Під процедурою здійснення зовнішньоекономічних операцій варто розуміти комерційну діяльність, спрямовану на відшукання контрагента, установлення з ним контакту, підготовку і проведення переговорів про укладання угоди, її оформлення і передачу контрагенту для виконання.
Процес проведення зовнішньоекономічних операцій розбивається на кілька етапів і стадій:
І. Підготовчий етап, включає:
- Аналіз кон’юнктури міжнародного ринку, рівня його монополізації великими компаніями, можливості проникнення на цей ринок. Вивчення ринку проводиться за програмою маркетингу.
- Вибір форми і методів роботи на ринку.
- Вибір контрагента.
- Аналіз і розрахунок цін.
- Рекламна компанія.
При цьому головною задачею є пошук і вибір контрагента. При виборі контрагента враховується безліч факторів: вид і предмет угоди, країна укладання і виконання договору, можливості ринку, наявність конкурентів, наявність міжурядового торгового договору про взаємні постачання товарів; терміни взаємодії з фірмами і компаніями країни. Невід’ємною частиною роботи з пошуку потенційного партнера є аналіз оперативної і фінансової звітності закордонних фірм, що дозволяє виявити тенденції їх розвитку, оцінити економічні і фінансові можливості, науково-технічний рівень продукції, її конкурентоспроможність. Місце збереження необхідної інформації про ринки, ціни, клієнтів, товари – державні органи, торгово-промислові палати, науково-дослідницькі інститути, бібліотеки, консультаційні та інформаційні фірми, об’єднання підприємців, банки, біржі, дипломатичні і торговельні представництва, виставки, ярмарки, тощо.
ІІ. Організаційний етап, який включає:
- Встановлення контакту з потенційними контрагентами.
- Підготовка і проведення переговорів.
- Укладання контракту.
Робота з підготовки до укладання угоди здійснюється у відповідності до положень Віденської конвенції про МДКП. У процесі підготовки експортної угоди продавець може використовувати такі способи встановлення контактів з потенційними покупцями:
- направити пропозицію (оферту) безпосередньо одному чи декільком можливим іноземним покупцям;
- прийняти і підтвердити замовлення покупця;
- направити покупцю пропозицію у відповідь на його запитання із указівкою конкретних умов майбутнього контракту;
- прийняти участь в торгах;
- прийняти участь у виставках і ярмарках;
- зробити рекламне оголошення в засобах масової інформації, каталогах, проспектах і т.д.
У процесі підготовки імпортної угоди покупець може використовувати такі способи встановлення контактів з потенційним продавцем-експортером:
- направити відомому продавцю замовлення;
- направити запит підприємству, що виробляє потрібні товари;
- направити експортеру безумовний акцепт його твердої оферти чи контроферту;
- направити потенційному експортеру комерційний лист про наміри вступити в переговори у відповідь на його пропозицію чи рекламу.
Встановленню договірних відносин передує переддоговірний період, протягом якого ведуться попередні переговори про майбутню угоду й узгоджуються її основні умови (трактування угоди). Ці переговори можуть вестися:
- шляхом переписки (поштової, телеграфної, телетайпної, факсом);
- шляхом особистих зустрічей (для встановлення контактів на ярмарках і виставках, при укладанні контрактів на великі партії товарів чи товарообмінних угодах, при узгодженні кооперованих поставок);
- по телефону (при укладанні угод на масові стандартизовані товари, коли основні умови угоди є типовими і заздалегідь відомими сторонам).
ІІІ. Виконавчий етап, який включає:
- Підготовку товару до відвантаження (експортером) і підготовку до прийому товару (імпортером).
- Оформлення документації.
- Укладання допоміжних контрактів (страхових, транспортних і т.п.)
- Врегулювання суперечок.
- Здійснення розрахунків.
У переддоговірний період входить розробка проекту договору, у якому враховуються фактичні домовленості сторін.
Контракт – це письмовий документ, що містить домовленість сторін про поставку товару: зобов’язання продавця передати визначений товар (послугу) у власність покупця і зобов’язання покупця прийняти цей товар (послуги) і сплатити за нього грошову суму чи зобов’язання сторін виконати умови торгової операції.
Зміст контракту складають його умови, про які сторони домовилися в процесі укладання угоди. Ці умови відображають специфіку взаємин між сторонами і їх особливі вимоги до предмету і порядку виконання контракту.
З точки зору обов’язковості умови (статті, параграфи) контракту поділяються на обов’язкові (істотні, без яких він не має юридичної сили) та додаткові (неістотні).
До обов’язкових відносяться: найменування сторін-учасників угоди, предмет контракту, ціна, умови платежу, санкції і рекламації, юридичні адреси сторін і підписи сторін. Обов’язковими умови називають тому, що якщо одна зі сторін не виконує їх, інша сторона має право розірвати контракт і вимагати відшкодування збитків.
До додаткових відносяться: здача-приймання товару, страхування, відвантажувальні документи, гарантії, упакування і маркірування, форс-мажорні обставини, арбітраж, інші умови. Додаткові умови передбачають, що при порушенні їх однією зі сторін інша не має права розривати контракт, але може вимагати виконання контрактних зобов’язань.
З погляду універсальності умови (статті, параграфи) контракту можна поділити на універсальні й індивідуальні.
До універсальних (типових) умов відносяться: здача-прийом товару; базисні умови поставки; упакування і маркірування; умови платежу; гарантії; санкції і рекламації; форс-мажорні обставини; арбітраж.
До індивідуальних відносяться: найменування сторін-учасників угоди, предмет контракту, кількість товару, якість товару, термін поставки, ціна, юридичні адреси сторін і підписи сторін.
У міжнародні торговій практиці широко застосовуються типові контракти. Типовий контракт – це зразковий договір або ряд уніфікованих статей, викладених у письмовій формі, які сформульовані заздалегідь з урахуванням торгової практики чи звичаїв (узансів), та прийнятих договірними сторонами після того, як вони були погоджені з вимогами угоди.
Типові контракти складаються на бланках, виготовлених типографським способом, причому на першому аркуші друкуються індивідуальні умови угоди, а на звороті чи інших аркушах – загальні умови. Типові контракти розробляються об’єднаннями підприємців, комітетами товарних бірж, торговельними палатами, великими фірмами, Європейською економічною комісією ООН.
Типові контракти застосовуються найчастіше при укладанні угод:
- на стандартні види машин і устаткування, споживчі товари;
- на промислову сировину, що поставляється на довгостроковій основі;
- на біржах – на масові сировинні і продовольчі товари.
В залежності від характеру угоди виділяють наступні види контрактів:
Контракт купівлі-продажу відповідно до Конвенції про МДКП може бути укладений у письмовій, усній, частково письмовій і частково усній формах. Національне законодавства Росії, Білорусі, України (Закон „Про зовнішньоекономічну діяльність) вимагають обов’язкової письмової форми договору. Причому в письмовій формі повинні здійснюватися як сам договір (контракт), так і оферта, акцепт чи будь-яке вираження наміру.