При організації обліку праці і її оплати важливе значення мають первинні документи, які повинні забезпечувати отримання інформації про витрати робочого часу та виконання виробничих завдань (табелі обліку робочого часу, наряди, рапорти, маршрутні листи, акти, подорожні листи, ТТН) та первинний облік з розрахунків оплаті праці робітників і службовців.
Типові форми документів, які забезпечують облік розрахунків по оплаті затверджені Наказом Мінстата України від 22.05.96 р. №144.
Облік виходів на роботу і відпрацьованого часу ведуть в табелі обліку робочого часу, де уповноваженою особою щоденно відображається кількість відпрацьованих робітником годин, а в випадку неявки, - причини неявки на роботу на підставі документів (відрядження, вихідний день, хвороба, відпустка та інше).
В кінці місяця визначається кількість годин і днів, відпрацьованих кожним робітником. В цьому ж документі вказується посада робітників, посадові оклади, табельні номери, вид оплати, сума заробітку.
Завданнями бухгалтерського обліку праці та її оплати є:
І. Своєчасне ведення обліку праці та її оплата на підставі первинних документів.
2. Вірне і своєчасне здійснення розрахунків заробітної плати.
3. Здійснення розрахунків з органами соціального страхування, іншими фондами, згідно з діючим законодавством, у встановлені терміни.
Підставою нарахування заробітної плати є дані первинних документів (табелю обліку робочого часу, подорожніх листів, ТТН, нарядів ...). З нарахуванням заробітної плати одночасно здійснюється розрахунок всіх утримань із заробітної плати, згідно з діючим законодавством, та визначається заробітна плата, яка підлягає видачі.
Із заробітної плати, згідно з діючим законодавством, утримуються платежі:
1. Податок з доходів фізичних осіб – у розмірі, що за звітний податковий місяць не перевищує 10-тикратний розмір МЗП 15 %, – у розмірі, що за звітний податковий місяць перевищує 10-тикратний розмір МЗП 17 %.
2. Єдиний соціальний внесок - 3,6% .
Відрахування здійснюється від відповідних сум заробітної плати, за відповідними методиками, викладеними в нормативних документах.
Крім обов'язкових платежів із заробітної плати здійснюються утримання аліментів, відшкодовуються збитки, утримуються суми комунальних платежів та інше.
Аналітичний облік розрахунків по оплаті праці ведуть в розрахунково-платіжній відомості, яка складається по кожному структурному підрозділу. Реквізитами відомості є: прізвище, ім'я та по батькові робітника, табельний номер, професія, посада, дні-години, суми нарахованої заробітної плати і утримань, а також суми до видачі.
Розрахунково-платіжна відомість складається на підставі табелів обліку робочого часу, нарядів, рапортів, розрахунків заробітної плати, листків тимчасової непрацездатності та інших документів.
Після перевірки всіх показників розрахунково-платіжної відомості її передають в касу для виплати заробітної плати.
Заробітна плата видається в триденний термін. В день виплати заробітної плати оформляється платіжна відомість за підписом керівника підприємства і головного бухгалтера. По закінченню терміну виплати відомість закривається, невиплачена сума заробітної плати (зі штампом “Депоновано” в відомості) підлягає поверненню в банк, а всі депоновані суми заносяться в реєстр депонованих сум (відомість).
З кожною виплатою заробітної плати розмір всіх утримань не повинен перевищувати 20%, а в випадках, передбачених законом, 50% заробітної плати, яка підлягає виплаті. (Обмеження не діє при утриманні аліментів і утриманні сум зарплати працюючих на примусових роботах).
Порядок нарахування доплат, надбавок
Доплата за понаднормовий час.
Право на оплату понаднормової роботи надається робітникам з нормованим робочим днем. Порядок оплати понаднормової роботи регламентовано ст. 106 КЗПП України.
При відрядній системі понаднормовий час оплачується в подвоєному розмірі часової ставки, а за час в межах норми - в розмірі 100% тарифної ставки.
Доплата за нічний час здійснюється у розмірі, що встановлюється галузевою угодою, колективним договором але не менше 20% тарифної ставки (окладу) за кожну годину.