Витребування пально-мастильних матеріалів та спеціальних рідин здійснюється поданням Заявки на пальне, масла мастила та спеціальні рідини (форма 6/ПММ).
Заявка складається начальником служби пального на підставі розрахунку потреби пального за видами техніки, групами експлуатації, марками машин, експлуатаційними нормами випрати ПММ та СР а також розрахунку потреби пального на виробничо-технічні та комунально-побутові потреби.
Заявка підписується заступником командира військової частини з логістики та начальником служби пального військової частини. До заявки додається пояснювальна записка.
Заявка подається щорічно, до 1 вересня, перед роком на який планують витрату ПММ:
- командиру (начальнику) вищого рівня за підпорядкованістю;
- начальнику ЦЗП (бази, складу), відповідно до схеми забезпечення.
Начальники служби пального логістики (тилу) армійського корпусу (АК), командири (начальники) військових частин, установ, які безпосередньо підпорядковані видам ЗС України, подають заявку на ПММ та СР щорічно до 5 вересня начальникам служби пального тилу логістики видів ЗС України.
Одночасно з заявкою (форма 6/ПММ) подається Відомість мінімальної потреби ПММ військової частини (додаток 2 до директиви МОУ 2002р.№Д-2).
Планування розподілу лімітів витрати пального.
ЦУЗПММ розробляє план розподілу лімітів витрати пального по видах ЗСУ, ЦЗП, структурних підрозділах МОУ.
На підставі затверджених планів, ЦУЗПММ у 5-денний термін доводить ліміти витрати:
- командувачам видів ЗСУ - по авіаційному гасу (під призначені кошти), автомобільному бензину, дизельному паливу;
- начальникам ЦЗП, керівникам структурних підрозділів МОУ- по всіх видах пального для військ (сил), які забезпечуються за лімітами видів ЗСУ, ЦЗП, структурних підрозділів МОУ та ГШ ЗСУ.
Служби пального видів ЗСУ, ЦЗП, структурні підрозділи МОУ та ГШ ЗСУ у 10-денний термін після отримання з ЦУЗПММ повідомлення щодо встановлених ним лімітів витрати пального, повідомляють ЦУЗПММ та ЦЗП про розподіл цих лімітів по об’єднаннях, з’єднаннях та військових частинах по кожному ЦЗП.
ЦЗП після отримання від ЦУЗПММ повідомлення про річний план забезпечення пальним
розробляє:
- у 10-денний термін (після отримання повідомлення щодо встановлених лімітів) – план розподілу лімітів витрати пального по військових частинах, які забезпечуються за рахунок ліміту ЦЗП на рік і по кварталах;
- у 15-денний термін - план забезпечення військ пальним, що отримують ліміти витрати з ЦУЗПММ, по кварталах, а також запаси пального на кінець року, що планується;
- у 25-денний термін - план забезпечення військ мастильними матеріалами і спеціальними рідинами, який визначає річні плани їх постачання, а також авіаційним гасом (для технічних цілей і освітлення).
ЦЗП надсилає військам повідомлення:
- щодо встановлених лімітів витрати пального - у 3-денний термін після затвердження планів розподілу лімітів витрати пального;
- щодо встановлених планів постачання пального і запасів пального на кінець року, що планується, - у 10-денний термін після затвердження відповідних планів забезпечення.
Об’єднання, з’єднання (споживачі), які здійснюють розподіл лімітів витрати пального між підпорядкованими військовими частинами, але не виконують функції забезпечення пальним, у 5-денний термін з дня отримання повідомлення про встановлені ліміти витрати подають у ЦЗП дані щодо розподілу лімітів по з’єднаннях і військових частинах для обліку в плані забезпечення пальним.
Начальники служб пального об’єднань і з’єднань, які здійснюють функції забезпечення військ пальним, після отримання відповідних повідомлень розробляють:
- у 5-денний термін - план розподілу лімітів витрати на рік і по кварталах;
- у 10-денний термін - план забезпечення пальним на рік і по кварталах та річний
план забезпечення мастильними матеріалами і спеціальними рідинами.
Витяги із планів розподілу лімітів витрати пального і планів забезпечення пальним надсилаються військовим частинам у 3-денний термін після затвердження цих планів.
