Інформаційна система фінансового адміністрування та менеджментупредставляє собою процес безперервного цілеспрямованого підбору відповідних інформаційних показників, необхідних для проведення аналізу, планування і підготовки ефективних оперативних управлінських рішень за всіма аспектами фінансової роботи установ і організацій.
Інформаційна база фінансового адміністрування та менеджменту формується за рахунок зовнішніх і внутрішніх джерел.
Дозовнішніх джерел інформації відносяться:
Ø показники, що характеризують макроекономічний розвиток країни (і для ФА і ФМ);
Ø показники, що характеризують розвиток галузі, в якій працює установа і організація (і для ФА і ФМ);
Ø показники, що характеризують кон'юнктуру фондового і грошового ринку (ФМ);
Ø показники, що характеризують діяльність контрагентів (банків, страхових компаній, постачальників і покупців продукції) і конкурентів (ФМ).
За рахуноквнутрішніх джерел інформації формуються дві основні групи показників:
1. Показники фінансового обліку установ і організацій - складають основу інформаційної бази фінансового адміністрування та менеджменту, на підставі якої здійснюється аналіз, прогнозування, планування і прийняття оперативних рішень з усіх напрямків фінансової діяльності.
До цієї групи показників відносяться показники існуючих форм звітності фінансових установ:
Ø балансу підприємства (форма 1);
Ø звіту про фінансові результати (форма 2);
Ø звіту про рух грошових коштів (форма 3);
Ø звіту про власний капітал (форма 4);
Ø примітки до фінансової звітності.
До цієї групи показників відносяться і показники існуючих форм звітності державних установ і організацій: кошторис ДУО.
2. Показники управлінського обліку - використовуються фінансовою службою установи і організації для контролю поточної фінансової діяльності, формування фінансової стратегії і політики з окремих аспектів їх фінансового розвитку.
Користувачами фінансової звітності установ і організацій є юридичні та фізичні особи, що потребують інформації про діяльність установ і організацій для прийняття рішень. Користувачів звітності можна розділити на внутрішніх і зовнішніх, безпосередньо і опосередковано зацікавлених в результатах фінансово-господарської діяльності.
До внутрішніх користувачів інформації можна віднести: керівництво установи і організації (що потребує інформацію для визначення потреби у фінансових ресурсах та оцінки ефективності прийнятих управлінських рішень) та їх працівників (зацікавлені в отриманні вичерпної фінансової інформації про стабільність діяльності установ і організацій та їх здатність своєчасно виплачувати заробітну плату і забезпечувати працевлаштування у майбутньому).
До основних зовнішніх користувачів фінансової звітності фінансової установи відносяться:
§ Кредитори, які надають тимчасову позику і зацікавлені у фінансовій звітності для обґрунтування доцільності надання або подовження кредиту, визначення схеми його повернення, встановлення розміру процентів в залежності від кредитного ризику.
§ Засновники та інвестори, що вкладають капітал з певним ризиком з метою отримання прибутку в майбутньому. Інвесторам потрібна фінансова звітність для обґрунтування управлінських рішень про доцільність вкладення грошей в цінні папери. Крім того, інформація про фінансовий стан цікавить власників засобів підприємства, яким необхідно визначити, збільшилася чи зменшилася частка їхнього власного капіталу.
§ Податкові органи потребують фінансову звітність для контролю за правильністю нарахування податків та інших обов'язкових платежів, своєчасністю їх справляння.
§ Преса та населення регіону, де функціонує установа чи організація, зацікавлені в одержанні достовірної інформації про їх фінансовий стан і тенденції його зміни, так як від цього залежить: зайнятість в регіоні; орієнтація на місцевих постачальників; користування послугами місцевих банків; вкладення коштів у соціально-економічний розвиток регіону.
Незалежно від складу користувачів фінансової інформації, всі вони зацікавленні в її повноті, правдивості і неупередженості та своєчасності надання. Для того щоб відповідати цим вимогам користувачів, наведена у фінансовій звітності інформація повинна:
Ø бути дохідливою і однозначно тлумачитися користувачами за умови, що вони мають достатні знання та зацікавлені у сприйнятті цієї інформації;
Ø містити лише доречну інформацію, яка впливає на прийняття рішень користувачами, дає змогу оцінити минулі, теперішні та майбутні події, підтвердити та скорегувати їхні оцінки, зроблені у минулому;
Ø бути достовірною. Інформація, наведена у фінансовій звітності, є достовірною, якщо вона не містить помилок та перекручень, які здатні вплинути на рішення користувачів даної звітності.
Приєднання нашої країни до міжнародної системи бухгалтерського обліку не є самоціллю. Однак світовий досвід показує, що викладені в міжнародних стандартах принципи, з одного боку, в найбільшій мірі відповідають інтересам потенційних користувачів фінансової інформації, а з іншого - дозволяють уніфікувати фінансову звітність і зробити її зручною в користуванні.
Слід відмітити, що використання нових принципів бухгалтерського обліку значно розширює функціональні можливості фінансових менеджерів та підвищує їх роль в управлінні фінансовими процесами підприємств.
Важливою перевагою нових засад інформаційного забезпечення фінансового менеджменту є контроль показників фінансової звітності підсистемного управлінського обліку та контролю, що гарантує систематичний та повний облік активів, зобов'язань та капіталу підприємств. В результаті забезпечується більш достовірна оцінка ринкової вартості підприємства і відповідно підвищується його рейтинг на ринку капіталу, зростає курс випущених ним в обіг цінних паперів.
В поєднанні з ефективним внутрішнім контролем нова система фінансової звітності повинна працювати на підвищення рівня рентабельності господарських операцій і створювати передумови для широкомасштабного застосування методів і важелів фінансового менеджменту.
До основних переваг нової системи інформаційного забезпечення управлінських рішень слід віднести:
Ø підвищення якості представленої у формах звітності фінансової інформації, забезпечення її реальності і більшої придатності для економічного обґрунтування рішень і попередження ризику у виробничо-господарській та фінансовій діяльності підприємства;
Ø можливість самостійного вибору облікової політики підприємства і представлення інформації у найбільш зручному для користувачів вигляді;
Ø адаптацію системи звітності України до міжнародних стандартів, створення передумов для інтеграції України в міжнародний розподіл праці;
Ø можливість представлення інформації про результати фінансово-господарської діяльності підприємств та напрями їх розвитку не тільки національним, але й іноземним інвесторам з метою залучення додаткових інвестицій.
До основних зовнішніх користувачів фінансової звітності державних установ і організацій відносяться: вищі органи влади; органи місцевого самоврядування; податкові органи; преса і населення регіону, де функціонує така установа чи організація.