Для здійснення процесу виробництва та іншої господарської діяльності необхідні предмети праці — сировина, матеріали, комплектуючі вироби, паливо тощо, з яких або за допомогою котрих виготовляється продукція, виконуються роботи, надаються послуги. Такі предмети праці називаються запасами.
Методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформації про запаси регулюються П(С)БО 9 “Запаси”.
Запаси — це активи, які утримуються підприємством для подальшого продажу за умов звичайної господарської діяльності, перебувають у процесі виробництва з метою подальшого продажу продукту виробництва.
Розрізняють такі групи виробничих запасів:
¨ сировина й матеріали;
¨ напівфабрикати та комплектуючі вироби;
¨ паливо;
¨ тара й тарні матеріали;
¨ будівельні матеріали;
¨ запасні частини, що призначені для виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг та для обслуговування виробництва;
¨ інші матеріали.
Запаси визнаються активом, якщо існує ймовірність того, що підприємство отримає в майбутньому економічні вигоди, пов’язані з їх використанням, та коли їхня вартість може бути достовірно визначена.
Наведеним групам відповідають субрахунки активного рахунка 20 “Виробничі запаси”.
Для ведення аналітичного обліку групи запасів підрозділяються на підгрупи, а потім — на види, сорти, марки, типорозміри. На підприємстві для відповідної класифікації розробляють номенклатуру — цінник, тобто систематизований перелік використовуваних запасів, у якому кожному найменуванню, розміру, сорту встановлено номенклатурний номер (шифр), одиниця виміру та облікова ціна.
Номенклатурний номер проставляється в усіх первинних документах і регістрах аналітичного обліку, що дає можливість вести облік їх наявності та руху.
Таким чином, одиницею обліку виробничих запасів є їхній номенклатурний номер.