Підставою для складання планів розподілу лімітів витрати пального і планів забезпечення пальним у видах ЗСУ, ЦЗП, об’єднаннях та з’єднаннях є:
- заявки військових частин;
- розрахунки потреби пального на заходи, не враховані заявками військових частин (на бойове чергування, організаційні заходи, навчання, випробування військової техніки тощо);
- розрахунки потреби мастильних матеріалів і спеціальних рідин відповідно до запланованої витрати пального;
- дані про витрату пального за минулий рік і розрахунки прогнозованої витрати за рік, що передує тому, що планується;
- плани розподілу лімітів витрати пального по з’єднаннях та військових частинах, затверджені відповідними командувачами (командирами);
- норми зберігання запасів пального;
- відомості визначення щомісячної мінімальної потреби в пальному для забезпечення заходів життєдіяльності;
- дані про фактичну наявність пального і розрахунки очікуваної наявності на початок року, що планується;
- затверджені ліміти витрати і плани постачання пального на запланований період, а також встановлені обсяги запасів на кінець року, що планується, для виду ЗСУ, (об’єднання, з’єднання) в цілому.
Квартальний план розподілення лімітів витрати пального військової частини.
У військовій частині основним документом по якому здійснюється забезпечення підрозділів пальним і контроль за дотриманням лімітної дисципліни є План розподілення лімітів витрати пального на квартал.
Отримавши витяги із планів розподілу лімітів витрати пального і планів забезпечення пальним начальник служби пального військової частини за 10 днів до початку кожного кварталу, виходячи зі встановлених військовій частині квартальних лімітів витрати пального, складає план розподілу лімітів витрати пального за групами експлуатації військової техніки з розподілом по місяцях.
У військових частинах, де організацію експлуатації військової техніки покладено на підрозділи, ліміт витрати пального розподіляється по підрозділах.
План розподілу лімітів підписується заступником командира військової частини з логістики та начальником служби пального і затверджується командиром військової частини. Після цього дані про ліміти витрати пального як вихідні дані для розробки місячних планів експлуатації військової техніки доводяться до відома заступника командира з озброєння (технічної частини) та інших посадових осіб, які відповідають за експлуатацію військової техніки. Форма плану визначається службою пального виду ЗСУ.
В кінці кожного місяця, а також за квартал підводяться підсумки по витраті пального і дотримання лімітної дисципліни. Начальник служби пального військової частини повинен постійно здійснювати контроль за дотриманням лімітної дисципліни, доповідати заступнику командира військової частини з логістики і приймати міри по скороченню витрат пального.
У разі якщо повідомлення про встановлені ліміти витрати пального до початку року (кварталу), що планується, не отримано, військові частини мають право, до надходження повідомлення, витрачати пальне щомісячно з розрахунку 5 % річного ліміту витрати минулого року.
Для щомісячного контролю, за надходженням ПММ яки виділені для військової частині на заходи життєдіяльності, в службі пального ведеться також Лімітна картка.
Використання всіх видів військової техніки, а також виробнича і господарська діяльність військової частини, пов’язана з витратою пального, планується з урахуванням завдань з бойової підготовки, виробничих та господарських планів, норм експлуатації (моторесурсів) військової техніки в межах затвердженого ліміту витрати пального та мінімальної місячної потреби пального для забезпечення першочергових потреб життєдіяльності військової частини.
Для забезпечення непередбачених потреб і завдань вищого командування в планах розподілу лімітів витрати пального і планах забезпечення пальним передбачається резерв пального в межах 5 % загального ліміту і плану постачання. Збільшення встановленого військовим частинам ліміту витрати пального за рахунок резерву проводиться командувачем (командиром), який затвердив план розподілу ліміту витрати пального, або його заступником з логістики у разі постановки додаткових завдань.
Всі зміни лімітів витрати пального приймаються до виконання ЦУЗПММ:
на I, II, III квартали - протягом першого місяця кварталу;
на IV квартал і поточний рік в цілому - до 15 жовтня цього року.
Пальне витребовується до постачання з розподілом за марками та кварталами року, а також з визначеним способом постачання.
Відповідальність за належне витребування пального покладається на службових осіб, які підписують і затверджують заявки.