1. Командна орієнтація – розуміння необхідності спільної діяльності та вміння працювати у взаємодії з іншими;
2. Контактність – уміння встановлювати ділові і творчі стосунки з партнерами;
3. Комунікабельність – уміння використовувати усну та письмову мову, стилістичні та інші виразні засоби, дня впливу на партнерів і досягнення взаєморозуміння;
4. Уміння слухати – здатність сприймати, засвоювати і використовувати інформацію, що отримується з усної комунікації.
Експертна оцінка значимості цих ключових областей компетентності для успішної роботи менеджера з персоналу дала можливість проранжувати їх у наступному порядку (у міру зменшення ступеня важливості): 1. Етичність. 2. Комунікабельність. 3. Уміння слухати. 4. Контактність. 5. Командна орієнтація. 6. Сумлінність. 7. Розсудливість. 8. Результативність. 9. Наполегливість. 10. Впевненість у собі. 11. Відданість організації і ділова орієнтація.
3. Вимоги до ділових, професійних та особистісних рис менеджера кадрової служби.
Професійно-кваліфікаційні вимоги до сучасного керівника відділу кадрів:
- бути: провідником кадрової соціальної політики в трудовому колективі; соціальним лідером колективу; його перспективним еталоном;
- мати: високі моральні якості; спрямовуватись на роботу з людьми; вищу освіту; спеціальну психолого-педагогічну підготовку; досвід роботи у кадровій сфері;
- знати: цілі, задачі, проблеми підприємства; перспективи його розвитку; принципи кадрової політики; форми і методи планування і організації роботи з кадрами; нормативно-правові основи; основи психології, педагогіки, соціології праці;
- володіти: методами організації і технікою управління кадрами; методами оцінки кадрів; питаннями практичного використання основ законодавства у роботі з кадрами;методами організації виховної роботи у колективі;
- мати чітке уявлення: про методи дослідження і аналізу соціально-психологічних процесів на підприємстві; про використання ПЕОМ в управлінні кадрами і соціальні процеси у трудовому колективі.
Оскільки відділ кадрів відповідає за формування високопродуктивного та конкурентоспроможного персоналу, керівник цього відділу має досить високий статус. На великих підприємствах це може бути один з заступників генерального директора або власника підприємства, на якого в першу чергу покладається відповідальність за реалізацію кадрової політики. В зв'язку з чим діяльність начальника відділу кадрів, регламентується досить широким спектром професійних прав та обов'язків, а саме:
1. Очолювати роботу із забезпечення підприємства працівниками потрібних професій, спеціальностей і кваліфікації згідно з рівнем та профілем отриманої ними підготовки і ділових якостей.
2. Керувати розробкою перспективних і річних планів комплектування підприємства персоналом з урахуванням перспектив його розвитку, змін складу працюючих внаслідок впровадження нової техніки та технології, механізації і автоматизації виробничих процесів, а також пуском нових виробничих об'єктів.
3. Вирішувати питання найму, звільнення та переведення працівників, контролювати відповідність посади, яку вони займають наявному рівню освіти та кваліфікації.
4. Забезпечувати розміщення молодих фахівців згідно з одержаною в вищих навчальних закладах професією та спеціалізацією. Спільно з керівниками підрозділів і громадськими організаціями здійснювати проведення їх стажування й виховної роботи.
5. Систематично вивчати ділові якості та інші індивідуальні особливості працівників підприємства з метою підбору кадрів на заміщення вакантних посад, контролювати створення та поповнення кадрового резерву.
6. Брати участь в організації підвищення кваліфікації працівників, зарахованих до резерву, підготовці їх до роботи на керівних посадах.
7. Брати участь в розробці процедури атестації працівників, визначати коло працівників, які підлягають черговій та повторній атестації, забезпечувати підготовку необхідних документів, сприяти реалізації рекомендацій атестаційної комісії.
8. Організовувати своєчасне оформлення документації щодо прийому, переведення й звільнення працівників згідно з трудовим законодавством, положеннями, інструкціями і наказами керівника підприємства.
9. Вести облік особового складу підприємства, заповнювати та зберігати згідно до вимог діючого законодавства трудові книжки працюючих на підприємстві.
10. Забезпечувати підготовку документів, необхідних для призначення пенсій і соціальних виплат працівникам підприємства та їх сім'ям, проводити своєчасне надання їх в органи соціального забезпечення.
11. Організовувати розробку та реалізацію заходів, спрямованих на вдосконалення управління персоналом на основі широкої автоматизації та механізації діяльності кадрової служби.
12. Контролювати діяльність інспекторів з кадрів, керівників підрозділів щодо своєчасного та правильного виконання наказів, розпоряджень, постанов, ухвал адміністрацій підприємства в сфері кадрової політики.
13. Організовувати заходи щодо вдосконалення форм і методів роботи з кадрами. Аналізувати причини плинності кадрів. Надавати керівництву пропозиції щодо усунення виявлених недоліків та забезпечення стабільності колективу.
14. Організовувати табельний облік працівників, розробляти графік відпусток та контролювати його додержання, аналізувати стан трудової дисципліни та виконання правил внутрішнього трудового розпорядку в підрозділах підприємства.
15. Забезпечувати підготовку необхідної звітності з персоналу та кадрової роботи і контролювати своєчасність надання цих документів до відповідних міністерств, відомств, комітетів.
Структура, чисельність працівників та Положення про відділ кадрів затверджуються згідно встановленого порядку вищим керівництвом підприємства.
Положення про відділ кадрів регламентує основні питання організації роботи підрозділу з врахуванням специфіки діяльності підприємства та механізму управління персоналом.
Структура Положення про відділ кадрів передбачає, як правило, констатацію не лише загальних питань, основних функцій, завдань, а й розкриття ролі керівника та провідних фахівців відділу, визначення прав і відповідальності за доручену ділянку роботи, взаємодію з іншими підрозділами.
На основі Положення про відділ кадрів, з метою чіткішого розподілу обов’язків, керівництвом підприємства розробляютьсяПосадові інструкції працівників відділу кадрів. У посадових інструкціях на основі типових кваліфікаційних характеристик визначаються конкретні обов’язки та права кожного працівника, передбачається здійснення контролю за їх виконанням. Слід зазначити, що наявність якісно опрацьованих інструкцій створюють важливу передумову для ефективної роботи фахівців кадрової служби в сфері управління персоналом.
Робоче місце працівника відділу кадрів має бути організоване таким чином, щоб розумові та фізичні зусилля спеціаліста спрямовувались на виконання його функціональних обов'язків без будь-яких перешкод. У кожного працівника відділу обов'язково має бути персональний робочий стіл, крісло, засоби оргтехніки (комп'ютер, обчислювальної техніка, телефон), шафи та полиці для зберігання документів.
На практиці часто неможливо визначити постійний "уніфікований" тип начальника відділу кадрів. Його статус залежить як від специфіки виробництва, так і від ставлення власника (першого керівника) до ролі та значення кадрової роботи в діяльності підприємства. Наприклад, на малих та середніх підприємствах керівники, як правило, особисто заміняють відділи кадрів орієнтуючись на "повсякденний діалог" з персоналом. На великих підприємствах, навпаки, спостерігається широкий спектр службових посад, які займають представники кадрових служб: від начальника відділу (департаменту) кадрів до заступника генерального директора підприємства (компанії).