Складовими процесу планування є також вибір методу планування; здійснення розрахунку; складання плану та джерел його забезпечення; дослідження ситуації на ринку праці; визначення перспективної потреби в працівниках.
Виділяють два види потреби: якісний і кількісний. Їх розрахунок проводиться в єдності та тісному взаємозв’язку і вимагає застосування методів, адекватних встановленим видам потреб.
Методи відбору персоналу для кожної фірми мають враховувати її специфіку, розмір, складність і технологічну змінюваність. Систематичні, надійні методи відбору, як правило, вимагають великих витрат і виправдані в разі великої кількості числа вакантних місць та ще більшого числа кандидатів. Якщо кількість претендентів невелика, складні методи відбору неефективні.
У кожний даний момент фiрма повинна вирiшити питання: у якому пiдроздiлi, яку загальну кiлькiсть працiвникiв і якої квалiфiкацiї потрiбно мати для забезпечення процесу виробництва. Пiсля цього визначається потреба в додатковiй робочiй силi.
Наймання працiвникiв здiйснюється на основi штатного розкладу.
Для визначення кiлькiсного складу найманого персоналу на промислових пiдприємствах широко застосовують розробку норм чисельностi персоналу методом порiвняння. При цьому використовують данi про змiни чисельностi та продуктивностi або обсягу продажів за даної чисельностi в рiзнi перiоди, а також чисельнiсть персоналу, який використовується iншими фiрмами.
Методи визначення потреб організації у персоналі різних функціональних категорій:
Штатна чисельність працівників розраховується на підставі чисельності, встановленої за нормативними матеріалами з праці, з урахуванням запланованого коефіцієнта невиходу працівників за час відпустки, хвороби, що визначаються за даними бухгалтерського обліку.
Для встановлення чисельності працівників застосовуються такі види нормативних матеріалів: норма часу, норма виробітку (навантаження), норма керованості, норма обслуговування, норма часу обслуговування, норматив чисельності, типові штати.
Штатно-номенклатурний –метод, який ґрунтується на показниках розвитку підприємства, типових структурах і штатах;
Балансовий –відслідковує рух робочої сили, використання фонду часу
Нормативнийобчислюються спецiальнi iндекси, якi характеризують попит на робочу силу як функцiю обсягу виробництва, основних фондiв тощо. Для визначення чисельностi спецiалiстiв та керiвникiв використовують такi методи: за нормами управлiння, за нормами спiввiдношення, за нормативами чисельностi i т. iн.
Методика розрахунку нормативної чисельності окремих категорій працівників проводиться на підставі норм з праці (норм часу, нормативів чисельності, норм навантаження, норм часу обслуговування і норм обслуговування). Методика служить основою для розрахунку чисельності окремих категорій працівників галузей економіки.
Відповідно до цієї методики рекомендується чисельність працівників встановлювати на підставі міжгалузевих, галузевих та місцевих нормативних матеріалів з праці, які дають змогу визначити необхідну штатну чисельність працівників функціональних підрозділів організацій, підприємств або окремих виконавців.
Під необхідною чисельністю працівників розуміється кількість працівників, яка дозволяє ефективно і якісно виконувати конкретну роботу при забезпеченні умов науково-обгрунтованих режимів праці і відпочинку.
Екстраполяція – найбільш простий і часто використовуваний метод, який полягає в перенесенні сьогоднішньої ситуації на майбутнє. Підходить для короткострокового планування і для орг-цій зі стабільною структурою, які діють у стабільному навколишньому середовищі.
Експертні оцінки – збір, обробка оцінок керівників. цей метод ґрунтується на використанні думки спеціалістів для визначення потреб в людських ресурсах. Недолік – витрати часу, суб’єктивність оцінок.
Математичного моделювання –комп’ютерні моделі являють собою набори математичних формул. Моделі дають можливість домогтися найбільш точних прогнозів потреб у працівниках. Але висока ціна, а також необхідність спеціальних знань обмежують їхнє використання.
Програма "1С:Зарплата і УП 8.0" призначена для комплексної автоматизації розрахунку заробітної плати і реалізації кадрової політики під-в. Містить вдосконалений механізм обліку використання робочого часу з підтримкою коректування відпрацьованого часу вручну, почасових невиходів, графіків скороченого робочого часу.
2. Планування чисельності персоналу по категоріях: основна та додаткова потреби у персоналі.
Практичною основою планування персоналу на підприємстві є плани економічного і соціального розвитку колективів.
Всі працюючі на підприємстві поділяються на такі категорії: робітники, керівники, спеціалісти, службовці, охорона, учні.
Робітники поділяються на основних, безпосередньо зайнятих виконанням технологічних операцій з виготовлення продукції (наприклад, на машинобудівному підприємстві – ливарники, токарі, фрезувальники, зварники тощо), і допоміжних, які виконують різні допоміжні або підсобні операції з ремонту, транспортування, виготовлення інструменту, обслуговування енергогосподарства тощо. Робітники диференціюються також за професіями і кваліфікацією. Кожна професія поділяється на спеціальності і розряди залежно від рівня кваліфікації.
