).
Основні функції кадрової служби на малому підприємстві:
- документування трудових відносин;
- здійснення роботи по підбору, розстановці і використанню робочих і фахівців;
- формування стабільно працюючого трудового колективу;
- створення кадрового резерву;
- організація системи обліку кадрів.
Основні функції кадрової служби (середні та крупні компанії):
· прогнозування і визначення потреби в працівниках
· поточні (річні) та перспективні плани комплектування підприємства персоналом
· наймання, переведення та звільнення працівників, надання їм відпусток
· розподіл за підрозділами підприємства
· аналіз професійного, освітнього і вікового складу персоналу
· вивчає професійні та інші індивідуальні якості працівників
· щорічні плани підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників
· організація проведення атестацій.
· співпраця з центрами зайнятості, вузами тощо
· вдодержання трудової дисципліни
· розробка штатного розкладу (згідно структурі)
· заохочення, нагородження, облік
· обчислення трудового стажу, контроль за встановленням доплат (надбавок) за вислугу років
· статистика персоналу
· обліком і зберіганням трудових книжок та особистих карток
· оформлення і подача до пенсійного фонду
· табельний облік
· послідчення, довідки, лікарняні
· пропозиції та скарги працівників
· застосування законодавства про працю та внутрішніх організаційно-нормативних документів.