Підприємства зберігають грошові кошти в касі та на банківських рахунках у національній та іноземній валютах.
Порядок ведення касових операцій регламентується Положенням про ведення касових операцій у національній валюті України від 15.12.2004 р. №637.
Каса підприємства — приміщення або місце, призначене для приймання, видачі та зберігання готівкових коштів, інших цінностей і касових документів, де, як правило, ведеться касова книга. Касова книга – обліковий регістр, призначений для обліку касових операцій касиром підприємства.
До початку записів касова книга оформляється: сторінки нумеруються, аркуші прошнуровуються і скріплюються печаткою підприємства. На останній сторінці касову книгу підписує керівник й головний бухгалтер.
Касові операції оформляються прибутковими і видатковими касовими ордерами.
Для оприбуткування готівки в касу оформляється прибутковий касовий ордер, який складається з самого касового ордера та квитанції до нього, яка завіряється печаткою підприємства і вручається особі, що внесла готівку. Якщо готівка надійшла з банку, квитанція не заповнюється, або ж заповнюється і без печатки прикріплюється до виписки банку.
Отримання готівки з поточного рахунку здійснюється через касира по грошовому чеку (наказ банку видати клієнту суму готівкою, що вказана в чеку), виписаного на його ім’я.
Для видачі готівки з каси оформляється видатковий касовий ордер.
Касові документи складаються в одному примірнику. Дійсні лише в день
виписки. Виписуються в бухгалтерії, реєструються в спеціальній книзі і передаються касиру для виконання.
Кожний касовий ордер записується касиром у касову книгу під копірку в двох примірниках. Другий примірник касової книги служить звітом касира, який разом із касовими ордерами здається в бухгалтерію.
Документи на видачу грошових коштів з каси повинні бути підписані керівником, головним бухгалтером, касиром та особою, якій видано готівку.
Для каси кожного підприємства встановлюється банком ліміт. Це граничний розмір готівки, що може залишатися в касі підприємства на кінець робочого дня. Для контролю за дотриманням ліміту залишок готівки визначається в касовій книзі щоденно.
Виплата готівки здійснюють у наступних випадках:
- виплата заробітної плати, стипендій, допомог, компенсацій, винагород,
- виплата дивідендів,
- виплата авансів на відрядження, на господарські потреби підзвітним особам,
- погашення заборгованості перед постачальниками протягом одного дня у межах граничної суми 10000 грн.
Підприємство має право зберігати готівку в касі понад встановлений ліміт протягом 3-ох робочих днів для виплат пов’язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, відряджень, дивідендів.
Звіт касира з доданими касовими документами ретельно перевіряється в бухгалтерії і служить основою для бухгалтерського обліку касових операцій на рахунку 301 «Каса в національній валюті».
Якщо на підприємстві є в наявності готівка в іноземній валюті, відкривається окрема касова книга. А бухгалтерський облік готівки в іноземній валюті ведеться на рахунку 302 «Каса в іноземній валюті».