На промисловому підприємстві робітники, передусім основні, є головним ядром, оскільки від них залежить обсяг, якість продукції, рівень продуктивності праці. Від роботи керівників і спеціалістів, рівня їх кваліфікації, відповідальності, творчості, виконавської і трудової дисципліни, ставлення до своїх обов'язків залежить ефективність діяльності підприємства, рівень технічного прогресу і рівень організації виробництва.
У сучасних умовах важливим є установлення мінімальної чисельності, необхідної для ведення виробництва, поліпшення структури кадрів на кожному підприємстві.
Для визначення потрібної чисельності робітників, їх професійного і кваліфікаційного складу вихідними даними є виробнича програма, норми виробітку і часу, заплановане підвищення продуктивності праці, структура робіт. При укрупнених розрахунках загальна потреба підприємства в кадрах (Ч) визначається відношенням обсягу виробництва (Ов) до запланованого виробітку на одного працюючого (В):
Ч = Ов / В
Точніші розрахунки чисельності необхідно робити окремо за певними категоріями персоналу робітників-відрядників на основі показників трудомісткості продукції, фонду робочого часу і рівня виконання норм; робітників-почасовиків – з урахуванням закріплених зон і трудомісткості обслуговування, норм чисельності персоналу, трудомісткості, нормованих завдань, фонду робочого часу; учнів – з урахуванням потреби в підготовці нових робітників і планових строків навчання.
Для різних професій величина коефіцієнта відбору різна: менеджери – 1:2, професійно-технічні працівники – 1:1,
При виборі методів розрахунку чисельності робітників до уваги приймають характер професії та особливості виконуваної роботи.
Залежно від специфіки виробництва використовують різні методики визначення чисельності основних робітників. Розраховуючи чисельність основних робітників за трудомісткістю робіт, насамперед потрібно визначити кількість робочого часу, необхідного для виконання виробничої програми. Для цього визначають кількість нормо-годин, необхідну на програму, яка дорівнює кількості продукції, помноженої на чинну норму часу на один вироб. Ураховуючи, що установлені норми часу (виробітку), як правило, перевиконуються, необхідно скоригувати потребу в нормо-годинах, розраховану на підставі чинних норм часу, на коефіцієнт перевиконання цих норм.
Для визначення чисельності основних робітників необхідно також визначити реальний фонд робочого часу. Для цього розробляють баланс робочого часу одного робітника, в якому обчислюють три види робочого часу: календарний – кількість днів протягом планового року; номінальний – календарна кількість днів у плановому році з відрахуванням вихідних і святкових днів; плановий реальний, або ефективний, фонд робочого часу, який одержуємо після відрахування з номінального фонду цілоденних втрат робочого часу, пов'язаних із планованими черговими відпустками, неявками з причини хвороби, відпустками у зв'язку з вагітністю та пологами, виконанням службових і державних обов'язків. Якщо до планового реального фонду часу одного робітника додати фактичну відпустку з дозволу адміністрації, прогули і цілодобові простої, то одержимо звітний баланс робочого часу одного робітника.
Кількість днів чергової відпустки розраховується на основі показників кількості працівників за категоріями і тривалості відпустки окремих груп.
Неявки, пов'язані з виконанням державних і громадських обов'язків, плануються на рівні їх відсотка у загальному номінальному фонді робочого часу у звітному році.
Відпустки у зв'язку з вагітністю і пологами плануються на основі звітних даних базисного періоду і планової зміни частки жінок у загальній чисельності всього персоналу.
Невиходи через хворобу в плановому балансі визначаються на підставі звітних даних з урахуванням поліпшення санітарно-виробничої гігієни і зниження завдяки цьому хвороб.
Фактична кількість робочих днів у плановому балансі обчислюється шляхом віднімання від номінального робочого часу невиходів, дозволених законом, а саме:
1) чергових і додаткових відпусток;
2) відпусток у зв'язку з вагітністю і пологами;
3) невиходів з причин виконання державних і громадських обов'язків.
У звітному балансі, щоб установити фактичну кількість робочих днів у році до перелічених вирахувань необхідно додати також втрати часу з причини хвороби, з дозволу адміністрації, цілодобові прогули і цілодобові простої.
Загальна потреба в спеціалістах і службовцях визначається залежно від трудомісткості закріплених функцій, норм керованості, рівня механізації управління і з урахуванням типових штатних розкладів. Загальна потреба в спеціалістах (Чс) являє собою суму чисельності спеціалістів на підприємстві на початок запланованого періоду (Чсб) і величини додаткової потреби в спеціалістах (Де): Чс = Чсб + Дс.
Розраховуючи потребу в спеціалістах, треба науково обгрунтовано визначити необхідну потребу на приріст (або зменшення) посад, що заміщуються спеціалістами у зв'язку з розширенням обсягу робіт; на часткову заміну практиків, які обіймають посади спеціалістів з вищою і середньою спеціальною освітою, на покриття природного вибування працівників, які обіймають посади спеціалістів і керівників.
Додаткова потреба у прирості посад являє собою різницю між загальною потребою в спеціалістах запланованого і базового періодів.