Штатно-посадова книга (штатний формуляр)– це основний робочий документ відділу кадрів, який відображає стан укомплектування персоналу підприємства.
Штатно-посадову книгу веде працівник відділу кадрів на основі штатного розпису. Облік працівників у штатно-посадовій книзі ведеться за цехами, відділами та іншими структурними підрозділами. Усі записи у штатно-посадовій книзі повинні вестись регулярно одночасно з оформленням наказів про прийняття на роботу або призначення на посаду, переведення працівника в інший структурний підрозділ.
На випадок зміни штатного розпису після записів працівників за структурними підрозділами необхідно залишати місце для змін та продовження записів.
Порядкові номери працівників у штатно-посадовій книзі надаються їх особовим справам та особовим карткам.
Таблиця 2.7
Штатно-посадова книга
| № запису | Прізвище, ім'я, по батькові | Посада | Оклад, грн. | Рік народження | Стаж роботи, років | Освіта | Присвоєна кваліфікація з спеціальності | Дата і номер наказу про призначення на посаду | |
| Відділ реклами | |||||||||
| Григоренко Ігор Станіславович | Менеджер з реклами | вища | Магістр з маркетингу | Наказ про призначення на посаду №19 від 01.05.2000р. | |||||
| Сергеєва Інга Валеріївна | Секретар-референт | вища | Бакалавр з управління трудовими ресурсами | Наказ про призначення на посаду №07 від 17.02.2000р. | |||||
Алфавітна книга ведеться для полегшення оперативного розшуку особової справи та особової картки, а також для одержання довідкової інформації про працівників. Книга заводиться на всіх працівників за підрозділами чи категоріями персоналу залежно від структури підприємства та чисельності працюючих. Записи в алфавітній книзі здійснюються одночасно з оформленням наказів про прийняття, переведення чи звільнення працівника. Прізвище, ім'я, по батькові прийнятого працівника записується у відповідному розділі на відповідну літеру алфавіту, а прізвище звільнених чи переведених працівників викреслюються тонкою червоною лінією.
Користуючись алфавітною книгою, можна швидко з'ясувати, де працює особа, знайти її особову картку, з’ясувати, коли звільнився чи був переведений той чи інший працівник, яка плинність кадрів у даному підрозділі.
Алфавітна книга, як правило, заводиться на підприємствах з великою кількістю персоналу.
Приклад заповнення алфавітної книги наведений в таблиці 2.8.
Таблиця 2.8
Алфавітна книга
| № запису | Прізвище, ім'я, по батькові | Номер особової справи (картки) | Дата прийому на роботу | Посада | Дата звільнення | Примітки |
| Коваленко Микола Павлович | 07.12.1999р., наказ №39 від 05.12.1999р. | Старший бухгалтер | ||||
| Куман Ярослав Сергійович | 01.03.1987р наказ №7 від 27.02.1987р.. | економіст | 25.06 2000р., наказ №25 від 25.06.2000р. | Переведено на іншу роботу |