Розрахунок додаткової потреби у працівниках потрібен для комплектування, а також для підготовки і підвищення кваліфікації працівників на підприємстві.
Додаткова потреба в кадрах складається з потреби приросту чисельності працівників у зв'язку зі збільшенням обсягу виробництва і потреби в заміні тих, що йдуть з виробництва через різні причини (планований збиток, плинність кадрів).
Додаткова потреба у працівниках у зв'язку з приростом чисельності розраховується як різниця чисельності на початок і кінець року.
Додаткова потреба у працівниках на заміну планованого збитку визначається на підставі аналізу складу працівників за віком, звітних даних підприємства, руху кадрів через плановані причини за ряд років, інших показників. До планованого збитку належать:
- природний збиток (вибуття у зв'язку зі смертю, на пенсію за віком, станом здоров'я);
- вибуття на навчання з відривом від виробництва, у зв'язку з призовом у Збройні сили, у зв'язку із закінченням строку трудового договору, з інших причин, передбачених чинним законодавством.
Додаткова потреба у працівниках для відшкодування втрат від плинності кадрів визначається на підставі матеріалів первісного обліку працівників за останні кілька років з урахуванням впровадження заходів, спрямованих на стабілізацію виробничих колективів.
Загальний підсумок додаткової потреби у працівниках визначається шляхом підсумовування показників за всіма видами потреби. Якщо сума показників є негативною величиною, це означає, що створюється надлишок робочих кадрів або плановане вивільнення працівників. За правилом, цей надлишок називають відносним, оскільки певна його частина може використовуватися на цьому підприємстві шляхом перепідготовки вивільнених працівників на потрібні професії, спеціальності.
Додаткова потреба у працівниках у зв'язку з вибуттям визначається, як правило, у відсотках від середньоквартальної чисельності.
Розрахунок усіх видів додаткової потреби у працівниках і загальний підсумок ведуться на підприємстві за професіями, спеціальностями.
Джерелами забезпечення додаткової потреби в робочих кадрах є:
- працівники, що проходять перепідготовку на підприємстві з числа вивільнених;
- випускники загальноосвітніх шкіл, які здобули професію за час трудового навчання у школі;
- випускники середніх спеціальних навчальних закладів;
- працівники зі сторони.
Можливі внутрішні резерви робочої сили визначаються на підставі аналізу професійно-кваліфікаційної структури, що дає змогу визначити найімовірніші джерела вивільнення працівників, зумовлені науково-технічним прогресом, намітити шляхи найраціональнішого використання кадрів.
План набору працівників підприємством встановлюється як різниця між додатковою потребою у працівниках та їхнім надходженням із системи професійно-технічної освіти.
При наборі працівників слід враховувати, що строки закінчення навчання працівників повинні збігатися з періодом їхнього планованого набору.
Розрахунок чисельності учнів повинен співвідноситися з темпами збільшення обсягу виробництва по місяцях. Якщо виробнича програма кожного наступного місяця буде більшою, ніж у попередньому, то план підготовки робітничих кадрів має будуватися за зростаючою кривою.
По кожній професії повинен враховуватися перехідний контингент учнів, їх фактичний набір і збиток у кожному місяці.
Перехідний контингент учнів на наступний місяць визначається як різниця між числом учнів, які навчаються, прибувають на навчання і вибувають до його закінчення. У такому ж порядку розраховуються зведені показники за квартал загалом.
Усі розрахунки підготовки працівників ведуться за чисельністю учнів у фізичних особах, а загалом за рік – у середньорічних учнях.
Середньооблікова чисельність учнів розраховується за середнім строком навчання за професіями.
Крім плану набору і підготовки працівників, на підприємстві (об'єднанні) складається план підвищення їхньої кваліфікації, у якому вказується цільова установка навчання, кількість осіб, строк закінчення навчання.
Додаткова потреба у спеціалістах визначається на підставі обліку трьох основних елементів:
- розвиток галузі (визначення необхідної потреби на посади, що виникають у зв'язку з розширенням виробництва або збільшенням (зменшенням) обсягу робіт);
- часткова заміна працівників без відповідної освіти (практиків), які обіймають посади спеціалістів з вищою та середньою спеціальною освітою;
- відшкодування природного вибуття керівників і спеціалістів. Додаткова потреба внаслідок розвитку галузі і приросту посад
- визначається як різниця між загальною потребою у спеціалістах у плановому і базовому періодах.